So verwalten Sie Geschäftskostensätze

Good Business Record Management bedeutet weniger Steuerzeit Stress

Wenn Sie sich die Zeit genommen haben, eine Liste aller Aufgaben zu erstellen, die Sie tun müssen, um Ihr Geschäft zu managen, und sie dann in Bezug darauf bestellen, wie viel Sie gerne tun würden, wo würde die Verwaltung von Spesenaufzeichnungen stattfinden? Zweihundertundsiebzig? Oder noch niedriger?

Aber während die meisten von uns das Business-Records-Management definitiv als Scut-Arbeit betrachten und ihm eine niedrige Priorität geben, erleichtert ein gutes Records Management nicht nur unser Arbeitsleben, sondern kann uns auch in der Steuerzeit Stress ersparen.

Was Sie tun können, um das Record Management zu vereinfachen:

1. Halten Sie Ihre geschäftlichen und persönlichen Ausgaben getrennt

Klingt einfach, oder? Aber das ist der Teil des Records Management, der die meisten Leute stolpert. Wenn Sie beispielsweise einen potenziellen Kunden für eine Runde Golf nehmen, ist das eine persönliche Ausgabe oder eine Geschäftsausgabe? (Die Antwort ist persönlich, weil Greenfees keine abzugsfähigen Geschäftsausgaben sind.) Fahrzeuge, die Sie aus persönlichen und geschäftlichen Gründen nutzen, sind ein weiteres Problem für immer. Sie müssen wissen, was als legitime Geschäftsausgaben gelten und was nicht und sicher sein, dass Ihre Geschäftsunterlagen dies genau widerspiegeln.

2. Erhalten Sie ausreichende Dokumentation für alle Geschäftsausgaben

Viele Geschäftsleute machen den Fehler zu denken, dass "Listen" gut genug für die Verwaltung von Aufzeichnungen sind. Zum Beispiel haben sie eine Liste von Einkäufen auf ihren Kreditkartenabrechnungen und denken, dass das gut genug ist, um diese Einkäufe als Geschäftsausgaben zu beanspruchen.

Leider ist die CRA (Canada Revenue Agency) anspruchsvoller. Sie akzeptieren Kreditkartenabrechnungen oder stornierte Schecks nicht als ausreichende Dokumentation für Ausgaben, wenn eine Rechnung oder eine Quittung normalerweise ausgestellt würde. Die IRS ist nachsichtiger und in Ermangelung einer Quittung akzeptiert Kreditkartenabrechnungen und stornierte Schecks in der Regel als Nachweis von Spesenabrechnungen.

In Bezug auf die Buchführung gibt es zwei Punkte zu beachten:

a) Erhalten Sie immer eine Quittung . Gewöhnen Sie sich bei jedem Einkauf nach einer Quittung - egal wie klein. Geringe Kosten summieren sich ebenfalls und Sie benötigen die Dokumentation für Ihre Geschäftsunterlagen.

b) Beschriften Sie ggf. Ihre Belege . Es gibt immer noch Unternehmen, die Quittungen aushändigen, die nichts enthalten, außer dem Datum, an dem das Produkt gekauft wurde und wie viel es kostet - was nicht sehr hilfreich ist, wenn Sie auf eine Quittung starren, die versucht herauszufinden, was Artikel in Frage war und welche Geschäftskostenkategorie es passt.

Wenn Sie eine Quittung erhalten , schauen Sie sie an und schreiben Sie die fehlenden / relevanten Informationen darauf, z. B. wofür die Quittung und die Spesenkategorie stehen.

3. Erhalten Sie ein separates Bankkonto für Ihr Unternehmen

Während die Gebühren für Geschäftsbankkonten im Vergleich zu Privatkonten notorisch hoch sind, ist ein Geschäftsbankkonto für ein gutes Geschäftsbuchmanagement absolut notwendig. Ein Geschäftsbankkonto hilft Ihnen, Ihre geschäftlichen und privaten Ausgaben getrennt zu halten. Sie werden alle Ihre Geschäftseinnahmen auf das Geschäftskonto einzahlen und alle geschäftsbezogenen Ausgaben oder Zahlungen nur vom Geschäftskonto abziehen.

Welche Art von Geschäftsbankkonto sollten Sie bekommen? Ein Scheckkonto - vorzugsweise eines, das monatliche Kontoauszüge liefert und Ihnen Ihre stornierten Schecks zurückschickt.

Geschäftschecks helfen Ihnen dabei, Ihre Datensatzverwaltung zu vereinfachen, da Sie den Verwendungszweck der Ausgabe mithilfe des Notizzettels am Anfang jedes Schecks dokumentieren können.

