Das Bürgermeisteramt für besondere Veranstaltungen in Chicago und die Illinois Restaurant Association arbeiten zusammen, um dieses jährliche Lebensmittelfestival zu planen und durchzuführen.
Planung eines Community Food Festivals
Ob ein großes Food-Festival wie der Taste of Chicago oder eine kleinere Version desselben, planen Community-Festivals ist eine wichtige Verantwortung für lokale Regierung und kommunale Veranstaltungsplaner. The Taste of Chicago dient als großartige Fallstudie für jede Gemeinde, die ein ähnliches Programm in Erwägung zieht. Zu den wichtigsten Funktionsbereichen eines jeden Gemeinschaftsessens gehören:
- Operationen
- Lebensmittelverkäufer
- Programmierung
- Sponsoring
- Marketing / Öffentlichkeitsarbeit
- Buchhaltung / Vertragsmanagement
Wir werden tiefer in die einzelnen Bereiche einsteigen, aber zunächst einmal ein Gefühl für die Zeitlinie und das allgemeine Management eines solchen Ereignisses unter Verwendung der tatsächlichen Planung des Taste of Chicago.
Community Food Festival Planung Zeitleiste
Für alle, die sich zum ersten Mal an diese Art von Veranstaltung wenden oder eine Erweiterung zu einem bestehenden Festival in Betracht ziehen, ist es wichtig, dass Sie mindestens ein Jahr vor Ihrer Veranstaltung mit der Planung beginnen.
Für ein konkretes Beispiel folgt das Office of Special Events des Bürgermeisters dem folgenden groben Zeitplan für die Taste of Chicago jedes Jahr:
- 12 Monate : Identifizieren Sie Ort, Datum und grobe Skizze der Festivalkarte. Beziehen Sie relevante Städteagenturen auf Schritt und Tritt mit ein
- 9 Monate : Festivalkarte aktualisieren und RFPs für das Funktionsgebiet starten
- 6 Monate : Bestätigen Sie Anbieter, Sponsoren, Programmierung und Lieferanten
- 4 Monate : Beenden Sie die Unterhaltung und bestätigen Sie den Funktionsbereich
- 3 Monate : Produzieren Sie Festival-Marketing-Materialien
- 1 Woche : Verwalten Sie den Ladevorgang von Vorgängen
- 1 Tag : Verwalten Sie das Laden des Anbieters
- Ereignisabschluss : Verwalten Sie den Ladevorgang von Vorgängen
- 1 Woche danach : Halten Sie die Abschlussbesprechung ab und geben Sie Empfehlungen ab
Allgemeines Gemeinschaftsfestmanagement
Als Regierungsbehörde ist das Office of Special Events des Bürgermeisters zuständig für den Taste of Chicago und eine lange Liste anderer Veranstaltungen entlang der Seepromenade von Chicago, Nachbarschaftsfestivals und anderen Gebieten. The Taste ist einzigartig in Chicago, weil es eine kostenlose Veranstaltung ist, aber Einnahmen aus dem Geschmack zahlt für die meisten anderen Veranstaltungen, die vom Büro verwaltet werden.
Mit Erfahrung im Bereich Food-Festival-Management, die bis ins Jahr 1980 zurückreicht, sind die meisten Funktionsteams im Büro für besondere Veranstaltungen des Bürgermeisters und der Illinois Restaurant Association in ihren Bereichen sehr erfahren. Dies ermöglicht dem Geschäftsführer von Taste of Chicago, sich auf die Planungs- und Ausführungsbemühungen aller Beteiligten zu konzentrieren und die Veranstaltung auf Kurs zu halten.
