So bereiten Sie einen Business Continuity-Plan für Ihr kleines Unternehmen vor
Ein Plan, der im Falle unvorhergesehener Ereignisse vor Betriebsunterbrechungen schützt. Oder, wenn Sie möchten, "... die Verfahren, die eingesetzt werden, um eine rechtzeitige und geordnete Wiederaufnahme des Geschäftszyklus einer Organisation zu gewährleisten, indem Pläne mit minimaler oder ohne Unterbrechung von zeitkritischen Geschäfts- oder Dienstleistungsoperationen ausgeführt werden können" ( Facility Management Journal).
Die Ziele der Business Continuity-Planung umfassen:
- Gewährleistung der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter
- Minimierung von Unterbrechungen der Fähigkeit des Unternehmens, seine Produkte und / oder Dienstleistungen bereitzustellen
- Minimierung finanzieller Verluste
- Nach einer Katastrophe können kritische Operationen innerhalb einer bestimmten Zeit wieder aufgenommen werden
Ein gut durchdachter Business-Continuity-Plan kann den Unterschied zwischen dem Überleben und dem Scheitern Ihres Unternehmens bedeuten, wenn eine Katastrophe eintritt. Ein Brand, eine Überschwemmung, ein Festplattenausfall oder Datendiebstahl - alle oder alle davon könnten Ihr Geschäft außer Betrieb setzen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, einen Notfallplan zusammenzustellen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen den Betrieb in kürzester Zeit wieder aufnehmen kann.
So erstellen Sie einen Business Contingency-Plan:
1) Bestimmen Sie, welche Hauptrisiken für Ihr kleines Unternehmen bestehen.
Ist es Datendiebstahl? Überschwemmung? Erdbeben? Herauszufinden, welche Arten von Katastrophen am wahrscheinlichsten sind, wird Ihnen helfen, Ihren Kontinuitätsplan zu fokussieren und keine Zeit und Geld zu verschwenden, um sich auf etwas vorzubereiten, was sehr unwahrscheinlich ist.
Es hat keinen Sinn zu planen, wie Sie sich von einem Erdbeben erholen können, wenn Ihr Unternehmen sich zum Beispiel nicht in einer Erdbebenzone befindet. Aber vergessen Sie nicht die wachsenden Risiken, die von kleinen Unternehmen oft übersehen werden, wie Cyber-Angriffe, Hacker-Aktivitäten und Sabotage.
2) Entscheiden Sie, was für Ihr kleines Unternehmen unbedingt erforderlich ist, um wieder in Betrieb zu gehen, wenn ein Geschäftsunglück Sie zum Schweigen bringt und Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass diese wesentlichen Ressourcen schnell verfügbar sind.
Zu diesen wesentlichen Punkten gehören Personal, Daten, Ausrüstung, finanzielle Zuweisungen und Schutz der Infrastruktur.
Welche Personen sind der Schlüssel zu Ihrem Betrieb? Welche Ausrüstung benötigen Sie, um weiterhin Ihre kritischen Produkte und / oder Dienstleistungen zu produzieren und zu liefern? Vielleicht kann eine Vereinbarung mit einem anderen Unternehmen getroffen werden, das über die Ausrüstung verfügt, die Sie benötigen. Welche Vorräte sind notwendig? Finden Sie im Voraus heraus, wer die alternativen Lieferanten oder Verlader sein würden, wenn Ihre derzeitige Vereinbarung möglicherweise nicht funktioniert. Wie lange könnte Ihr Unternehmen funktionieren, wenn sein Einkommensstrom abgeschaltet wurde? Wo würdest du das Geld bekommen, um es in Gang zu halten?
2) Bereiten Sie im Falle einer physischen Katastrophe einen Evakuierungsplan vor.
Gehen Sie mit Personal darüber und veröffentlichen Sie es auffällig in Ihren Geschäftsräumen. Wie werden die Mitarbeiter wissen, dass sie evakuieren müssen? Was sollten sie tun, wenn sie von einer Evakuierung benachrichtigt werden? Welche Routen sind außerhalb der Gebäude verfügbar? Wo sollen sich Menschen außerhalb des / der Gebäude treffen? Wer ist dafür verantwortlich zu überprüfen, ob alle sicher unterwegs sind?
3) Erstellen Sie ein Kommunikations-Fan-Out-System.
Wenn in Ihrem Unternehmen etwas passiert ist, wer wäre dafür verantwortlich, jede Person, die dort arbeitet, zu benachrichtigen? Stellen Sie sicher, dass die Telefon- und E-Mail-Kontaktlisten auf dem neuesten Stand sind und dass die Personen, die für die Kontaktaufnahme mit anderen verantwortlich sind, Listen ausgedruckt haben, da alle Technologien früher oder später und in der ungünstigsten Zeit ausfallen.
Entscheiden Sie auch, wer für die Kommunikation mit der Öffentlichkeit verantwortlich ist und wie (Aktualisierung der Business-Website , Veröffentlichung in sozialen Medien , Pressemitteilungen, Schilder in den Fenstern, Radioansagen usw.)
4) Stellen Sie sicher, dass Ihre Vor-Ort-Notfall-Kits vollständig und aktuell sind.
Diese Checkliste für Erste-Hilfe-Maßnahmen am Arbeitsplatz von St. John Ambulance zeigt genau, welche Erste-Hilfe-Kästen für Unternehmen in verschiedenen Größen basierend auf der Anzahl der Mitarbeiter enthalten sein müssen. Abhängig davon, welche Arten von Katastrophen in Ihrer Region auftreten können, möchten Sie möglicherweise weitere Verbrauchsmaterialien hinzufügen. Zum Beispiel ist eine Gallone Wasser pro Person pro Tag eine der empfohlenen Lieferungen auf dieser Liste von Notfallbedarf für den Einzelhandel.
