Belastungen und Gutschriften bilden die Grundlage für das System der doppelten Buchführung. Ohne zu verstehen, wie sie funktionieren, wird es sehr schwierig, Einträge in das Hauptbuch einer Firma zu machen.
Buchhalter und Buchhalter verwenden Abbuchungen und Gutschriften, um jeden registrierten Eintrag für die Bilanz- und Erfolgskonten eines Unternehmens auszugleichen. Doppelte Buchführung, Belastungen und Gutschriften sind alle in die Bilanzierungsgleichung Aktiva = Passiva + Eigenkapital einbezogen.
01 - Soll und Haben: Warum sind sie wichtig?
Abbuchungen und Gutschriften sind schwierig zu verstehen, weil sie nicht sehr intuitiv sind. Lastschriften werden immer links von einem T-Konto angezeigt und Guthaben werden immer rechts angezeigt.
Wenn Sie diesen ersten Schritt verstanden haben, haben Sie einen langen Weg zum Verständnis von Abbuchungen und Gutschriften gemacht. Die Herausforderung besteht darin, zu wissen, wann ein Konto belastet oder gutgeschrieben wird.
02 - So erfassen Sie Soll und Haben als Journalbuchungen
Tatsächlich werden Buchungstransaktionen aufgezeichnet, indem Buchungsjournaleinträge gemacht werden. Genau wie alles andere in der Buchhaltung, gibt es eine besondere Möglichkeit, einen Buchungsjournaleintrag zu machen, wenn Sie Lastschriften und Gutschriften aufzeichnen.
Debits werden in der ersten Zeile des Eintrags bündig mit dem linken Rand aufgezeichnet. Credits werden in der zweiten Zeile aufgezeichnet und ein paar Leerzeichen nach rechts eingerückt.
03 - So erfassen Sie Soll und Haben für Anlagenkonten
Abbuchungen werden auf der linken Seite eines T-Kontos aufgezeichnet und Credits werden auf der rechten Seite aufgezeichnet. Merken Sie sich die Regeln, dass Abbuchungen Erhöhungen von Anlagenkonten sind, während Gutschriften Abnahmen von Anlagenkonten sind.
In einem Hauptbuch werden Anlagenerhöhungen als Belastungen erfasst, dh sie werden auf der linken Seite des Hauptbuchs erfasst. Vermögensverluste werden als Gutschriften erfasst und auf der rechten Seite des Ledgers erfasst.
Nehmen wir an, eine Firma kauft eine große Menge an Inventar, um sich auf den Weihnachtsverkauf vorzubereiten. Inventar ist ein kurzfristiger Vermögenswert , und das Unternehmen bezahlt den Bestand mit Bargeld. Das Unternehmen kaufte 10.000 US-Dollar an Inventar. Der Journaleintrag würde so aussehen:
Inventar 10.000 $
Bargeld 10.000 $
Das Inventar hat sich erhöht, so dass es sich um eine Soll- und eine Barzahlung handelt. Daher ist eine Gutschrift erforderlich.
Wenn das Unternehmen beschloss, ein Gebäude für 250.000 Dollar zu verkaufen, und es Bargeld für die Immobilie erhielt, würde der Journaleintrag wie folgt aussehen:
Bargeld 250.000 $
Anlagevermögen 250.000 $
Bargeld, ein Vermögenswert, erhöht, so dass es belastet würde. Sachanlagen würden gutgeschrieben, weil sie gesunken sind.
04 - Aufnahme von Soll und Haben für Verbindlichkeiten und Eigenkapitalkonten
Die Eigenkapitalkonten befinden sich auf der rechten Seite der Bilanz, wie Stammaktien und Gewinnrücklagen. Sie werden genauso behandelt wie Haftungskonten, wenn es um Journalbuchungen geht.
Abbuchungen sind Abnahmen von Haftungskonten. Kredite sind Erhöhungen von Haftungskonten. Hier ist die Regel für Haftungskonten:
Erhöhungen von Verbindlichkeiten werden als Kredite erfasst. Sie sind auf der rechten Seite des Ledgers aufgezeichnet. Abgänge von Verbindlichkeiten werden als Lastschriften erfasst und auf der linken Seite des Ledgers erfasst.
