Unternehmensunterlagen sind die Unterlagen, die ein US-Unternehmen aufbewahren muss, um zu zeigen, dass es in der von der Steuerbehörde und den Gesetzen des Staates, in dem das Unternehmen (als Unternehmenseinheit gegründet wurde) vorgeschriebenen Weise funktioniert.
Warum sind Unternehmensdaten erforderlich?
Unternehmensaufzeichnungen sind erforderlich, um zu zeigen, dass das Unternehmen angemessen funktioniert, wie vom Internal Revenue Service gefordert, um zu zeigen, dass das Unternehmen eine separate Einheit ist und um den Unternehmensschild vor Haftung zu bewahren.
Was ist ein Unternehmensbuch?
Einige Unternehmen haben ein Firmenbuch "Buch", das alle erforderlichen Dokumente enthält. In anderen Fällen werden die Firmendatensätze online oder in einem Archiv aufbewahrt. Die Aufzeichnungen sollten an einem Ort stehen und verfügbar sein, wenn der Internal Revenue Service Ihr Unternehmen prüft.
Sie können Ihre Unternehmensdaten auch "in der Cloud" aufbewahren, aber diese Datensätze können vertrauliche Informationen und proprietäre Prozesse enthalten. Vergewissern Sie sich daher, dass Ihr Server sicher ist. Susan Ward, Small Business-Canada Expert, hat einen großartigen Artikel über Dokumentenmanagement , der Ihnen bei diesem Projekt helfen kann.
Wie werden Unternehmensakten erstellt? Wer hält die Firmendaten?
Firmendaten werden vom Verwaltungsrat Ihres Unternehmens erstellt. Der Vorstand erstellt Dokumente wie die Gründungsurkunde und die Jahresberichte Ihres Unternehmens. Der Vorstand erstellt und bearbeitet auch Dokumente wie Anträge und Protokolle während der Vorstandssitzungen.
Der Corporate Secretary ist normalerweise dazu bestimmt, alle Unternehmensunterlagen zu führen. Natürlich müssen alle Aufzeichnungen unterzeichnet werden, und alle durchgeführten Aktionen müssen Dokumentation haben. Wenn das Unternehmen Aktien besitzt, führt der Corporate Secretary (normalerweise das Büro dieses Individuums) Aufzeichnungen über die Besitzverhältnisse.
Der Corporate Secretary ruft auch bei jeder Vorstandssitzung an und stellt fest, welche Vorstandsmitglieder anwesend und abwesend sind.
Aufzeichnung der Board-Auflösungen
Corporate Boards genehmigen allgemeine Richtlinien und Beschlüsse (Entscheidungen) und werden nicht in die täglichen Entscheidungen des Unternehmens einbezogen. Eine der wichtigsten Aktivitäten eines Unternehmensvorstands besteht darin, Beschlüsse zu fassen. Beschlüsse sind grundsätzlich Dokumente, die Entscheidungen des Vorstands aufzeichnen. Unternehmensresolutionen können zu vielen Themen gemacht werden, einschließlich:
- Aufzeichnungen über wichtige Transaktionen des Unternehmens
- Genehmigungen von Verträgen
- Aufzeichnungen über den Verkauf oder Kauf von Immobilien (Grundstücke und Gebäude)
- Einstellung oder Entlassung von vielen Mitarbeitern
- Expansion in einen neuen Markt oder einen neuen Standort
Alle diese Entscheidungen und mehr müssen aufgezeichnet werden.
Welche anderen Aufzeichnungen sollten enthalten sein?
- Ihre Satzung und alle Artikel, die dieses Dokument ändern. Diese Artikel werden mit Ihrem Status abgelegt, Sie benötigen jedoch immer noch eine Kopie des Originals und aller Änderungen.
- Unternehmensstatuten . Die Statuten sind die Leitprinzipien für die Arbeit des Board of Directors. Die Geschäftsordnung beinhaltet die Pflichten eines leitenden Angestellten, Informationen über das jährliche Treffen und wie der Vorstand Richtlinien und Abstimmungen festlegt.
- Protokoll aller Aktionärs- und Vorstandssitzungen, einschließlich der Jahresversammlung
- Jahresberichte
- Ein Aktienregister zur Verfolgung von Aktiengeschäften und Aktienbesitz.
- Unternehmens- und Steuerrecht
- Mieten und Verabredungen
- Direktor Interessenkonflikte
- Beschlüsse für Kredite an und von der Gesellschaft
- Beschlüsse in Bezug auf Leistungen an Arbeitnehmer und Pensionspläne
- Aktiendividendenbeschlüsse
Befolgen Sie das Landesrecht bei der Bildung Ihres Vorstands und bei der Führung von Aufzeichnungen
Wenn Sie Ihr Unternehmen bilden, müssen Sie sich mit Ihrem Bundesstaat in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass Sie die staatlichen Richtlinien für die Organisation und den Betrieb Ihres Unternehmens befolgen. Alle Staaten haben spezifische Vorschriften für Unternehmen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Staatssekretär oder bei Ihrem Anwalt für weitere Informationen.
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