Das Seminar ist vielleicht das häufigste Ereignis, das Planer organisieren werden. Und die meisten Seminare sind entweder als ½ Tag oder als ganzer Tag geplant. Für Interessierte, die eine Checkliste für die Planung eines Seminars erstellen möchten, bietet das Folgende eine übergeordnete Struktur für die Planung und Durchführung eines Seminars.
Und für diejenigen, die eine mehrtägige oder mehrtägige Konferenz planen, sollten Sie einen ähnlichen Ansatz wählen. Ihre Checkliste für die Seminarplanung wird jedoch einfach länger sein.
01 - Bestätigen Sie den Zweck des Ereignisses
- Wer ist das Publikum?
- Was ist das Thema des Seminars?
- Wo sollte sich befinden?
- Warum werden die Leute teilnehmen?
- Was ist die Agenda des Seminars?
02 - Überprüfen Sie das Apex-Ereignisspezifikationshandbuch
Der Convention Industry Council hat eine Reihe von Tools entwickelt, die als eine hervorragende Quelle für Best Practices angesehen werden sollten, die dem Event- oder Meeting-Planer helfen, die Details für die Planung von Events im Auge zu behalten. Mit kostenlosen Download-Tools wird es jedem Event-Planer helfen, eine Liste relevanter Details zu erstellen. Dies beinhaltet, ist aber nicht beschränkt auf:
- Ereignisprofil (Datum, Uhrzeit, Ort, Kontakte usw.)
- Kontaktinformationen des Veranstalters / Gastgebers
- Kontaktinformationen des Lieferanten
- Teilnehmerprofil
- Platz benötigt
- Nahrungsmittel und Getränke
- A / V-Anforderungen
- Funktion / Raumeinstellung
03 - Erstellen Sie ein Ereignisprofil
Sobald ein Planer einige der grundlegenden Fragen rund um die Veranstaltung abgedeckt hat, ist es Zeit, nach möglichen Veranstaltungsorten für das Treffen zu suchen. Es ist wichtig, eng mit dem Veranstalter / Gastgeber zusammenzuarbeiten, um die Art des Veranstaltungsortes zu bestimmen und wo das Seminar für Veranstalter und Gäste am bequemsten ist (die Liste der Ideen kann endlos sein):
- Hotel vor Ort
- Lokale Konferenzeinrichtung
- Privater Restaurantplatz
- Private Club Museum / Kunstgalerie
04 - Skizzieren Sie Seminarbedarf und erforderliche Veranstaltungsorte.
Die meisten Veranstaltungsorte geben gerne einen Kostenvoranschlag für ein mögliches Seminar ab. Der Catering- oder Verkaufskontakt benötigt folgende BEO- Informationen:
- Mögliche Datum (e) für das Ereignis
- Anzahl der Teilnehmer
- Art der Raumeinrichtung (Klassenzimmer, U-Form usw.)
- Zeitpunkt des Ereignisses (Konto für Setup / Abbau)
- Anforderungen an Speisen und Getränke
- A / V benötigt (einschließlich Bildschirme, Mikrofone usw.)
- Zimmereinrichtung
Tipp: Mieten Sie einen A / V-Techniker, der sich Ihrer Veranstaltung vom Hotel widmet.
05 - Bestätige und / oder entwickle die Agenda
Es ist wichtig, dass der Veranstaltungsplaner eng mit dem Veranstalter / Gastgeber zusammenarbeitet, da sich die Veranstaltungsagenda häufig von der ersten Konversation bis zum eigentlichen Veranstaltungstag ändert. Der Veranstaltungsplaner muss bereit sein, den Plan anzupassen und eng mit dem Veranstaltungsort zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft.
06 - Bestätigen Sie die BEO-Vereinbarung
Sobald der Planer die angestrebte Teilnehmerzahl und die logistischen Anforderungen für das Seminar kennt, sollte er oder sie die Veranstaltungsfläche und die damit verbundenen Anforderungen sichern. Die meisten Vereinbarungen sollten es dem Planer ermöglichen, den Bedarf an Speisen und Getränken bis zu einer bestimmten Anzahl von Tagen vor dem Ereignis zu reduzieren / zu erhöhen. Viele Vereinbarungen werden jedoch begrenzen, wie viel sie einer Gruppe erlauben, Mengen zu reduzieren, also schätzen Sie gut.
07 - Erstellen Sie Ereigniskommunikation und Materialien
Dies ist ein Element, an dem einige Planer beteiligt sein können, andere nicht. Im Wesentlichen sind einige Besprechungsplaner für Folgendes verantwortlich:
- Ereigniseinladungen erstellen
- Druck Agenda und anderes Material
- Teilnehmer Geschenke / Verlosungen sichern
- Erstellen von Namensschildern
- Versand Event Beschilderung und Displays
08 - Arbeiten Sie eng mit dem Event-Host zusammen, um die Logistik abzuschließen
Vor der Veranstaltung gibt es einige wichtige Schritte, die ein Besprechungsplaner vor der Veranstaltung ausführt. Dies beinhaltet die Bestätigung des Folgenden:
- Event-Lautsprecher
- Event A / V Anforderungen
- Anzahl der Ereignisteilnehmer
- Host Rollen und Verantwortlichkeiten
- Event Materialien benötigt (mehrmals prüfen)
09 - Ereigniseinrichtung
Stellen Sie sicher, dass Sie im BEO-Zeitplan Zeit für die Einrichtung des Ereignisses haben , und es wird empfohlen, dass Sie ungefähr zwei Stunden vor dem Ereignis eintreffen.
Tipp: Wenn das Seminar am Morgen geplant ist, bitten Sie den Vertriebsmitarbeiter des Veranstaltungsortes, Ihrer Gruppe zu erlauben, die Nacht zuvor zu beginnen (aber lassen Sie nichts Wertvolles auf der öffentlichen Seite).
Alle Event-Materialien, Handzettel, Beschilderungen, Displays, Geschenke, Registrierungstabellen , Namensschilder und mehr müssen für die Veranstaltung bereit sein.
Warnung: Sprecher wechseln manchmal am Vorabend die Folien und stellen neue Präsentationen bereit, die 10 Minuten vor dem Ereignis an den Stromanschluss angeschlossen werden müssen.
10 - Ereignisausführung
Nachdem Sie vorbereitet haben, ist es Zeit für das Seminar. Erwarte Folgendes:
- Einige Teilnehmer werden immer früh ankommen.
- Einige Teilnehmer werden immer zu spät kommen.
- Es gibt häufig eine Art technischer Fehler.