Was ist eine Befreiung von der Zurückhaltung?
Quellensteuer ist eine allgemeine Bezeichnung für die Beträge, die aus der Lohnzahlung für Bundes- und Landeseinkommensteuern und für FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) entnommen werden.
Bei einigen Arbeitnehmern ist es unter Umständen nicht erforderlich, dass die Bundeseinkommenssteuern von ihrem Lohn abgezogen werden, wenn ihr Einkommen unter einem bestimmten Niveau liegt. Der IRS ermöglicht Mitarbeitern, in einem bestimmten Jahr eine Befreiung von der Quellensteuer zu beantragen, wenn beide dieser Situationen zutreffen:
- Im Vorjahr hatten sie Anspruch auf Erstattung aller einbehaltenen Bundeseinkünfte, da sie steuerfrei waren, und
- Für das laufende Jahr erwarten sie eine Rückerstattung aller einbehaltenen Bundessteuer, weil sie keine Steuerschuld erwarten.
Einige Arten von Arbeitnehmern können befreit werden: Studenten, Teilzeitbeschäftigte, Personen über 65 und blinde Arbeitnehmer.
Wie Sie sehen, ist eine Quellensteuerbefreiung nur für ein Jahr gültig. Es muss jedes Jahr beansprucht werden und muss bis zum 15. Februar beansprucht werden. Nach dem 15. Februar können Sie keinen Anspruch auf die Einbehaltung der Steuerbefreiung akzeptieren. Der Arbeitnehmer müsste auf das folgende Jahr warten, um die Befreiung geltend zu machen.
Wie weiß ich, wenn ein Mitarbeiter von der Zurückhaltung ausgenommen ist?
In dieser Situation sollten Sie sich vor allem daran erinnern, dass Sie die Quellensteuer nur aufgrund der Dokumentation, die Ihnen der Mitarbeiter erteilt, ändern können.
Bis der Arbeitnehmer Ihnen die korrekten Formulare oder Formulare zur Verfügung stellt, müssen Sie weiterhin Bundes-, Landes- und lokale Einkommenssteuern einbehalten, die auf den neuesten vom Arbeitnehmer ausgefüllten Formularen basieren. Sie können das Wort des Arbeitnehmers nicht über den Freistellungsantrag erheben.
Um die Befreiung von der Quellensteuer geltend zu machen, muss der Arbeitnehmer bis zum 15. Februar jeden Jahres ein neues W-4-Formular ausfüllen, um die Zurückbehaltung zu ändern.
Das W-4-Formular enthält Informationen über den Familienstand des Arbeitnehmers und die Anzahl der geltend gemachten Berechtigungen, um die Quellensteuer zu berechnen.
Wenn der Mitarbeiter eine Ausnahme beansprucht, sollte das W-4-Formular folgendermaßen aussehen:
- Zeile 5 - Gesamtzahl der Berechtigungen - ist leer
- Zeile 6 - Zusätzlicher zurückzuhaltender Betrag - wird leer sein
- Zeile 7 - Der Antrag auf Befreiung - wird das Wort "Befreit" anzeigen.
Was muss ich über Ansprüche auf Befreiung von der Quellensteuer wissen?
Ein Anspruch auf Befreiung von der Quellensteuer befreit den Arbeitnehmer nicht von der Zahlung seines Anteils an FICA-Steuern, einschließlich der zusätzlichen Medicare-Steuer . Alle FICA-Steuern müssen sowohl von Ihnen als Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer bezahlt werden. Der Mitarbeiter, der die Sozialversicherung einbehält, bleibt bei der Sozialversicherung stehen , aber Ihr Beitrag zur Sozialversicherung als Arbeitgeber wird für alle Zahlungen fortgeführt.
Der Anspruch auf Steuerbefreiung für Bundeseinkommenssteuern hat nichts mit der staatlichen Einkommensteuer und der Quellensteuer des Arbeitnehmers zu tun. Der Arbeitnehmer muss sich bei staatlichen und lokalen Steuerbehörden erkundigen, wie diese Steuerbefreiung in diesen Ländern funktioniert. Wie oben erwähnt, müssen Sie diese Steuern einbehalten, bis der Arbeitnehmer Ihnen die unterschriebenen Dokumente für den Antrag auf Befreiung von staatlichen oder lokalen Steuern aushändigt.
