Das Organisieren von Geschäftsbelegen kann Geschäftseigentümern dabei helfen, den Geschäftsfortschritt zu überwachen und sie auf Abschlussberichte vorzubereiten.
Es hilft auch, Einkommensquellen zu identifizieren, Ausgaben zu verfolgen und Artikel für Steuererklärungen vorzubereiten.
Ein besseres System
Im Laufe der Jahre ist es wichtig, ein gutes Ablagesystem für Belege zu entwickeln. Dies kann beispielsweise ein Ablagesystem sein, das die Dateneingabe vereinfacht und es Ihnen ermöglicht, einen bestimmten Beleg abzurufen, wenn Sie nach einem bestimmten Datum oder einer bestimmten Kategorie suchen müssen.
Ein Beispiel für die Organisation von Geschäftsbelegen besteht darin, eine Reihe von Dateiordnern nach Monat und Jahr zu kennzeichnen, wie z. B. "Receipts November 2017". Die zwei aktuellsten Dateiordner können oben auf Ihrem Schreibtisch liegen, so dass es leicht ist, sie in den richtigen monatlichen Ordner zu kopieren, wenn Sie Quittungen für Ihre verschiedenen Runden sammeln.
Wenn Sie dann Ihre monatlichen Dateneinträge vornehmen, können Sie den entsprechenden monatlichen Dateiordner auswählen und die Geschäftsbelege basierend auf ihren Einkommenssteuerklassifizierungen in Stapel sortieren. Sie können beispielsweise alle Software-Quittungen zusammen, alle Belege für Essens- und Bewirtungsausgaben zusammen und alle mit dem Auto verbundenen Ausgabenbelege zusammen büroklammern.
Wenn Sie mit der Eingabe der Daten fertig sind , können Sie den Belegordner des Monats an der entsprechenden Stelle in einer Schublade eines Ihrer Aktenschränke ablegen.
Wenn Sie eine Geschäftsperson mit vielen Spesenbelegen sind, ist es leicht, das oben beschriebene System zusammen mit häufigeren Einträgen anzupassen.
Erstellen Sie Kopien oder digitale Bilder
Wenn Sie heutzutage versuchen, die Umstellung auf ein "papierloses Büro" wie die meisten der modernen Welt zu machen, können Sie Ausgabenbelege scannen und mit anderen digitalen Abrechnungsinformationen speichern.
Einige der neueren Cloud-basierten Buchhaltungssoftware-Anwendungen verfügen über mobile Apps, mit denen Sie einen Handy-Snap einer Spesenabrechnung erstellen und diese im laufenden Betrieb aufzeichnen können.
Für diejenigen, die Geschäfte in Kanada tätigen, sind Papierkopien oder digitale Bilder von Spesenbelegen für die Canada Revenue Agency (CRA) im Allgemeinen akzeptabel, sofern sie deutlich lesbar sind. Ist dies nicht der Fall, kann die Ratingagentur verlangen, dass die Originalpapierdokumente während einer Prüfung oder einer routinemäßigen Anforderung von Unterlagen angezeigt werden. Daher sollten die Originale immer für die vorgeschriebene Zeit aufbewahrt werden, was im Durchschnitt für einen vorgeschlagenen Zeitraum von sechs Jahren ist.
Erleichterte Steuer-Zeit-Belastung
Die Auszahlung dafür, dass Sie sich die Zeit genommen haben, Ihre Spesenbelege zu organisieren, bevor Sie sie eingereicht haben, ist die Einkommenssteuererklärung Ihres Unternehmens. Zum einen haben Sie alle Ihre Quittungen, die als Nachweis für Ihre geschäftliche Einkommensteuerabzüge dienen. Zum anderen, nachdem Sie Ihre Quittungen bereits nach Geschäftsausgabenkategorien sortiert haben, bedeutet dies, dass alle Ihre relevanten Quittungen für jede Kategorie bereit sind, zu tarieren, so dass Sie Ihre Einkommensteuererklärung schnell und einfach ausfüllen können.
Hinweis: Wenn Sie in Kanada ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft betreiben, werden Ihre Geschäftsausgaben in das T2125-Formular eingegeben , das Teil Ihrer Einkommenssteuererklärung T1 ist.
Wenn Sie Ihr Unternehmen als eine Gesellschaft in Kanada betreiben, werden Sie Ihre Geschäftsausgaben auf Ihrer T2 Körperschaftssteuererklärung geltend machen.
Wenn Ihre Einkommensteuer eingereicht wird
Da so viele Einkommensteuererklärungen jetzt online eingereicht werden, ist es nicht mehr üblich oder notwendig, Ihre Ausgabenbelege bei der Einreichung Ihrer Einkommensteuer zu senden. Legen Sie stattdessen alle Ihre relevanten Belege für das Steuerjahr in einem einzigen Ordner mit der Bezeichnung "Steuerbescheinigungen 2017" ab und fügen Sie den Ordner Ihrem digitalen oder physischen Archiv hinzu.
Wenn Sie jemals einen Streit mit der Canada Revenue Agency, IRS haben oder einfach geprüft werden , werden Ihre Quittungen entscheidende Beweise sein.