Nehmen wir an, ein Unternehmen schuldet einem seiner Lieferanten $ 1.000, und diese Rechnung ist fällig. Was Unternehmen ihren Lieferanten schulden, sind typischerweise Verbindlichkeiten und eine Verbindlichkeit in der Bilanz. So würde der Journaleintrag aussehen:
Kreditorenbuchhaltung 1.000 $
Bargeld 1.000 $
Sie würden Debitorenkonten belasten, weil Sie die Rechnung bezahlt haben, so dass das Konto abnimmt. Bargeld wird gutgeschrieben, weil Bargeld ein Vermögenskonto ist, das sich verringerte, weil Bargeld verwendet wurde, um die Rechnung zu bezahlen.
Wenn diese Firma sich dazu entschließt, einen Lagerbestand von 15.000 USD von einem Lieferanten zu kaufen und dies auf Kredit (Kreditorenbuchhaltung) zu tun, würde der Journaleintrag wie folgt aussehen:
Inventar 15.000 $
Kreditorenbuchhaltung 15.000 $
Sie würden das Inventar belasten, da es sich um ein Anlagenkonto handelt, das bei dieser Transaktion erhöht wird, und die Verbindlichkeiten werden einem Passivkonto gutgeschrieben, das sich erhöht, weil das Inventar auf Kredit gekauft wurde.
Schauen wir uns einen Journaleintrag für das Eigenkapital an. Angenommen, ein Unternehmen hat zwei Eigentümer, und ein Eigentümer möchte zusätzliche 50.000 US-Dollar in das Geschäft investieren. Hier ist der resultierende Journaleintrag:
Bargeld 50.000 $
Eigenkapital 50.000 USD
Bargeld erhöht sich, wenn Sie die Investition tätigen. Es ist ein Vermögenskonto, daher wird eine Erhöhung als Belastung angezeigt und eine Erhöhung des Eigenkapitals als Guthaben angezeigt.
05 - Debitoren und Gutschriften für Expense Accounts erfassen
Expense Accounts reichen von Werbekosten über Lohnsteuern bis hin zu Bürobedarf. Es ist wichtig, dass Sie lernen, wie Sie korrekte Journaleinträge für sie aufzeichnen, weil Sie so viele haben.
Lastschriften sind Erhöhungen von Spesenabrechnungen. Credits sind Abnahmen von Spesenkonten. Kostenerhöhungen werden als Belastungen auf der rechten Seite des Ledgers verbucht. Kostensenkungen werden als Gutschriften erfasst und auf der linken Seite des Ledgers erfasst.
Hier sehen Sie ein Beispiel für einen Geschäftsvorgang mit einem Spesenkonto und der daraus resultierenden Journalbuchung. Nehmen wir an, ein Unternehmen muss sich mit Büromaterial versorgen. Es kauft $ 750 in Bürobedarf mit Bargeld. Hier ist der resultierende Journaleintrag:
Bürobedarf $ 750
Bargeld 750 $
"Bürobedarf" ist ein Aufwandskonto in der Gewinn- und Verlustrechnung, also würden Sie es für 750 $ abbuchen. Bargeld ist ein Vermögenskonto. Sie kreditieren ein Vermögenskonto, in diesem Fall Bargeld, wenn Sie es verwenden, um etwas zu kaufen.
06 - Wie Soll und Haben für Einkommen oder Einkommen Konten
Ein Unternehmen kann auch Kapitaleinkommen haben. Größere Unternehmen investieren manchmal in andere Unternehmen. Kleinere Unternehmen investieren überschüssige Barmittel in marktfähige Wertpapiere, bei denen es sich um kurzfristige Anlagen handelt.
Abbuchungen sind Abnahmen von Erlöskonten. Credits sind Erhöhungen der Umsatzkonten. Steigerungen der Einnahmen oder Einnahmen werden als Gutschrift auf der linken Seite des Hauptbuchs erfasst. Verringerte Einnahmen oder Einnahmen werden als Belastungen auf der rechten Seite des Hauptbuchs erfasst.
Betrachten wir einen Beispieljournaleintrag für eine Umsatztransaktion. Ein kleines Unternehmen hat an einem bestimmten Tag einen Barverkauf von 5.000 $. So würden diese Umsätze, Einnahmen für die Firma, aufgezeichnet:
Bargeld 5.000 $
Umsatz 5.000 US-Dollar
Sie würden den Umsatz als Gutschrift verbuchen. Erhöhungen der Erlöskonten, die Barverkäufe, werden als Gutschriften erfasst. Bargeld, ein Vermögenskonto, wird für den gleichen Betrag belastet. Ein Anlagenkonto wird belastet, wenn eine Erhöhung erfolgt, wie in diesem Fall.
Diese Schritte decken die Grundregeln für die Erfassung von Belastungen und Gutschriften für die fünf Konten ab, die Teil der erweiterten Bilanzierungsgleichung sind .