Tipps zum Auswählen von Small Business Accounting Software

by Shelley Elmblad

Die Verwendung von Buchhaltungssoftware spart im Vergleich zur manuellen Handhabung der Bücher Stunden und ist in der Regel effizienter als eine Tabellenkalkulation. Dies liegt daran, dass Buchhaltungssoftware die redundante Dateneingabe reduziert oder überflüssig macht, wie z. B. die Eingabe der Kundenadresse im Angebot, dann den Arbeitsauftrag und dann die Rechnung.

Wenn Sie ein Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter, wenig oder kein Inventar und eine Handvoll Kunden sind, benötigen Sie möglicherweise nicht einmal Buchhaltungssoftware, oder es gibt kostenlose oder kostengünstige Buchhaltungssoftware-Optionen. Kleinunternehmer, die Inventar führen, mehr Kunden oder Mitarbeiter haben, sparen Zeit und haben genauere Aufzeichnungen, wenn Buchhaltungssoftware verwendet wird.

Die meisten Buchhaltungssoftware ist viel einfacher zu verwenden als es einmal war, und einige kleine Buchhaltungssoftware wurde für die Benutzerfreundlichkeit von einer Person ohne Buchhaltungshintergrund entwickelt.

01 - Welche Accounting Software Features benötigen Sie?

Beschränken Sie die Auswahl der Buchhaltungssoftware, indem Sie eine Liste von Kleinunternehmen erstellen, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Die meisten Kleinbuchhaltungsfunktionen umfassen:

Bestandsverwaltung
Verkaufsverfolgung
Verwalten Sie Kundenkontakte oder arbeiten Sie mit Ihrer aktuellen Kontaktmanagementsoftware
Support für Händlerkonten, um Kreditkartenzahlungen zu akzeptieren
Budgetierung
Schätzungen
Lohn-und Gehaltsabrechnung
Gewerbesteuerberichterstattung

Branchenspezifische Buchhaltungssoftware

Einige Buchhaltungssoftware ist speziell für Branchen wie Bau, Fertigung und Großhandel ausgelegt. Wenn sich Ihr kleines Unternehmen in einer Branche mit bestimmten Buchhaltungsanforderungen befindet, kann es eine Buchhaltungssoftware mit Funktionen geben, die diese Anforderungen erfüllen.

Sprechen Sie mit anderen über Accounting Software

Bevor Sie Buchhaltungssoftware kaufen, sprechen Sie mit mindestens drei anderen Personen, die Buchhaltungssoftware in Unternehmen verwenden, die Ihren ähnlich sind. Besprechen Sie, was sie an ihrer Buchhaltungssoftware mögen und was verbessert werden muss. Sie können feststellen, dass es keine perfekte Buchhaltungssoftware gibt, aber lassen Sie sich nicht entmutigen. Das Ziel ist es, eine Buchhaltungssoftware zu finden, die Ihren Bedürfnissen in kleinen Unternehmen am besten entspricht.

02 - Weitere Überlegungen zur Buchhaltungssoftware

Jetzt, wo Sie Ihre Buchhaltungssoftware eingeschränkt haben, führen Sie diese Liste von Fragen mit Ihnen, während Sie für kleine Buchhaltungssoftware einkaufen.

Wird die Buchhaltungssoftware mit Ihrem Geschäft wachsen?

Finden Sie heraus, ob die Software über Module verfügt, die Sie später bei Bedarf hinzufügen können. Ein Modul, das häufig nach einem Unternehmenswachstum hinzugefügt wird, ist für die Lohnbuchhaltung.

Können Module nicht hinzugefügt werden, wenn die Software problemlos auf eine leistungsfähigere Version derselben Buchhaltungssoftware aktualisiert wird? Oder exportiert die Software in ein Datenformat wie CSV, damit es gelesen werden kann, wenn Sie später zu einem anderen Buchhaltungssoftware-Titel wechseln?

Welche Buchhaltungssoftware unterstützt Ihren Bank-Support?

