Was zu tun ist, bevor ein Problem auftritt
Was ist Ihr System zur Bearbeitung der Beschwerden?
Um die Bearbeitung von Beschwerden zu erleichtern, sollten Sie über ein System verfügen, dem die Mieter folgen können, wenn sie Sie auf eine Wartungsanfrage hinweisen müssen.
Es gibt zwei grundlegende Möglichkeiten:
- Formale Anfrage: Einige Vermieter bevorzugen es, dass die Mieter Wartungsanträge in einem formellen Prozess einreichen. Dieser Prozess sollte im Rahmen des Leasingvertrags klar definiert werden.
Dieser Prozess beinhaltet normalerweise eine Art schriftliche Anfrage. Die Anfrage enthält normalerweise folgende Informationen:- Name des Mieters
- Adresse
- Gerätenummer
- Telefonnummer
- Datum der Beschwerde
- Art der Beschwerde
- Beschreibung der Beschwerde
- Spezialwünsche
- Ein Online-Formular - Wenn Sie eine Website für Ihre Immobilieninvestitionen haben , sollten Sie in Erwägung ziehen, einen Bereich für Wartungsanfragen hinzuzufügen. Der Mieter müsste einfach auf Ihre Website gehen, das Formular ausfüllen und auf Senden klicken.
oder - Ein Papierformular - Dies wäre eine Hardcopy, die der Mieter entweder scannt und per E-Mail an Sie sendet, faxt, per Hand ausliefert oder in eine Art von Postfach legt, das Sie für solche Anfragen reserviert haben.
Stellen Sie sicher, dass auch Notfallverfahren vorhanden sind, in denen Mieter die Möglichkeit haben, Sie im Falle eines Wartungsbedarfs, der sofortige Aufmerksamkeit erfordert, wie ein Rohrbruch oder ein Mangel an Wärme im Winter, nach den üblichen Geschäftszeiten mit Ihnen, einem Immobilienverwalter oder einem Mechaniker in Verbindung treten zu können .
- Informelle Anfrage: Eine weitere Möglichkeit für Vermieter ist die informelle Anfrage. Bei dieser Art von Anfrage würden Sie, wenn ein Mieter ein Wartungsproblem hat, Sie einfach anrufen oder Ihnen eine E-Mail schicken, abhängig von Ihrer bevorzugten Kommunikationsform, und die Situation erklären. Telefonanfragen würden während der normalen Geschäftszeiten, die Sie festgelegt haben, stattfinden, es sei denn, es handelt sich um einen Notfall. In diesem Fall werden Sie die Notfallverfahren befolgen, die Sie eingerichtet haben.
Wer bearbeitet die Wartungsanfragen?
Sie müssen entscheiden, wer für die Bearbeitung von Instandhaltungsbeschwerden und -anfragen zuständig ist, damit Sie nicht überrascht werden, wenn die Beschwerden eintreffen. Mieter müssen wissen, an wen sie sich wenden sollten, wenn sie ein Problem haben.
- Sie : Sind Sie für die Bearbeitung von Wartungsaufträgen verantwortlich? Sind Sie zufrieden damit, dass Mieter Sie für solche Anfragen kontaktieren? Ist es Ihnen angenehm, für solche Anfragen in die Wohnungen eines Mieters zu gehen? Verfügen Sie über Kenntnisse und Fähigkeiten, um mit Sanitär- und Elektroreparaturen umzugehen, oder müssen Sie einen Spezialisten einstellen?
Wenn Sie sich dazu entscheiden, diese Wartungsanforderungen selbst zu übernehmen, müssen Sie Ihre Fähigkeiten bestätigen. Während Sie vielleicht wissen, wie man einen Türknauf repariert, ein Hauptwasserventil schließt und einen Fußboden kachelt, wissen Sie, wie man ein Rohr lötet oder fest verdrahtete Rauchmelder installiert? Es ist wichtig, dass Sie Ihre Einschränkungen von Anfang an verstehen, damit Sie Reparaturen, die Sie nicht selbst durchführen können, entsprechend planen können. - A Property Manager : Werden Sie einen Hausverwalter beauftragen, sich um Wartungsanfragen zu kümmern? Wenn Sie sich bei der Durchführung von Wartungsanfragen nicht wohl fühlen oder einfach nicht belästigt werden möchten, können Sie dafür eine Hausverwaltung beauftragen. Sie werden entweder ein qualifiziertes Team von Heimwerkern haben oder externe Auftragnehmer beauftragen, diese Anfragen zu erfüllen. Obwohl es eine teurere Option ist, erspart es Ihnen den Aufwand, sich ständig mit Wartungsanfragen zu befassen, und spart Ihnen die Opportunitätskosten, die Sie für produktivere Aufgaben aufbringen können.
- Someone Else : Für den Fall, dass Sie nicht die Fähigkeit, das Wissen oder die Begierde haben, sich mit einem Mieter selbst zu beschwert , und nicht das Geld ausgeben wollen, um eine Immobilienverwaltungsgesellschaft dazu zu beauftragen, können Sie Ihre Immobilie nicht in Unordnung bringen Sie müssen jemanden haben, der sich um diese Probleme kümmert. Mit dieser Option bezahlen Sie kein Monatsgehalt; Vielmehr werden Sie sie bezahlen, um sich um jedes einzelne Problem zu kümmern, sobald es entsteht.
Sie müssen Ihre Nachforschungen anstellen und örtliche Reparatur- und Vertragsfirmen in Ihrer Nähe suchen. Sie wollen suchen nach:
- Ein Heimwerker - Wer kümmert sich um grundlegende Reparaturen?
- Ein Elektriker - Wer kümmert sich um elektrische Probleme.
- Ein Klempner - Wer kann mit Rohren und Entwässerungsfragen umgehen.
- Late Nights und Weekends - Stellen Sie sicher, dass Sie auch die Stunden kennen, in denen diese Personen verfügbar sind. Wenn sie nicht zu ungeraden Zeiten verfügbar sind, müssen Sie sicherstellen, dass Sie jemanden haben, der ist. Sie wollen nicht verzweifelt nach einem Backup-Mechaniker suchen, wenn Sie um 2 Uhr morgens auf Hawaii in den Flitterwochen sind
- Notrufnummern - Halten Sie immer die Nummern der örtlichen Feuerwehr, der Polizeiwache und der Giftnotrufzentrale bereit.