5) Machen Sie jetzt Schritte, um Ihre Geschäftsdaten zu schützen.
Ihre Geschäftsdaten sind Ihr wertvollstes Gut. Wenn es gestohlen oder zerstört würde, wäre Ihr Unternehmen in der Lage, schnell wieder zum Laufen zu kommen oder überhaupt weiterzumachen?
In 3 Schritten zum erfolgreichen Daten-Backup erfahren Sie, wie Sie sicher sein können, dass Ihre Geschäftsdaten geschützt sind und schnell wieder verfügbar sind. Datenschutz ist einer der vielen Vorteile, wenn Sie Ihr Unternehmen auf Cloud Computing umstellen .
6) Stellen Sie sicher, dass Ihr Geschäft ausreichend versichert ist.
Feuerversicherung ist die Art, die in den Sinn kommt, aber Feuer ist sicherlich nicht die einzige mögliche Katastrophe, die Ihr kleines Unternehmen erfahren könnte. Berücksichtigen Sie neben anderen offensichtlichen physischen Katastrophen wie Überschwemmungen oder Windschäden den Schaden, der beispielsweise durch Diebstahl entstehen könnte. Und dann gibt es den potenziellen Haftungsfaktor, wenn Ihr kleines Unternehmen in Aktivitäten involviert ist, die Sie für Rechtsstreitigkeiten anfällig machen könnten.
Die Wahl der richtigen Versicherung zur Deckung Ihrer Risiken und eine gute, aktuelle Versicherungsdeckung tragen dazu bei, dass Ihr kleines Unternehmen im Falle einer Katastrophe wieder in Gang kommt.
8) Lerne deine Nachbarn kennen.
Wenn Sie die Kommunikationswege mit den Geschäftsinhabern um Sie herum öffnen, kann dies Ihre Business Continuity-Planung wirklich unterstützen. Lassen Sie sie wissen, was Sie zu tun hoffen und sehen Sie, ob Sie sie einbeziehen können. Sie können möglicherweise die Kosten für einige Ausgaben im Zusammenhang mit der Kontinuitätsplanung aufteilen oder Vorkehrungen treffen, um sich im Katastrophenfall gegenseitig zu helfen. Koordinierte Notfallpläne sind besonders wichtig für Unternehmen, die angrenzende Bereiche teilen, z. B. in Einkaufszentren oder entlang von Straßen.
9) Überprüfen Sie lokale Programme und Ressourcen.
In Ihrer Stadt, Ihrer Stadt oder Ihrem Business In Action Committee können Notfallpläne / Notfallpläne vorhanden sein oder Ressourcen bereitgestellt werden, die es Ihnen erleichtern, Ihren eigenen Plan zusammenzustellen. Zum Beispiel bietet die Stadt Ottawa auf ihrer Website Informationen über Notfallvorsorge für Ottawa-Unternehmen und bietet Workshops zu diesem Thema an. Sehen Sie, was in Ihrer Stadt verfügbar ist, bevor Sie Ihren eigenen geschäftlichen Katastrophenplan schreiben.
10) Setze alles zusammen.
Während Sie Ihren Kontinuitätsplan bearbeiten, legen Sie alle Teile in gedruckter Form zusammen. (Digitale Kopien sind nett, aber nicht sehr nützlich, wenn der Strom ausfällt und / oder digitale Geräte nicht verwendet werden können.) Ein Ordner mit drei Ringen funktioniert gut. Fügen Sie den Evakuierungsplan Ihres Unternehmens, den Kommunikationsplan, Informationen zu Notfallkits und Versicherungspolicen, Datenschutzmaßnahmen und wichtige Informationen zum Betrieb sowie Einzelheiten zu allen Vereinbarungen hinzu, die Sie getroffen haben, um die Einrichtung aufrechtzuerhalten oder wieder in Betrieb zu nehmen.
11) Halten Sie Ihren Business Contingency Plan griffbereit.
Zu guter Letzt möchten Sie sicherstellen, dass Sie Ihren Notfallplan an einem leicht zugänglichen Ort halten und sicherstellen, dass jeder, der wissen muss, wo er sich befindet, seinen Standort kennt. Sie sollten auch eine Person und eine Sekunde zuweisen, um den Business Contingency Plan auf dem Weg nach draußen zu ergreifen, wenn der Geschäftsausfall das Verlassen des Geländes erfordert.
12) Verwenden Sie Ihre Business-Website und Social Media
Ihre Business-Website und Social-Media- Plattformen wie Facebook , LinkedIn und Twitter sind hervorragende Möglichkeiten, im Notfall mit Kunden und Geschäftspartnern zu kommunizieren. Lassen Sie Ihre Kunden sich nicht fragen, ob Sie im Katastrophenfall offen sind oder nicht - ein kurzer Post auf Facebook kann sie auf dem neuesten Stand halten.
Business Continuity Planung zahlt sich aus
Es ist einfach, die Business Continuity-Planung zu verschieben. Es gibt immer unmittelbare "Krisen", die unsere Aufmerksamkeit erfordern. Aber wie wichtig sind sie wirklich im Vergleich zu einem Ereignis, das Ihr Unternehmen stunden-, tage- oder wochenlang zum Erliegen bringt? Sich die Zeit zu nehmen, einen Business Continuity Plan zu erstellen, wird sich im Falle eines Desasters enorm auszahlen.