4. Haben und verwenden Sie eine separate Kreditkarte für Geschäftsausgaben

Wenn Sie Ihre persönlichen Kreditkarten für geschäftliche Zwecke verwenden, werden Sie schnell in einen Rekordverwaltungsmüll fallen. Eine Geschäftskreditkarte vereinfacht Ihr Geschäftsdatensatz-Management erheblich, indem Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen Ausgaben getrennt halten. (Es hilft auch, Ihr Geschäft professioneller aussehen zu lassen.)

5. Behalten Sie ein Meilenprotokoll Ihrer Geschäftsreise bei

Wenn Sie eines Ihrer Fahrzeuge für geschäftliche Zwecke verwenden , wird ein Kilometerprotokoll eine große Hilfe bei der Datensatzverwaltung sein.

Notieren Sie sich den Kilometerstand (oder Kilometer) auf dem Kilometerzähler zu Beginn des Jahres und geben Sie den Kilometerstand nach Datum ein, wenn Sie das Fahrzeug für einen Geschäftszweck nutzen. Indem Sie Ihren Kilometerzähler im Handschuhfach Ihres Fahrzeugs aufbewahren, wird dies leicht gemacht. Wenn Sie mehr als ein Fahrzeug haben, das Sie für geschäftliche Zwecke verwenden, führen Sie jeweils eine Meilenerfassung durch.

6. Halten Sie alle Ihre Geschäftsaufzeichnungen für ein bestimmtes Steuerjahr zusammen

Wenn Ihre Geschäftsunterlagen überall verstreut liegen, ist das ein echter Zeitfresser, wenn es um die Buchhaltung oder die Vorbereitung Ihrer Steuern geht , und wenn Sie Ihr Geschäftsdatensatz-Managementsystem nach Geschäftsjahren organisieren, wird es viel einfacher sein, die benötigten Geschäftsunterlagen zu finden Sie.

7. Halten Sie Ihre Geschäftsunterlagen für den richtigen Zeitraum

Aus irgendeinem Grund scheint es eine Menge Verwirrung darüber zu geben, wie lange Sie Ihre Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen . Für Steuerzwecke: "Wenn Sie Ihre Rückkehr rechtzeitig einreichen, bewahren Sie Ihre Aufzeichnungen mindestens sechs Jahre nach dem Ende des Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen." Dieser Zeitraum von sechs Jahren beginnt mit der letzten Verwendung der Geschäftsdatensätze und nicht ab dem Zeitpunkt der Transaktion.

Für US-Steuererklärungen "führen Sie Aufzeichnungen für 3 Jahre ab dem Datum, an dem Sie Ihre ursprüngliche Steuererklärung eingereicht haben, oder 2 Jahre nach dem Datum der Steuerzahlung, je nachdem, was später eintritt, wenn Sie einen Kredit- oder Rückerstattungsantrag stellen für 7 Jahre, wenn Sie einen Anspruch auf Verlust aus wertlosen Wertpapieren oder Forderungsabzug geltend machen ".

8. Accounting-Software macht es einfach

Mit ihrer Benutzerfreundlichkeit, der Verfügbarkeit von mobilen Geräten und ihren geringen Kosten können die heutigen Cloud- basierten Buchhaltungssoftwarepakete für kleine Unternehmen das Records Management erheblich vereinfachen . Für etwa 10 US-Dollar / Monat bieten Software-Anbieter wie FreshBooks und Zoho einfache Startpakete, die für Freiberufler und Einzelunternehmen geeignet sind, einschließlich Rechnungsstellung , Kostenverfolgung und einfacher Berichterstattung. Stellen Sie sich vor, Sie könnten zum Beispiel eine Rechnung direkt von Ihrem Smartphone aus senden, ein Bild von einem Mittagsbeleg mit einem Kunden machen und als Ausgabe aufzeichnen oder die abrechenbare Zeit mit einem eingebauten Timer verfolgen.

Diese acht Dinge, die Sie tun können, um Ihre Plattenverwaltung leicht zu machen, sind nicht schwierig. Wie bei vielen Verwaltungsangelegenheiten, die mit der Führung eines Unternehmens verbunden sind, müssen sie nur gute Gewohnheiten und Beharrlichkeit etablieren. Aber wenn Sie diese Regeln jetzt anwenden und durchgehen, sehen Sie einen großen Unterschied zur nächsten Steuerzeit und Ihre Buchhaltung wird das ganze Jahr über einfacher.