Fälligkeitsdaten, Abschließen, wohin W-2-Formulare senden
Ein W-2- Formular ist eine Erklärung, die von den Arbeitgebern jedes Jahr für die Angestellten erstellt werden muss, und zeigt den Bruttogehalt des Mitarbeiters, Sozialversicherungseinnahmen, Medicare-Einkommen und vom Arbeitgeber einbehaltene Bundes- und Staatssteuern. Der Zweck dieses Formulars besteht darin, dem Arbeitnehmer Informationen zur Verfügung zu stellen, die in seinem Einkommenssteuerformular enthalten sein müssen. Es gibt auch der Social Security Administration und den IRS Informationen, um die Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers zu überprüfen.
Wann ist das W-2 Formular fällig?
WICHTIGE ÄNDERUNG: Beginnend mit den jährlichen Steuerberichten 2016 und für alle folgenden Jahre müssen die Formulare W-2 und W-3 bis zum 31. Januar des nächsten Jahres bei der Sozialversicherungsbehörde (SSA) eingereicht werden. Daher müssen Sie für 2017 Steuerzahlungen bis zum 31. Januar 2018 einreichen. Die Änderung wurde implementiert, um Steuerbetrug zu reduzieren. Die jährlichen Lohnsteuerberichte für das Jahr 2017 geben die genauen Fristen für das laufende Jahr an.
Das W-2-Formular muss den Mitarbeitern spätestens Ende Januar mit Informationen aus dem vorangegangenen Kalenderjahr zur Verfügung gestellt werden. Diese Frist hat sich nicht geändert. Die W-2 müssen ein Übertragungsformular W-3 enthalten, es sei denn, Sie reichen online bei der SSA ein. Die Frist zum 31. Januar gilt sowohl für E-Mails als auch für Online-Übermittlungen an die SSA. Die Einreichung nach Ablauf der Frist kann zu verspäteten Abgaben führen.
Ja, Sie müssen W-2s bei der Social Security Administration (SSA) zur gleichen Frist einreichen, wenn Sie den Mitarbeitern Formulare zur Verfügung stellen.
Dies ist ein guter Grund, den Mitarbeitern ihre Formulare Anfang Januar zur Verfügung zu stellen, damit Sie Fehler finden und beheben können, bevor Sie mit der SSA einreichen.
Teile der W-2-Form
Eine W-2-Form ist eine mehrteilige Form:
- Kopie A geht an die Sozialversicherungsverwaltung. Kopie A wird normalerweise in einem räumlichen, durch Laser scanbaren roten Formular gedruckt. Wenn Sie eine Papierkopie einreichen, müssen Sie nur das von der SSA bereitgestellte Papier verwenden.
- Kopie 1 ist für die Stadt, den Bundesstaat oder die Ortschaft
- Kopie B ist für die Einreichung mit der Bundessteuererklärung des Arbeitnehmers vorgesehen
- Kopie C ist für die Aufzeichnungen des Mitarbeiters
- Kopie 2 ist eine weitere Kopie für eine Stadt, einen Bundesstaat oder eine Ortschaft
- Kopie D ist für die Unterlagen des Arbeitgebers.
Wo kann ich W-2 Formulare bekommen?
Sie können nicht einfach das W-2-Formular aus dem Internet kopieren. Wie oben erwähnt, wird die Kopie A des Formulars auf Spezialpapier gedruckt. Sie müssen die offiziellen Formulare verwenden. Sie können die offiziellen W-2-Formulare von einem Copy Shop, einigen Steuersoftwareprogrammen (suchen Sie nach der Small Business-Version) oder Ihrem Steuerberater erhalten.
Welche Informationen benötige ich, um W-2-Formulare auszufüllen?
Informationen über Ihr Unternehmen
Für jede W-2 müssen Sie Informationen zu Ihrem Unternehmen hinzufügen:
- Ihre Arbeitgeber-ID-Nummer
- Ihr Unternehmensname
- Ihre Geschäftsadresse
- Staatliche Steuernummer Ihres Unternehmens (wenden Sie sich an die Umsatzabteilung Ihres Staates)
Informationen über Ihre Mitarbeiter
Für jeden Mitarbeiter benötigen Sie aktuelle persönliche Informationen:
- Sozialversicherungsnummer oder andere Steuernummer
- Name
- Adresse
Informationen über Mitarbeiterentgelte
Als nächstes benötigen Sie Informationen über die Gesamtlöhne und Quellensteuer für jeden Mitarbeiter für das letzte Jahr:
- Gesamtlöhne, Trinkgelder und andere Vergütungen
- Summe der Sozialversicherungslöhne (bis zum Höchstbetrag der Sozialversicherung )
- Total Medicare Löhne (wie Gesamtlohn)
- Social Security Tipps und zugewiesene Tipps
Informationen zu Pensionsplänen
In Feld 12 müssen Sie für jede W-2 angeben, ob jeder Mitarbeiter an einem Rentenplan oder einem nicht qualifizierten Plan mit Ihrer Firma teilnimmt, wenn dieser Mitarbeiter ein gesetzlich vorgeschriebener Mitarbeiter ist oder wenn die Person eine Krankenleistung von Dritten erhalten hat .
Informationen zu besonderen Vorteilen
Feld 13 des W-2 verlangt Informationen über Abzüge für Vorsorgepläne und andere Abzüge, die über die Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers gemeldet werden müssen. Die Anweisungen für das Formular W-2 enthalten eine Referenzanleitung für die Codes der Box 13.
Kontrollnummer (optional)
Vielleicht möchten Sie eine interne Kontrollnummer auf jedem Formular W-2 hinzufügen, wenn Sie viele Mitarbeiter bezahlen. Sie können die Nummer selbst generieren, oder Ihre Gehaltsabrechnungssoftware generiert diese Nummer.
Wo finde ich die Informationen für die W-2?
Die Informationen für dieses Formular stammen aus Ihrem Abrechnungsregister , in dem die Gesamtsummen für jeden Mitarbeiter für Löhne und Abzüge sowie die Abzüge für medizinische Pläne, Krankenversicherungskonten und andere Posten angezeigt werden. Sie benötigen außerdem für jeden Mitarbeiter ein aktuelles W-4-Formular . Das W-4-Formular wird vom Mitarbeiter verwendet, um Ihnen ihre Adresse und Sozialversicherungsnummer (oder Steuerzahler-ID-Nummer ) zu geben.
Wie beende ich das W-2 Formular?
Dieser Artikel zum Ausfüllen des W-2 Formulars führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess .
Wie sende ich das W-2 Formular? Kann ich diese Formulare online senden?
Sie senden das Formular W-2 bis Ende Februar an die Social Security Administration (SSA). Ja, Sie können diese Formulare über den Business Online-Dienst online an die SSA senden . Wenn Sie 250 oder mehr W-2-Formulare haben, müssen Sie diese online an die SSA senden.
Was, wenn ich einen Fehler auf einer W-2-Form mache?
Bevor Sie diese Formulare an die Mitarbeiter senden, prüfen Sie diese häufigen Fehler. Wenn Sie einen Fehler machen, können Sie das Formular leicht korrigieren und das korrigierte Formular an den Mitarbeiter zurückgeben. Wenn der Fehler entdeckt wird, nachdem Sie die Formulare an die Social Security Administration gesendet haben, können Sie das Formular korrigieren . Sie müssen das W-3-Übermittlungsformular erneut absenden.