Office Vacation Closure: Benachrichtigen Sie Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten
Stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Stakeholder in Ihrem Unternehmen mindestens zwei bis vier Wochen im Voraus informieren. Mitarbeiter können über eine Beilage in ihrem Gehaltsscheck benachrichtigt / erinnert werden. Kunden können auf Ihrer Website und über Ihre automatische Telefonzentrale auf Ihrem Telefonsystem benachrichtigt werden. Lieferanten (insbesondere solche mit wiederkehrenden Lieferplänen) können per E-Mail oder Post benachrichtigt werden.
Benachrichtigen Sie Sicherheitspersonal / Service
Senden Sie ein Memo an Ihr Sicherheitspersonal oder Ihren Sicherheitsdienst, um sie über die Schließungsdaten zu informieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Notfallkontaktliste mit den wichtigsten Telefonnummern der Mitarbeiter auf dem neuesten Stand ist.
Ändern Sie die Begrüßungsansage der automatischen Vermittlung
Planen Sie Ihre automatische Begrüßungsansage auf Ihrem Telefonsystem, um anzuzeigen, dass das Büro geschlossen wurde. Stellen Sie sicher, dass Sie auch angeben, wann das Büro wieder geöffnet wird. Wenn Sie Notdienste bereitstellen (z. B. Heizung und Kühlung, Sanitär usw.), teilen Sie Ihren Anrufern mit, wie Sie während des Herunterfahrens Ihren Anrufbeantworter oder Ihr Mobiltelefon erreichen.
Anrufbeantworter benachrichtigen
Wenn Sie einen Anrufbeantworter verwenden, informieren Sie ihn über die Termine, an denen das Büro geschlossen wird, und vergewissern Sie sich, dass Ihre Kontaktliste mit den Telefonnummern der Mitarbeiter, die gerade angerufen werden, auf dem neuesten Stand ist.
Ändern Sie Voicemail-Begrüßungen und erstellen Sie automatische Antwort-E-Mails
Wenn Ihr Telefonsystem es zulässt, dass externe Anrufe direkt an die Pulte Ihrer Mitarbeiter klingeln, müssen Sie sicherstellen, dass sie eine temporäre oder "Abwesende" Voicemail-Begrüßung verwenden , durch die der Anrufer erfährt, dass er nicht im Büro ist.
Ihre Mitarbeiter sollten dem Anrufer auch mitteilen, wann sie zurückkommen und was zu tun ist, wenn sie sofortige Hilfe benötigen, während das Büro für den Urlaub geschlossen ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass eine automatische E-Mail-Benachrichtigung für Abwesenheit erstellt wird .
Reduzieren Sie den Thermostat
Sparen Sie etwas Energie und Geld, indem Sie den Bürothermostat während des Herunterfahrens zurückstellen (oder neu programmieren).
Serversicherung
Stellen Sie bei kritischen Computern und Servern sicher, dass der Sicherungszyklus vor und nach dem Herunterfahren ordnungsgemäß ausgeführt wird. Reduzieren Sie Ihr Risiko für eine Katastrophe, indem Sie Ihr Offsite-Backup für eine vorzeitige Abholung planen, anstatt darauf zu warten, dass das Ende des Urlaubs vorbei ist.
Schalten Sie die Büroausstattung aus
- Schreibtischleuchten
- Kopierer
- Taschenrechner
- Deckenleuchten
- Aktenvernichter
Schalten Sie Computer und Peripheriegeräte aus
- Computer
- Monitor
- Scanner
- Drucker
Nicht ausschalten
- Faxgeräte
- Telefonsystem
- Servercomputer
- Heizungen / Lichter für tropische Aquarien