Welches Jahr W-2 für Steuerzwecke?
Die Frage: Sind Gehaltszahlungen am Ende des Jahres im Jahr der Arbeit oder im Jahr des Gehalts zu versteuern?
Die Regel lautet: Der Gehaltsscheck gilt als steuerpflichtiges Einkommen in dem Jahr, in dem der Gehaltsscheck ausgestellt wird (datiert) , selbst wenn die Arbeit erledigt wurde und der Lohn in einem anderen Jahr verdient wurde (aber lesen Sie die Ausnahme unten).
Beispielsweise:
Sie zahlen die Mitarbeiter am 2. Januar 2018 für die in der letzten Dezemberwoche 2017 geleistete Arbeit.
Der Bruttolohn ist im Jahr 2018, nicht im Jahr 2017 zu versteuern. Wenn Sie am letzten Tag des Monats Dezember für diese Arbeit zahlen, würde der Lohn am 31. Dezember 2017 bedeuten, dass das Gehalt 2017 steuerpflichtiges Einkommen ist.
Warum ist das Jahr der Gehaltsabrechnung eines Angestellten wichtig?
Das Jahr, in dem der Gehaltsscheck besteuert wird, wirkt sich auf das steuerpflichtige Einkommen des Arbeitnehmers aus. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel einen großen Jahresendbonus hat , könnte das den Steuersatz des Mitarbeiters beeinflussen. In einigen Jahren gibt es eine zusätzliche Vergütungsperiode, die dazu führen kann, dass die Angestellten einen "extra" Gehaltsscheck erhalten. Informieren der Mitarbeiter über die Differenz, bevor es bezahlt wird, gibt dem Mitarbeiter Zeit, um die W-4-Form der Person zu ändern, um mehr Quellensteuer zu diesem Gehaltsscheck hinzuzufügen.
Das Problem tritt auf, wenn eine Zahlungsperiode nicht am letzten Tag des Jahres endet. Wenn die Zahlungsfrist vor Ende des Jahres endet, gibt es im ersten Jahr wenige Tage, die im nächsten Jahr bezahlt werden.
Wenn die Zahlungsfrist nach dem Ende des Jahres endet, gibt es ein paar zusätzliche Tage im nächsten Jahr.
Eine Ausnahme: Konstruktiver Beleg
Wenn Sie den Mitarbeitern vor Ende des Jahres - beispielsweise durch direkte Einzahlung - Gehaltsschecks zur Verfügung stellen, muss der Lohn in diesem Jahr als erhalten (und steuerpflichtig) angesehen werden, auch wenn der Scheck für die direkte Einzahlung im darauf folgenden Jahr datiert wird.
Das IRS sagt, dass Angestellte "ohne wesentliche Beschränkung oder Beschränkung" auf den Gehaltsscheck haben müssen. Dies wird " konstruktiver Empfang " genannt. Constructive Receipt ist eine buchhalterische Bezeichnung, die sich darauf bezieht, wann ein Einkommen im Besitz von jemandem ist und wann es ausgegeben werden kann. Das heißt, wann hat die Person Kontrolle über das Geld?
Post-datierte Schecks und konstruktive Empfang
Wenn eine Person eine Zahlung per Post erhält, könnte im Allgemeinen davon ausgegangen werden, dass die Person die Gelder konstruktiv erhalten hat. Aber das stimmt nicht immer. Ein Scheck könnte nachdatiert sein. Ein nachdatierter Scheck ist ein Scheck mit einem zukünftigen Datum. Wenn Sie 2017 einen Scheck mit dem Datum 2018 erhalten, können Sie ihn erst im nächsten Jahr auszahlen. Nur weil Sie den Scheck in der Hand haben, weil er im nächsten Jahr datiert ist - und bis dahin nicht auszahlbar - würde der Scheck in den Steuern des nächsten Jahres enthalten sein.
Wie wirkt sich diese Regel auf Mitarbeiter-W-2-Formulare aus?
W-2-Formulare sind die Formen, die Sie im Januar Mitarbeitern geben, um Informationen über ihre Löhne und Beträge zu erhalten, die für Bundeseinkommenssteuern und FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) einbehalten werden.
Der letzte Gehaltsscheck vom Dezember ist in den W-2-Einnahmen dieses Jahres enthalten.
Der erste Gehaltsscheck im Januar ist in den W-2-Einnahmen des neuen Jahres enthalten.
Nachdem Sie diese W-2-Formulare vorbereitet haben, müssen sie an die Mitarbeiter verteilt und bei der Sozialversicherungsverwaltung eingereicht werden. Hier sind die Daten, an die Sie sich erinnern sollten: W-2-Formulare müssen den Mitarbeitern bis Ende Januar für die Löhne des Vorjahres ausgehändigt werden. Sie müssen W-2-Formulare auch bei der Sozialversicherungsverwaltung bis zum 31. Januar einreichen (nicht wie in früheren Jahren am 28. Februar. Dieses neue frühere W-2-Anmeldedatum beginnt 2017 mit Steuern für 2016.) Wenn Sie Lohnbuchhaltungssoftware verwenden , die Software sollte sich um das Steuerproblem für die Mitarbeiter W-2s kümmern.
Wie geht Gehaltsabrechnungssoftware mit diesem Problem um?
Patriot Software sagt: "Der Benutzer [das sind Sie, das Geschäft] würde das Zahldatum auswählen, das Tag, Monat und Jahr enthalten würde. Aber um klar zu sein, ist das Einzahlungsdatum des Gehalts normalerweise auch das" Zahlungstermin " ist aus irgendeinem Grund eine Verspätung in der Einzahlung der Mittel, der Angestellte W2 wird immer noch das Lohndatum in der Lohnliste widerspiegeln. "
Wie gehe ich mit diesem Problem um?
Einige Vorschläge:
1. Überhole dich nicht und versuche nicht, dies zu überdenken. Teilen Sie Gehaltsschecks aus, wenn sie typischerweise verteilt werden. Wenn Sie versuchen, Lohnsteuer selbst zu berechnen, könnte es ratsam sein, Payroll-Software zu bekommen.
2. Informieren Sie die Mitarbeiter. Lassen Sie die Mitarbeiter wissen, in welchem Steuerjahr ihr letzter Gehaltsscheck sein wird. Es ist immer besser, die Mitarbeiter zu warnen, als sie später erfahren und verärgert zu sein.
3. Sie können Hilfe von Ihrem CPA oder einem anderen Steuerfachmann erhalten. Wenn Sie wirklich verwirrt sind, sollten Sie in Betracht ziehen, einen Gehaltsabrechnungsdienst zu bekommen, um diese Art von Problemen zu lösen.