Die Möglichkeit, Transaktionen von Ihrer Bank herunterzuladen, spart viel Zeit. Finden Sie heraus, mit welcher Buchhaltungssoftware Ihre Bank arbeitet.

Online- oder Desktop-Buchhaltungssoftware?

Online-Buchhaltungssoftware ist eine webbasierte Software, die sicher durch einen Internetbrowser läuft. Online-Buchhaltungssoftware ist besonders praktisch für den Zugriff auf Buchhaltungsdaten und Datensätze von mehreren Computern.

Kann der Zugriff für einige Benutzer eingeschränkt sein?

Wenn mehr als eine Person die Buchhaltungssoftware verwendet, benötigt eine Person möglicherweise vollen Zugriff auf alle Funktionen, während andere möglicherweise nur auf Dateneingabebereiche und nicht auf Berichte zugreifen müssen.

Kommt die Buchhaltungssoftware mit einer kostenlosen Testversion?

Es ist immer am besten, wenn Sie die Software ausprobieren können, bevor Sie sie kaufen. Um zu sehen, wie nützlich die Softwaredokumentation ist, klicken Sie in der kostenlosen Testversion auf Hilfe und suchen Sie nach einem Benutzerhandbuch oder Anleitungen.

03 - Buchhaltungssoftware-Supportoptionen

Denken Sie daran, die Supportkosten in das Budget Ihrer Buchhaltungssoftware einzubeziehen. Einige Buchhaltungssoftware bietet eine gebührenpflichtige Unterstützung per E-Mail oder Telefon ab dem Moment der Nutzung der Software. Es ist jedoch üblich, dass die Kosten für kleine Buchhaltungssoftware für einen festgelegten Zeitraum kostenlos zur Verfügung stehen, so dass Sie Fragen stellen können, wenn Sie die Software zum ersten Mal verwenden, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen. Nach diesem Zeitraum zahlen Sie die Unterstützung jährlich, vierteljährlich oder pro Nutzung.

Die Buchhaltungssoftware kann ein kostenloses Online-Benutzerforum haben, in dem Sie auch Fragen stellen können. Es ist oft eine gute Option für kostenpflichtigen Support, wenn Sie Fragen zur Verwendung eines Features haben.

04 - Zahlen Sie nicht für Funktionen, die Sie nicht verwenden

Ein kleineres, weniger komplexes Unternehmen benötigt weniger Funktionen als ein größeres Unternehmen. Erinnern Sie sich an die Frage in Schritt 3 bezüglich des Upgrades oder des späteren Hinzufügens von Modulen zur Buchhaltungssoftware? Egal wie unwiderstehlich zusätzliche "Pfeifen und Glocken" scheinen, widerstehen Sie der Versuchung, mehr Buchhaltungssoftware zu kaufen, als Sie brauchen.

Im Allgemeinen zahlen Sie mehr für mehr Funktionen in Buchhaltungssoftware und wenn Ihr Geschäft genug wächst, um robustere finanzielle Funktionen zu benötigen, sind die Kosten gerechtfertigt. Für kleinere Unternehmen gibt es mittlerweile genug Buchhaltungssoftware-Optionen, die ein Überkaufen überflüssig machen.

05 - Verwenden Sie einen Buchhalter oder eine Buchhaltungssoftware?

Buchhaltungssoftware ersetzt keinen Buchhalter, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen den gesetzlichen und anerkannten Buchhaltungs- und Steuerpraktiken entspricht. Aber wenn Sie Buchhaltungssoftware verwenden, nehmen Sie jeden Tag Buchhaltung Aufgaben aus den Händen eines Buchhalters, was Geld für ein kleines Unternehmen spart.

Gut jede Buchhaltungssoftware wird die Berichte haben, die Sie Ihrem Buchhalter auf einer monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Basis geben müssen. Entweder können die Berichte gedruckt werden oder sie können sicher elektronisch an einen Buchhalter geliefert werden.

Fragen Sie Ihren Buchhalter, welche Berichte benötigt werden und stellen Sie sicher, dass Sie diese mit der Buchhaltungssoftware erstellen können, die Sie in Erwägung ziehen.