So planen Sie ein kleines Meeting

Selbst die kleinsten Geschäftstreffen erfordern eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass alle Bedürfnisse und Ziele für alle Beteiligten erfüllt werden. Um effizient zu sein, gibt es eine Reihenfolge von Vorgängen, die befolgt werden sollten, um zu verhindern , dass Details durch die Risse gleiten . Im Folgenden sind 8 wichtige Schritte aufgeführt, die Sie bei der Planung Ihres nächsten kleinen Meetings beachten sollten.

Wählen Sie Ihr Thema und Ihren Standort

Dieser Schritt stellt die zwei Variablen dar, die Ihre Zielgruppe vor allem anderen kennen sollte.

Das "Wo und Warum" des Treffens wird sich sofort darauf auswirken, wer eingeladen wird und ob sie teilnehmen werden oder nicht.

Der von Ihnen gewählte Veranstaltungsort beeinflusst das gesamte Meeting und beeinflusst andere Entscheidungen, die Sie bei der Planung des Events treffen müssen.

Teilnehmer identifizieren

Ein großer Teil eines fokussierten und produktiven Meetings besteht darin, Ablenkungen zu vermeiden, und das bedeutet, die Einladungen zu den Top-Entscheidern einzuschränken. Es gibt eine Tendenz in der Unternehmenskultur, alle verbundenen Parteien in die Kommunikation einzubeziehen, aber Sie können die Produktion steigern, indem Sie Mitarbeiter eliminieren, die den Fortschritt bei unwichtigen Diskussionen verlangsamen könnten. Anstatt Teilnehmer ohne Abstimmung einzuladen, ermutigen Sie die wichtigsten Teilnehmer, mit ihren Untergebenen zu sprechen, bevor Sie zu dem Meeting kommen.

Angebot drei Termine und Zeiten

Achten Sie darauf, wie Sie sich über die Verfügbarkeit jedes Teilnehmers erkundigen. Es ist einfach, eine "Büchse der Pandora" zu öffnen, wenn es darum geht, ein für beide Seiten vorteilhaftes Datum für Ihr Meeting festzulegen.

Eine Möglichkeit, dies zu vermeiden, ist es, ein paar Daten und Zeiten anzubieten und dann jede Person zu fragen, welche am besten funktioniert. Wenn Sie Glück haben, wird eines der Daten für alle passen. Wenn nicht, scheuen Sie sich nicht, die Ausreißer zu fragen, ob sie ihren Kalender an die Mehrheit anpassen können.

Erstellen Sie eine Reiseroute

Es ist von entscheidender Bedeutung, einen Zeitplan für die Themen zu haben, die gemeinsam mit den Teilnehmern diskutiert werden.

Planer müssen sich möglicherweise von den Top-Führungskräften beraten lassen, um eine Reiseroute zu erstellen. Sobald der erste Entwurf fertiggestellt ist, sollte er der Gruppe zur Genehmigung vorgelegt werden.

Diskutieren Sie Präsentationsbedürfnisse

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, der Gruppe Ideen zu präsentieren, und jeder geplante Redner wird seine eigenen Präferenzen haben. PowerPoint-Funktionalität, Internetzugang und Whiteboards sind nur einige der Komponenten, die Sie möglicherweise arrangieren müssen. Seien Sie proaktiv bei der Anforderung dieser Details und folgen Sie diesen, um sie ein paar Tage vor dem Meeting zu bestätigen.

Spielplan Catering

Der Schlüssel zur Bestellung von Essen für kleine Meetings ist, die Speisekarte funktionsfähig zu halten. Sie möchten nicht, dass das Catering in irgendeinen Aspekt des Geschäfts eingreift, also vermeiden Sie allzu förmliche Mahlzeiten, wenn möglich. Wenn ein Mittagessen mit Sitzgelegenheit gewünscht wird, versuchen Sie, ein angrenzendes Zimmer für das Essen zu reservieren, damit die Teilnehmer so bald wie möglich zum Meeting zurückkehren können.

Sende letzte Details

Ungefähr sieben Tage vor der Veranstaltung möchten Sie eine endgültige Kopie des Reiseplans und Einzelheiten an jeden Teilnehmer senden. Dies sollte alles enthalten, was für den Tag bestellt wurde. Enthalten sind auch Anweisungen, Parkinformationen, Zimmernummern und Notfallkontakte.

Wenn Sie mit Führungskräften arbeiten, kopieren Sie ihre administrativen Assistenten ebenfalls in die E-Mail.

Tag der Begegnung

Als Meetingplaner ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass der Event erfolgreich gestartet wird. Natürlich sollten Sie früh am Ort sein, um den Raum zu besichtigen und sich mit den Catering- und A / V-Koordinatoren zu treffen. Je nach Standort möchten Sie vielleicht auch Beschilderungen veröffentlichen, damit alle den Weg zum Raum finden.

Und da haben Sie es - acht relativ einfache Schritte, um ein erfolgreiches kleines Meeting zu planen.

Die Ausführung jedes Schrittes wird natürlich Zeit und Sorgfalt erfordern, aber die Kommunikation Ihrer Pläne mit den Teilnehmern ist die halbe Miete. Je mehr Menschen wissen, was sie von dem Treffen erwarten können, desto besser werden sie darauf vorbereitet sein, sich an die Arbeit zu machen.