Eine Beispielrichtlinie zur Verwendung als Richtlinie
Es besteht auch die Gefahr von Diebstahl (intellektuell oder physisch), Sabotage und sogar Terrorismus. Während jede Organisation etwas anderes benötigt (ein Fortune 50 HQ-Büro erlebt viel mehr Besucher als ein kleiner Elektronik-Fertigungsbetrieb), deckt das folgende Beispiel die Hauptpunkte ab.
Die Besucherzugriffsrichtlinien werden von der Personalabteilung entwickelt, und die meisten HR-Mitarbeiter verfügen entweder über eine Richtlinie oder wissen, wie man sie erstellt. Wenn nicht, können sie einen von einer professionellen Organisation wie SHRM (Society of Human Resource Management) bekommen.
Ein Fallbeispiel
Zipline International (eine fiktive Firma) ist erfolgreich, weil sie talentierte Fachleute anstellt und führende Produkte in ihrer Branche herstellt. Da nicht autorisierte Besucher geistiges Eigentum stehlen, sich in gefährlichen Produktionsbereichen verletzen oder den Mitarbeitern Schaden zufügen können, hat Zipline eine strikte Besucherzugriffsrichtlinie eingeführt. Die Politik geht weit, Geschäftsgeheimnisse zu schützen und Besucher und Angestellte zu schützen.
Einchecken und Auschecken
Alle Besucher müssen in der Besucherverwaltungs-Software registriert sein, die von der Empfangsperson an der Rezeption bedient wird. Das System erfasst den Namen und die Firmenzugehörigkeit jedes Besuchers sowie den Zweck und die Dauer seines Besuchs.
Besucherausweis
Beim Check-In erhält jeder Besucher sein Foto und erhält einen Lichtbildausweis. Zusammen mit ihrem Foto zeigt das Abzeichen den Namen des Besuchers und die Dauer seines Besuchs an. Das Besucherabzeichen muss immer getragen werden.
Besucher müssen zu jeder Zeit von einem Sponsoring-Mitarbeiter begleitet werden
Alle Besucher müssen von den Mitarbeitern begleitet werden, die sie für die Dauer ihres Aufenthalts besuchen.
Diese Anforderung gilt nicht für Besucher von Zweigstellen von Zipline. Es können besondere Vereinbarungen getroffen werden, um Auftragnehmer zu betreuen, die für langfristige Einsätze angestellt sind, aber diese Vereinbarungen müssen mit dem Sicherheitsdirektor abgestimmt werden.
Fotografien
Ohne vorherige Genehmigung der Rechtsabteilung oder des Sicherheitsdirektors dürfen keine Fotos gemacht werden. Fotos, die erlaubt sind, dürfen nicht ohne vorherige Genehmigung des Marketingdirektors veröffentlicht werden.
Geheimhaltung
Alle Besucher müssen beim Check-in eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen.
Gastnetzwerkzugriff
Besucher, die einen Internetzugang benötigen, erhalten einen Benutzernamen und ein Passwort für das drahtlose Netzwerk von Zipline. Zu keinem Zeitpunkt darf ein Gast mit seinem Laptop oder einem anderen mobilen Gerät auf das Intranet-Programm des Unternehmens zugreifen.
Die Rolle des Floor Marshall
Jeder Mitarbeiter, der einen Besucher ohne Badge bemerkt, sollte ihn sofort dem zuständigen Bodengericht für sein Gebiet zur Kenntnis bringen. Die Verantwortung für die Besucherverwaltung liegt in erster Linie in der Verantwortung des Floor Marshall. Im Falle einer Notfallevakuierung druckt die Empfangsdame an der Rezeption eine Liste aller Besucher aus und übergibt die Liste an den Bodenmarschall im Evakuierungsbereich.
Floor Marshals sind verantwortlich für die Abrechnung aller Besucher während einer Evakuierung.
Haftungsausschluss: Dies ist eine Beispielrichtlinie und stellt keine Rechtsberatung dar. Es ist nur als Ausgangspunkt gedacht, um eine auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnittene Politik zu erstellen. Zipline International ist ein fiktives Unternehmen (nach meinem besten Wissen) und der Name wurde nur als Beispiel für das Schreiben dieser Richtlinie verwendet.