Wie Einrichten eines Small Business-Kontenplans
Einrichten des Kontenplans
Wenn Sie ein neues Unternehmen gründen, richten Sie Ihren Kontenplan als ersten Schritt ein, um das Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens einzurichten.
Kleine Unternehmen haben nicht alle den gleichen Kontenplan. Die Konten, die Sie in den Kontenplan aufnehmen, hängen von der Art des Geschäfts ab. Wenn Sie beispielsweise ein Serviceunternehmen haben, verfügen Sie nicht über ein Inventarkonto. Wenn Sie ein Unternehmen haben, das Produkte verkauft, benötigen Sie jedoch ein Inventarkonto.
Wenn Sie Ihren Kontenplan einrichten, denken Sie an die Zukunft. Denken Sie nicht nur über die Konten nach, die Sie jetzt für Ihr kleines Unternehmen benötigen. Denken Sie an die Konten, die Sie in 5 oder 10 Jahren benötigen, und fügen Sie diese in Ihr Diagramm ein. Sie haben möglicherweise keine Mitarbeiter, aber in einigen Jahren können Sie Ihrem Unternehmen weitere Mitarbeiter hinzufügen. Nehmen Sie jetzt die Konten auf, die Sie in Zukunft möglicherweise benötigen. Unter Umständen müssen Sie Ihrem Kontenplan Konten hinzufügen, während Sie fortfahren.
Sie sollten ein Nummernsystem für Ihren Kontenplan erstellen. Wenn Sie ein computergestütztes Buchhaltungssystem verwenden, sollte Ihr Kontenplan auf einem vierstelligen Nummerierungssystem basieren.
In der Regel wird jeder der Kategorien, aus denen der Kontenplan besteht, ein Nummernblock zugewiesen, und am Ende bleiben leere Nummern übrig, damit in Zukunft weitere Konten hinzugefügt werden können.
Als Teil des Buchungszyklus wird der Kontenplan in Journalbuchungen verwendet. Im Kontenplan gibt es fünf Kategorien .
Fünf Kategorien im Kontenplan
- Vermögenswerte
- Verbindlichkeiten
- Eigenkapital
- Einnahmen
- Kosten
Vermögenswerte
Sie möchten Ihren Kontenplan genau wie das Format der Bilanz des Unternehmens organisieren. In der Asset- Kategorie behalten Sie den Überblick darüber, was Ihr Unternehmen besitzt. Möglicherweise möchten Sie, dass Ihre Asset-Kategorie mit der Nummer 1000 beginnt. Dies ist normalerweise die Anzahl der computergestützten Buchhaltungsprogramme. Nummerieren Sie jedes Asset-Konto in einer Reihenfolge wie 1000, 1010, 1020 usw., beginnend mit den kurzfristigen Vermögenswerten und weiter mit den Anlagen.
Die kurzfristigen Vermögenswerte umfassen Konten für Kassenbestände wie Bargeld in Ihren Giro- und Sparkonten. Sie können Kunden haben, denen Sie Kredit gewähren, so dass Sie ein Debitorenkonto benötigen. Wenn Sie Produkte verkaufen, benötigen Sie ein Inventarkonto .
Machen Sie nach Ihrem Anlagekonto ein Konto für die kumulierte Abschreibung. Die kumulierte Abschreibung ist immer eine negative Zahl auf dem Konto und steht in direktem Zusammenhang mit Ihrem Anlagevermögen, da Sie dies abwerten. Lassen Sie keinen Platz für andere Konten zwischen Anlagevermögen und kumulierten Abschreibungen. Möglicherweise haben Sie Abschreibungen für mehr als eine Anlage angesammelt. Sie können Ihre Gebäude, Fahrzeuge, Geschäftsausstattung und so weiter abschätzen.
Verbindlichkeiten
In der Kategorie Verbindlichkeiten verfolgen Sie die Schuldverpflichtungen Ihres Unternehmens oder was Ihr Unternehmen in der Zukunft schuldet oder schuldet. Sie möchten vielleicht den Abschnitt Verbindlichkeiten mit 2000 nummerieren. Wie bei der Kategorie Vermögen möchten Sie die traditionelle Form der Bilanz bei der Entwicklung des Abschnitts Verbindlichkeiten im Kontenplan verfolgen. Sie werden einen kurzfristigen Schuldenbereich und einen langfristigen Schuldenbereich haben.
Der Abschnitt "Aktuelle Verbindlichkeiten" enthält kurzfristige Schuldenkonten wie Kreditorenkonten, das Konto, auf dem Sie aufzeichnen, was Sie Ihren Lieferanten schulden. Es enthält auch Ihre Abgrenzungskonten . Abgrenzungskonten enthalten, was Sie in Lohnsteuer und Umsatzsteuern schulden. Sie haben auch ein Konto für aufgelaufene Löhne. Sie können auch ein laufendes Kontokorrentkonto für zahlbare Kreditkarten und kurzfristige Darlehen haben .
In der Zukunft können Sie einige langfristige Schulden wie eine Hypothek aufnehmen. Sie sollten in Ihrem Kontenplan Platz für andere langfristige Schuldenkonten aufnehmen .
Eigenkapital
Eigentümerkonten beinhalten Ihre Investition in das Geschäft. Falls Sie sich entschließen, andere Anleger entlang der Linie zu übernehmen, sollten Sie Konten für Stammaktien und vielleicht Vorzugsaktien aufnehmen . Sie werden ein Konto für einbehaltene Gewinne für alle Gewinne benötigen, die Sie in das Unternehmen zurückpflügen. Normalerweise starten Sie die Eigenkapitalkonten des Eigentümers mit 3000.
Erlöse
Der Umsatz ist das erste Konto im Kontenplan, das sich auf die Gewinn- und Verlustrechnung bezieht. Umsatzerlöse sind die Haupteinnahmequelle für Ihr Geschäft. Normalerweise beginnt dieser Abschnitt des Kontenplans mit 4000. Zusammen mit dem Umsatzkonto möchten Sie möglicherweise ein Konto für Umsatzrabatte und Umsatzrenditen und -zulagen hinzufügen. Sie sollten auch ein Konto für Zinserträge für jedes Einkommen, das Sie für die Investitionen Ihres Unternehmens verdienen, verwenden.
Die Verkaufskosten oder die Kosten der verkauften Waren sind normalerweise die nächste zu berücksichtigende Art von Konto. Selbst Dienstleistungsunternehmen müssen die Verkaufskosten berücksichtigen. Sie enthalten auch Konten für Rabatte von Lieferanten , Versandkosten und verschiedene Verkaufskosten.
Kosten
Die letzte im Kontenplan aufgeführte Kategorie ist die Ausgabenkategorie, die normalerweise mit 5000 nummeriert ist. Eine praktische Möglichkeit, die Ausgaben im Kontenplan aufzulisten, besteht darin, sich den Steuerplan C des Internal Revenue Service Tax zu betrachten und die Ausgaben zu verfolgen bilden. Das macht es Ihnen und Ihrem Buchhalter leicht, wenn die Steuerzeit kommt. Entwickeln Sie ein Konto für jeden der Kosten, die in Anhang C aufgeführt sind, sowie weitere Kosten, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind. Lassen Sie mehrere leere Konten verfügbar, falls Sie sie in Zukunft benötigen. Weisen Sie jedem eine Nummer im Bereich 5000-5999 zu.
Wenn Sie so weit gekommen sind, haben Sie den Kontenplan für die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung entwickelt . Sie sind nun bereit, diese Informationen zu verwenden, um die Buchhaltungsjournale und das Hauptbuch für Ihr Unternehmen zu entwickeln.