Wenn der Arbeitnehmer die Steuerbefreiung beanspruchen möchte, sie aber bereits während des Jahres von seinem Lohn abgezogen haben, können Sie ihm dieses Geld nicht zurückerstatten. Zum Zeitpunkt der Besteuerung informieren Sie den Arbeitnehmer über die Einbehaltung auf dem W -2-Formular für das Jahr. Der Arbeitnehmer kann dann die Einbehaltung verlangen. Zum Beispiel kommt Carlton im Februar zu Ihnen und sagt, dass er für dieses Jahr eine Steuerbefreiung beantragen möchte. Er vervollständigt ein neues W-4 Formular, aber Sie haben bereits 276 $ von seinem Gehalt im Januar zurückgehalten. Er muss warten, um seine Steuererklärung einzureichen und die $ 276 zu fordern.
Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Student, Teilzeitbeschäftigter oder Saisonarbeiter von der Zurückhaltung befreit sein wird. Alle Mitarbeiter müssen ein W-4-Formular bei der Ausleihe ausfüllen, und dieses Formular muss der Mitarbeiter verwenden, um eine Ausnahmegenehmigung zu erhalten.
Kann ich Mitarbeitern helfen herauszufinden, wenn sie von der Zurückhaltung befreit sind?
Ihr Anwalt wird Ihnen sagen, dass Sie den Mitarbeitern nicht helfen sollen, Formulare auszufüllen.
Aber wenn ein Mitarbeiter Sie fragt, können Sie ihm Informationen geben, die ihm helfen, die Entscheidung selbst zu treffen. Die IRS-Publikation 505 enthält ein Flussdiagramm, das dem Mitarbeiter helfen könnte, die Befreiung von der Quellensteuer zu beantragen.
Was ist, wenn der Anspruch eines Arbeitnehmers auf eine Befreiung falsch oder falsch ist?
Wenn Sie glauben, dass die W-4-Quellensteuerbefreiung eines Mitarbeiters nicht korrekt ist, können Sie diese nicht ändern, aber Sie können dem Mitarbeiter mitteilen, dass die Steuerbefreiung vom IRS in Frage gestellt werden kann. Unabhängig davon, was der Arbeitnehmer behauptet, müssen Sie nur das unterschriebene W-4-Formular verwenden, um vom Gehalt des Mitarbeiters zurückzuhalten.
Sie müssen keine W-4-Formulare an den IRS einreichen, aber sie können den Auszahlungsanspruch eines Mitarbeiters überprüfen und Sie bitten, das W-4-Formular eines Mitarbeiters einzureichen. In einigen Fällen, wenn das IRS der Ansicht ist, dass die Ausnahmeregelung nicht gültig ist, könnten sie einen "Lock-in-Brief" an Ihr Unternehmen senden, zusammen mit einer Kopie für den Mitarbeiter. Ein Lock-in-Brief sperrt die Einbehaltung des Mitarbeiters basierend auf der IRS-Überprüfung.
In diesem Schreiben wird die Höchstzahl der für den Arbeitnehmer zulässigen Quellenabzüge festgelegt. Sobald Sie diesen Lock-In-Brief erhalten haben, müssen Sie diese Informationen verwenden, um Bundeseinkommenssteuern vom Gehalt des Mitarbeiters einzubehalten, und zwar mit dem vom IRS festgelegten Datum. Sie können den Quellensteuerbetrag erst ändern, wenn Sie die Genehmigung vom IRS erhalten haben. Sie können keine neue W-4 vom Mitarbeiter akzeptieren, um den Quellensteuerbetrag zu ändern.
Wenn Sie die Einbehaltung des Arbeitnehmers aufgrund der Einbehaltung in dem Einlieferungsschreiben nicht ändern, haftet Ihr Unternehmen für die Zahlung des zusätzlichen Steuerbetrags, der hätte einbehalten werden müssen. (Weitere Informationen finden Sie im Artikel zur Einhaltung der Compliance durch IRS.)