Der Anbieter erstellt basierend auf seinem Verständnis der in der RFP angegebenen Anforderungen ein Angebot, und die konkurrierenden Gebote werden ausgewertet, um entweder die Auswahl des gewinnenden Lieferanten oder eine kurze Liste von Anbietern zu treffen, die dann Präsentationen an das Unternehmen liefern .
Definieren der Anfrage für das Angebotsdokument
Das RFP-Dokument ist entscheidend für die Beschaffung eines Anbieters, der die Geschäftsanforderungen eines Kunden erfüllen kann. Wenn das Dokument fehlerhaft ist, entweder durch mehrdeutige Anforderungen, fehlende Anforderungen oder unangemessene Anforderungen an den Lieferanten , führt der RFP-Prozess zu unvollständigen Geboten oder in einigen Fällen überhaupt zu keinen Geboten. Lieferanten müssen nicht bei jeder RFP Gebote abgeben, und selbst wenn sie die RFP-Anforderungen erfüllen könnten, sind sie möglicherweise nicht in der Lage, die Anforderungen zeitgerecht zu erfüllen. Letzteres wird häufig gefunden, wenn ein Kunde RFPs an kleinere Anbieter sendet, die in ihrem Bereich führend sind, aber nicht über die Mittel und Kapazitäten verfügen, um die Bedürfnisse des Kunden zu erfüllen.
Jede RFP wird sich aufgrund der definierten Anforderungen und der spezifischen Bedürfnisse des Kunden unterscheiden. Selbst innerhalb desselben Unternehmens kann sich ein RFP-Dokument je nach den primären Anforderungen unterscheiden. Bei einigen RFPs liegt der Fokus möglicherweise auf dem Preis, während andere sich auf Lieferzeiten oder die Qualitätsanforderungen für die benötigten Artikel konzentrieren können.
Spezifische Merkmale des RFP-Dokuments
Es gibt einige Funktionen des RFP-Dokuments, die benötigt werden. Zum Beispiel sollte jede RFP ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit haben, zu denen der Kunde alle potenziellen Lieferanten auffordert, ein Angebot abzugeben. Wenn Gebote nach diesem Datum eingereicht werden, sollten sie verworfen werden. Wenn ein Anbieter ein Gebot nicht pünktlich abgeben kann, könnte dies auf ein mögliches Problem mit der Organisation und möglicherweise auf Lieferprobleme hinweisen.
Allerdings muss der Kunde den Anbietern ausreichend Zeit geben, um ein Angebot abzugeben. Wenn die Anforderungen besonders komplex sind, müssen Anbieter möglicherweise ein Reaktionsteam zusammenstellen, um die Anforderungen in Bereiche aufzulösen, die sie verstehen können, und dann ein Angebot zusammenzustellen. Wenn die in der RFP definierte Zeitleiste zu kurz ist, werden die Antworten möglicherweise überstürzt, und die Anbieter können die Komplexität des Projekts erraten, anstatt sie vollständig zu verstehen. Dies führt zu ungenauen Geboten und einem verschwendeten RFP-Prozess.
Das RFP-Dokument sollte den Prozess angeben, wenn Lieferanten zusätzliche Fragen zu den in der RFP angegebenen Anforderungen haben. Den Anbietern sollte es nicht gestattet sein, den Kunden anzurufen, da dies dazu führen kann, dass einem Anbieter zusätzliche Informationen gegeben werden, die ihm einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Es ist am besten, eine Telefonkonferenz zu arrangieren, damit die Vertreter jedes Verkäufers Fragen stellen und anhören können, die an den Kunden gerichtet sind. Dies gewährleistet eine faire Ausschreibung.
In einem RFP-Dokument muss außerdem klar angegeben werden, in welchem Format die RFP-Antwort des Anbieters erfolgt. Wenn dies nicht eindeutig definiert ist, werden Antworten in verschiedenen Formaten gesendet, und es ist unmöglich, die Gebote des Anbieters zu vergleichen. Das Antwortformat sollte angeben, was vom Anbieter in jedem Abschnitt benötigt wird, z. B. Referenzen, Bewerbungen potenzieller Teammitglieder, ein Dokument mit den Anforderungen des Verkäufers und ein Format für die Preisgestaltung. Wenn jeder Anbieter das korrekte Antwortformat einhält, erleichtert dies den Vergleich der Gebote.