Vor, während und nach einem Audit oder einer Inspektion
- Lokale Behörden , für Brandschutzinspektionen, Bauvorschriften, Gesundheits- und Sicherheitsfragen und mögliche Verstöße gegen die American Disability Act (ADA)
- Staatliche Stellen , für Umsatzsteuer, Gewerbeanmeldung und Beschäftigungsprobleme
- Bundesbehörden, einschließlich OSHA, der ADA, der Abteilung Lohn und Stunde, und Immigration / Zoll (ICE).
Hier finden Sie eine Liste von Bundes- und Bundesbehörden, die Ihr Unternehmen prüfen oder kontrollieren können.
Arten von Audits und Inspektionen
- Einige Agenturen müssen Ihr Geschäft bei der Eröffnung überprüfen. Dies sind in der Regel lokale Unternehmen wie das Gesundheitsamt oder Bauabteilung.
- Einige Agenturen inspizieren regelmäßig . Örtliche Feuer- und Gesundheitsinspektoren haben normalerweise einen rotierenden Zeitplan.
- Einige Agenturen können ohne Grund unangemeldet zu Ihnen kommen . OSHA ist eine dieser Agenturen.
- Einige Agenturen reagieren auf eine Beschwerde eines Mitarbeiters oder Kunden oder einer anderen Person. Immigration Inspektoren, ADA Inspektoren und OSHA Inspektoren reagieren auf Beschwerden von einem Mitarbeiter oder Kunden. IRS-Auditoren oder staatliche Lohnsteuer-Auditoren können als Reaktion auf eine Beschwerde von einem unabhängigen Auftragnehmer kommen.
Vor einem Audit oder einer Inspektion vorbereitet sein
Nehmen Sie sich Zeit für die Vorbereitung auf mögliche Audits oder Inspektionen:
- Erstellen Sie eine Liste möglicher Agenturen , die Ihr spezifisches Geschäft prüfen können. Schließen Sie Agenturen ein, die sich aufgrund der besonderen Art Ihres Unternehmens ergeben könnten. Zum Beispiel könnte Lebensmittelunternehmen einen Gesundheitsinspektor haben.
- Kennen Sie Ihre Rechte für jede Art von Inspektion. Können Sie den Inspektor bitten, später zurückzukehren, wenn es für Sie bequemer ist? Haben Sie das Recht, den Inspektor oder Auditor zu begleiten?
- Setzen Sie sich mit Ihrem Anwalt zusammen und diskutieren Sie Ihre Rechte und Verantwortlichkeiten während dieser Audits und Inspektionen.
- Legen Sie Verfahren für Sie und Ihre Mitarbeiter fest, wenn ein Inspektor oder Auditor auftaucht, und schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, was zu tun ist. Es könnte eine gute Idee sein, diese Prozesse irgendwo in ein Notizbuch zu schreiben.
- Entscheiden Sie, wer benachrichtigt werden soll, wenn ein Inspektor eintrifft. Was sollten Ihre Mitarbeiter tun, wenn Sie nicht verfügbar sind? Wer ist der nächste Verantwortliche? Sollte Ihr Anwalt benachrichtigt werden und wann?
- Überprüfen Sie Ihre Geschäftsunterlagen , die sich auf diese Inspektion beziehen, um sicherzustellen, dass sie korrekt, vollständig und in Übereinstimmung mit dem Gesetz sind. Zum Beispiel möchte ein Bundes- oder Landeslohn- und Stundeninspektor Zeitnachweise oder andere Zeiterfassungsaufzeichnungen sehen.
Das Wichtigste bei einer Inspektion oder einem Audit:
Sei höflich und hilfsbereit. Deine Einstellung sollte lauten: "Wir wollen dem Laien gehorchen und das Richtige tun. Hilf uns, zu wissen, was das ist. Wenn es Probleme gibt, wollen wir sie korrigieren."
- Überprüfen Sie die Identität des Inspektors und vergewissern Sie sich, dass der Inspektor die erforderlichen Papiere, einschließlich eines Haftbefehls, bei Bedarf besitzt. Gefälschte Inspektoren versuchen manchmal, Arbeitgeber dazu zu bringen, sich Inspektionen zu unterziehen, dann Bußgelder oder Strafen zu zahlen oder Compliance-Kits zu kaufen.
- Dann legen Sie Ihren Plan fest.
- Fotografieren oder Protokoll über die Inspektion oder das Audit führen. Folgen Sie dem Inspektor oder fragen Sie, ob Sie beim Audit mitsitzen können.
- Melde dich nicht freiwillig . Wenn Sie eine Frage haben, beantworten Sie sie. Füge deiner Antwort nichts hinzu.
- Fordern Sie am Ende des Audits oder der Inspektion eine Überprüfung an. Die meisten Inspektoren oder Prüfer werden sich nicht auf etwas Bestimmtes festlegen, aber sie sollten Ihnen eine allgemeine Vorstellung davon geben, ob es Verstöße gab und was als nächstes zu erwarten ist.
Nach einem Audit oder einer Inspektion
Wenn der Inspektor Verstöße gemeldet hat, haben Sie möglicherweise das Recht auf ein Einspruchsverfahren. Wie dieser Schritt gehandhabt wird, hängt von der jeweiligen Agentur ab. Als Folge sollte jede Agentur Ihnen eine schriftliche Aufzeichnung der Verstöße vorlegen, ob diese korrigierbar sind und wie und welche Geldstrafen und Strafen verhängt werden.
An dieser Stelle möchten Sie wahrscheinlich Ihren Anwalt kontaktieren, um eine Antwort zu besprechen.
Wenn bei der Inspektion keine Verstöße festgestellt werden, besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, was gut gelaufen ist, was Sie gehört oder gesehen haben und was Sie beim nächsten Mal besser machen können.
Für fast jedes Geschäft wird es ein nächstes Mal geben.