Zahlungen an Nicht-Arbeitnehmer müssen dem IRS gemeldet werden, aber normalerweise ist für diese Zahlungen keine Einkommensteuer einzubehalten. In einigen Fällen ist jedoch eine Quellensicherung erforderlich. Wenn Sie von Nichtmitarbeitern eine Quellensicherung durchführen müssen, müssen Sie die Zahlungen und die Quellensteuer melden.
Das IRS-Formular 945 wird verwendet, um von Nicht-Arbeitnehmer einbehaltene Bundeseinkommenssteuern zu melden, insbesondere die Quellensteuerabsicherung. Zuerst gebe ich Ihnen den Hintergrund, um zu erklären, wann Form 945 notwendig ist. Dann zeige ich Ihnen, wie Sie dieses Formular ausfüllen und wie, wann und wo und wann es gesendet wird.
Quellensteuern auf Ertragsarten
Die IRS verlangt, dass Sie Einkommenssteuern von Arbeitnehmereinnahmen einbehalten, aber es gibt auch einige andere Arten von Zahlungen, die Ihr Unternehmen möglicherweise machen würde, dass Sie Einkommenssteuern einbehalten und diese Steuern an die IRS melden und bezahlen müssen. Der IRS nennt diese "nicht-Lohnsteuer-Quellensteuer".
Zu den Arten von Zahlungen, die einbehalten werden müssen, gehören:
- Pensionen
- Glücksspielgewinne und indische Spielgewinne, und
- Zahlungen, für die eine Sicherungseinbehaltung erforderlich ist .
Quellensteuer auf diese Zahlungen wird auf IRS-Formular 945 : Jährliche Einkommensteuerrückerstattung gemeldet
Backup-Zurückhaltung für Nicht-Mitarbeiter - Eine Einführung
Erstens, eine Erklärung der Bundeseinkommenssteuern für Nicht-Arbeitnehmer.
Diese Personen werden von Ihrem Unternehmen für Dienstleistungen bezahlt, die sie als unabhängige Auftragnehmer ausführen . Da sie keine Angestellten sind, müssen Sie die Bundeseinkommenssteuern nicht von den Beträgen zurückhalten, die Sie zahlen.
Aber Sie müssen diese Personen im Januar nach dem Jahr, in dem sie für Sie arbeiteten, mit einem 1099-MISC-Formular ausstatten .
(Der 1099-MISC ist wie ein W-2 für Mitarbeiter.) Um den 1099-MISC vorzubereiten, müssen Sie die Bundessteuer-Identifikationsnummer der Person erhalten. Um diese Nummer zu erhalten, muss die Person ein W-9-Formular mit der Steuernummer ausfüllen.
Was aber, wenn die Steuernummer einer Person fehlt oder falsch ist? Dann sagt das IRS, dass Sie Steuern von den Zahlungen zurückhalten müssen, die Sie zu dieser Person während des Jahres unter Verwendung eines Prozesses leisten, der Zurückhaltung genannt wird. Der Quellensteuersatz beträgt derzeit 28%.
Sie müssen nicht mit dem Zurückhalten von Sicherungen beginnen, bis Sie vom IRS benachrichtigt werden.
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel dafür, wie das Zurückhalten von Sicherungen und das Formular 945 funktioniert:
Sie hatten einen neuen freiberuflichen Webdesigner, der letztes Jahr als selbständiger Unternehmer für Sie gearbeitet hat. Als sie angefangen hat, hast du ein W-9-Formular angefordert, aber du hast es nie erhalten.
INow das IRS hat Ihnen eine Nachricht gesendet, dass Backup-Quellenzahlungen vorgenommen werden müssen.
Was ist zu tun:
1: Benachrichtigen Sie den Arbeitnehmer, dass Sie Einkommensteuern von Zahlungen einbehalten.
2: Bearbeite die Zahlungen für diesen Mitarbeiter, um den Sicherungseinbehalt zum aktuellen Satz, 28 Prozent, einzuschließen.
3. Fügen Sie die Quellensteuerinformationen zum Zahlungsstamm der Person hinzu.
4: Hinterlegen Sie die Sicherungseinbehalte (siehe unten). Sie müssen keine Sozialversicherungs- oder Medicare-Steuern von diesen Zahlungen einbehalten.
5. Machen Sie regelmäßige Zahlungen des einbehaltenen Betrags an die IRS.
6. Geben Sie der Person im Januar des folgenden Jahres ein 1099-MISC- Formular. Der 1099-MISC enthält die gesamte Sicherungseinbehaltung für das Jahr.
7. Melden Sie den gesamten Sicherungsabzug für alle Nicht-Angestellten auf Formular 945 bis zum 31. Januar des folgenden Jahres.
Formular 945 ausfüllen
Form 945 ist eine jährliche Rendite, die alle Einkommenssteuern zeigt, die Sie von den Quellensteuerabzügen aller Nicht-Angestellten / Freiberufler einbehalten haben.
Zu den Informationen, die Sie auf dem Formular 945 angeben müssen, gehören:
- Alle Bundeseinkommensteuer einbehalten von allen Personen, die dem Quellenschutz unterliegen.
- Der Gesamtbetrag der Backup-Quelleneinbehaltung wird für alle Personen mit 28% berechnet. (Dies ist der Backup-Quellensteuerbetrag, der Betrag, den Sie dem IRS zahlen müssen).
- Gesamteinlagen während des Jahres gemacht.
- Fälligkeit oder Überzahlung.
Wenn Sie im Laufe des Jahres mehr als 2500 US-Dollar als Reserve einbehalten, müssen Sie diese Summe aufschlüsseln, um die monatliche Steuerschuld (dh die insgesamt gezahlten Beträge mal 28%) auszuweisen.
Wann sollten Sie das Formular 945 ablegen und Zahlungen zurückhalten?
Das Formular 945 wird gleichzeitig mit der Einreichung von W-2-Formularen und 1099-MISC-Formularen beim IRS eingereicht - bis zum 31. Januar des Folgejahres. In diesem Artikel finden Sie die spezifischen Berichtstermine für das aktuelle Steuerjahr.
Sicherungseinbehalt Zahlungen werden in der gleichen Zeit wie die Einbehaltung für Mitarbeiter, unter Verwendung der Regeln für die Bestimmung, ob Einlagen halbwöchentlich oder monatlich zu machen.
Wenn Sie das Formular 945 per Post senden, hängt es davon ab, ob Sie eine Zahlung vornehmen oder nicht. Sehen Sie sich die Tabelle in der Anleitung zum Formular 945 an, um die richtige Adresse auszuwählen.
Senden von Formular 945 und Zurückhalten von Zahlungen an das IRS
Sie können das Formular 945 über das E-Dateisystem beim IRS ablegen.
Sie können Sicherungszahlungen, die elektronisch an das IRS zurückgeschickt werden, unter Verwendung des EFTPS-Systems vornehmen. Die IRS hat auch andere Möglichkeiten, diese Steuern zu zahlen; Siehe diesen Artikel zu Zahlungen.
Wenn Sie eine Steuervorbereitungssoftware oder die Dienste eines Steuerberechners verwenden, können Sie das Formular 945 einreichen und Einzahlungen für die Sicherungseinbehaltung zusammen vornehmen.
Mehr über Backup-Quellen und Formular 945
- Weitere Informationen finden Sie in den Anweisungen für das Formular 945 .
- IRS Tax Topic 307: Backup-Quellensteuer
- IRS Publikation 1281: Backup-Zurückhaltung für fehlende und falsche Namen / TINs