Katastrophen können sich auf jedes Unternehmen auswirken.
Wenn Sie denken, dass Ihr Geschäft zu klein ist, um Risiken einzugehen, denken Sie noch einmal darüber nach. Wenn wir nur Cyber-Sicherheitsstörfälle in Betracht ziehen, zielen 43 Prozent der Cyberangriffe speziell auf kleine Unternehmen ab. Und das berücksichtigt nicht alle anderen Arten von Katastrophen, die Ihr Geschäft auf Eis legen können. Mit dem Wissen, dass mehr als 40 Prozent der Unternehmen nach einer Katastrophe nie wieder öffnen, ist es schwer, mit der Position zu argumentieren, die Sie für das Undenkbare vorausplanen müssen. Als Unternehmensinhaber müssen Sie genau wissen, was zu tun ist, um Ihr Unternehmen schnell wieder hochfahren zu lassen, wenn etwas Schreckliches passiert. Hier setzt ein Business-Continuity-Plan an.
Was ist ein Business Continuity Plan?
Ein Business Continuity Plan beschreibt proaktiv die Schritte, die Sie in Ihrem Unternehmen unternehmen, um sich von möglichen Katastrophen zu erholen (und in einigen Fällen zu verhindern). Ziel ist es, potenzielle Bedrohungen zu analysieren, wesentliche Bereiche des Geschäfts zu identifizieren, auf die zuerst eingegangen werden muss, und klar zu umreißen, was passieren sollte, um Umsatzeinbußen oder anhaltende Geschäftsunterbrechungen zu vermeiden.
Ein effektiver Business-Continuity-Plan sollte folgende Informationen enthalten:
- Eine Zusammenfassung der wichtigsten Geschäftsprozesse und Funktionen.
- Eine gründliche Analyse potenzieller Bedrohungen, die den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen könnten.
- Eine Auflistung der Kontaktinformationen vor Ort und außerhalb des Standorts.
- Interne und externe Kommunikationsstrategien.
- Identifizierung des Genesungsteams und der Verantwortlichkeiten jeder Person
- Klare Anweisungen für den Zugriff auf Wiederherstellungsdaten und deren Wiederherstellung.
- Identifizierung von temporären Geschäftsstellen oder Standorten.
- Ein Änderungsprotokoll, in dem die am Plan vorgenommenen Aktualisierungen und deren Erstellung zusammengefasst werden (zur Versionskontrolle).
Wer braucht einen?
Jedes Unternehmen, ob groß oder klein, sollte sich die Zeit nehmen, einen Geschäftskontinuitätsplan zu erstellen. Die Komplexität Ihres Plans hängt von der Größe, dem Typ und dem Standort Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie jedoch ein Unternehmen betreiben, müssen Sie einen Plan erstellen, in dem aufgeführt ist, was Sie tun werden, wenn Ihr Betrieb von etwas bedroht wird.
Ein gut entwickelter Business-Continuity-Plan kann alle Aspekte Ihrer Geschäftsdaten schützen - physische Daten und Standorte, Ausrüstung, Personal, Inventar und geistiges Kapital. Wenn Ihr Unternehmen mit einer Störung konfrontiert ist und Sie keinen Notfallplan zur Minimierung des Schadens haben, können Sie Einnahmen, essenzielles Personal, Wettbewerbsfähigkeit in der Branche und sogar Ihr positives Ansehen in der Öffentlichkeit verlieren. Die Quintessenz ist, dass Kontinuität Plan ist genauso wichtig wie andere Arten von Business-Pläne , so sollten Sie eine haben, um Ihr Unternehmen zu schützen, wenn Sie es brauchen.
7 Tipps zum Erstellen und Verwenden Ihres Business Continuity Plans
Nachdem wir nun die Wichtigkeit eines Business-Continuity-Plans abgedeckt haben, ist es an der Zeit, mit der Erstellung eines Plans zu beginnen.
Die unten aufgeführten Tipps optimieren den Prozess und helfen Ihnen dabei, den effektivsten Business-Continuity-Plan zu erstellen:
- Verwenden Sie eine Vorlage : Alle Business Continuity-Pläne haben ähnliche Informationen. Sie können sich also viel Zeit ersparen, indem Sie eine Business Continuity-Vorlage herunterladen und dann für Ihr Unternehmen anpassen. Gönnen Sie sich einen Vorsprung, indem Sie diese Vorlage von FEMA oder auf TechTarget herunterladen und aktualisieren.
- Erleichtern Sie die Ausführung: Wenn Ihr Business-Continuity-Plan unorganisiert und verwirrend ist, wird der Nutzen und die Fähigkeit zur rechtzeitigen Ausführung begrenzt sein. Erleichtert das Verständnis und die Ausführung durch klare Schritt-für-Schritt-Anweisungen oder Checklisten, die genau beschreiben, was zu tun ist. Sie können es auch leicht ausführen, indem Sie visuelle Hilfsmittel wie Flussdiagramme, Grafiken und Diagramme verwenden, um die erforderlichen Aktionen zu demonstrieren.
- Berücksichtigen Sie die geschätzte Wiederherstellungszeit: Ein Business Continuity Plan beinhaltet Annahmen und Schätzungen darüber, was passieren könnte, was zu tun ist und wie lange es dauern wird, um sich zu erholen. Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie genügend Zeit haben, um das Geschäft wieder auf Kurs zu bringen, besteht darin, zusätzliche Wiederherstellungszeit hinzuzufügen, um den Betrieb wieder aufzunehmen. Dies kann Ihrem Unternehmen während der Erholungsphase ein wenig Luft zum Atmen geben.
- Testen Sie es gründlich: Vermeiden Sie die Erstellung Ihres Business Continuity Plan und hoffen Sie nur auf das Beste. Sie sollten es ausprobieren und mehrere Durchläufe planen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Geschäftsbereiche angemessen berücksichtigt und geplant werden.
- Aktualisieren Sie die Informationen regelmäßig : Lassen Sie Ihren Plan nicht sitzen und sammeln Sie Staub. Wenn Sie die Zeit investieren, um einen Geschäftskontinuitätsplan zu erstellen, sollten Sie auch die erforderliche Zeit aufwenden, um sicherzustellen, dass sie korrekt ist. Planen Sie regelmäßige Check-ins (mindestens alle sechs Monate), um alle im Dokument enthaltenen Informationen, einschließlich Personal, Kontaktinformationen, Standorte und Strategien, zu überprüfen und zu aktualisieren.
- Teilen Sie es mit Schlüsselpersonal: Jeder, der im Business Continuity Plan Verantwortung trägt, sollte sich dessen bewusst sein und ein klares Verständnis der Rollen haben, die sie bei der Ausführung des Plans spielen werden. In vielen Fällen wird es auch sinnvoll sein, andere Mitarbeiter auf eine breitere Ebene zu bringen, damit sie bei Bedarf einspringen und helfen können.
- Bereitstellung von Schulungen zur Unterstützung des Plans: Die ordnungsgemäße Durchführung eines Geschäftskontinuitätsplans kann erfordern, dass einige Ihrer Mitarbeiter über ihre täglichen Aufgaben hinausgehen, um zusätzliche Aufgaben zu erledigen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich die Zeit nehmen, um jeden dieser Mitarbeiter für das zu schulen, was er tun muss. Es gibt also keine Wissenslücke, wenn der Plan in die Tat umgesetzt werden muss.
Sobald Ihr Business Continuity Plan erstellt wurde, sollten Sie auch einen Disaster Recovery-Plan entwickeln , den Sie ausführen können, um Ihre Operationen bei einem Notfall wieder hochzufahren und auszuführen.