Wann muss ich Mitarbeiter für die Reisezeit bezahlen?

Reisezeit vs. Pendelzeit

Was sind Mitarbeiterreisen?

Im Allgemeinen sollte die Zeit, die von Mitarbeitern für berufsbezogene Aktivitäten verbracht wird, bezahlt werden. Reisen, die für die Pflichten des Mitarbeiters und die Zeit, die er mit dem Pendeln verbringt (zwischen Haus und Arbeit), sind nicht bezahlt. Reisezeit kann sowohl lokale Reisen als auch Reisen von zu Hause aus umfassen.

Reisezeit vs. Pendelzeit

Das Pendeln geht hin und her zur Arbeit. Jeder (zumindest jeder, der nicht zu Hause arbeitet) pendelt zu einem Job.

Pendelzeit ist persönliche Zeit, keine Geschäftszeit. Die IRS erlaubt es Unternehmen nicht, die Pendelzeit als Betriebsausgaben abzuziehen, und die Mitarbeiter sollten für die Pendelzeit nicht bezahlt werden.

Das Department of Labor (DOL) diskutiert Mitarbeiter, die von Arbeitgebern zur Verfügung gestellte Fahrzeuge fahren. Die DOL betrachtet die von einem Arbeitnehmer in einem vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Fahrzeug verbrachte Zeit in der Fahrt von der Arbeit zur Arbeit oder von Tätigkeiten, die von einem Angestellten bei der Benutzung des Fahrzeugs zum Pendeln durchgeführt werden, im Allgemeinen nicht als "geleistete Stunden" und Daher muss nicht bezahlt werden.

Hier ist eine mögliche Faustregel: Wenn Sie eine Reise genehmigen, egal wie der Mitarbeiter reist (Auto, Bahn, Bus, etc.) sollte die Reisezeit bezahlt werden.

Reisekosten für stündliche Mitarbeiter

Zahlungen an Mitarbeiter für die lokale Reisezeit gelten nur für nicht steuerbefreite (stündliche) Mitarbeiter, nicht für die Befreiung von (Fach- oder leitenden) Mitarbeitern. Steuerbefreite Mitarbeiter werden für ihr Fachwissen von der Stelle bezahlt, nicht stundenweise.

Reise Beispiele: Bezahlt oder nicht bezahlt?

Zahlende Angestellte für die Zeit, die weg von zu Hause verbracht wird

Mitarbeiter, die aus geschäftlichen Gründen an einen anderen Ort reisen, sind ein anderer Fall. Im Allgemeinen müssen Sie Mitarbeiter für die Zeit bezahlen, die Sie unter Kontrolle haben, und die Zeit, die Sie nicht ausgeben können, wie sie es wünschen. Wenn also ein Mitarbeiter von Cleveland nach Pittsburgh reist, um ein zweitägiges Seminar auf Anweisung des Unternehmens abzuhalten, sollte ein Teil der Arbeitszeit des Mitarbeiters entschädigt werden.

Bei bezahlten Angestellten ist die Bezahlung der Reisezeit kein Problem, da die Angestellten für die Stelle bezahlt werden und nicht für die geleisteten Stunden. Die Bezahlung von Geschäftsreisezeiten kann jedoch ein Problem darstellen, wenn es sich um einen Stundenarbeiter handelt.

Die Bezahlung von Reisezeiten für einen Tag oder für Übernachtungen ist kompliziert.

Wenden Sie sich an das nächstgelegene Bezirksamt des US-Arbeitsministeriums, um Informationen zu bestimmten Reisezeiten zu erhalten, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken. Sie können sich auch an einen Anwalt für Arbeitsrecht wenden, um diese Probleme zu besprechen.

Reisekosten bezahlen

Neben der Bezahlung von Mitarbeitern für die Reisezeit sollten Sie ihre Reisekosten übernehmen . Das Arbeitsministerium verlangt keine Erstattung von Reisekosten, aber es ist sinnvoll, Mitarbeiter zu bezahlen, wenn Sie diese benötigen. Reisekosten sind für Ihr Unternehmen abzugsfähig , und Mitarbeiter können nicht erstattete Reisekosten abziehen. Wenn Mitarbeiter geschäftliche und private Reisen miteinander kombinieren, müssen Sie den geschäftsbezogenen Teil aussortieren und nur diese Ausgaben bezahlen.

Staatliche Vorschriften für die Bezahlung von Dienstreisen

Erkundigen Sie sich bei Ihrer staatlichen Arbeitsbehörde , ob es Regeln gibt, die die Bundesvorschriften ersetzen könnten.