Zusätzlich zu den Mitgliedern des Büros arbeitet der Geschäftsführer mit mindestens 20 verschiedenen städtischen Ämtern und Agenturen zusammen, einschließlich (aber nicht beschränkt auf) die folgenden:
- Polizeirevier
- Feuerwehr
- Gesundheitsamt
- Straßen und sanitäre Einrichtungen
- Parkviertel
- Büro für Notfallmanagementkommunikation
Ein weiterer wichtiger Bereich des Bürgermeisteramtes für besondere Veranstaltungen ist das Rechnungswesen / Vertragsmanagement. Da es sich um eine Regierungsveranstaltung handelt, handelt es sich um einen sehr strukturierten Beschaffungsprozess, und alle Vereinbarungen müssen den Leitlinien der Stadt entsprechen.
Mit einem Zeitplan für die Planung der Veranstaltung und einem abgesicherten allgemeinen Veranstaltungsmanagement können wir uns nun jeden der primären Funktionsbereiche der Veranstaltung ansehen.
Nachdem wir uns mit der Geschichte der Taste of Chicago-Veranstaltung vertraut gemacht haben und deren Planung und Durchführung als Fallstudie genutzt haben, sind wir bereit, ein wenig tiefer in jeden der Hauptfunktionsbereiche der Veranstaltung einzutauchen.
Operationen
Der Operationsbereich ist für die Vorbereitung der Site, die Bühne und Produktion, Event-Unterstützung, Sicherheit und mehr zuständig.
Operationen erfordern viele Meetings vor dem Event und das Operationsteam ist eng mit dem Layout der Event Map verbunden.
Es macht einen großen Unterschied, alle städtischen Agenturen frühzeitig in den Prozess einzubeziehen, so der Betriebsleiter des Taste of Chicago. Das Operations-Team verwaltet Prozesse für Folgendes:
- Pre-Event-Laden (Setup)
- Operationen während der Veranstaltung
- Post-Event Load-Out (Abbruch)
Diese Prozesse umfassen Straßensperrungen, Bauzelte, Gabelstaplerfahrer, Schreiner, Elektriker, Wartungsgeräte und -personal, Sicherheit, Logistik für Lieferwagen, Managementanhänger und mehr. Überlegen Sie, was Ihr Einsatzteam selbst erledigen wird und was es für Ihre Veranstaltung auszeichnet. Mit welchen anderen Agenturen wird Ihr Team arbeiten müssen? Kontaktiere sie so schnell wie möglich.
Restaurants / Verkäufer
Angesichts der Komplexität und Größe von Essensfestivals wie dem Taste of Chicago übernimmt die Illinois Restaurant Association die Führung der Lebensmittelhändler, die an der jährlichen Veranstaltung teilnehmen. Für den 2015 Taste of Chicago, die Veranstaltung in Partnerschaft mit mehr als 60 Lebensmittelverkäufer, darunter 19+ neue Restaurants, die viele von Chicagos verschiedenen Vierteln vertreten. Natürlich werden in Chicago bestimmte Artikel immer bei ausgewählten Lebensmittelhändlern gefunden, darunter Pizza, Rippchen, Eis und Käsekuchen. Ihr Community Food Festival wird wahrscheinlich auch seine traditionellen Speisen haben.
Es ist ein begehrter Ort, um als Restaurantverkäufer ausgewählt zu werden, der an diesem speziellen Food-Festival teilnimmt und nach Kriterien verlangt, dass die Teilnehmer lokale Restaurants sind, die Chicagos Nachbarschaften widerspiegeln. Außerdem müssen sie in der Lage sein, mit dem Volumen umzugehen und einen vollkommen sauberen Status mit der Stadt zu haben. Teilnehmende Restaurants durchlaufen folgende Kurse und Kontrollen:
- Vervollständigen Sie den Illinois Restaurant Association Sommerfest Sanitation Certificate Course
- Das Chicago Department of Public Health besucht die Stände dreimal täglich
- Verwalten Sie den Warenfluss zwischen ihren Kabinen und Kühlwagen
Wenn es um Ihre Community-Veranstaltung geht, denken Sie darüber nach, welche Kriterien Sie von teilnehmenden Lebensmittelhändlern erwarten und wie viele Sie gerne hätten. Das erste Jahr kann hart sein, aber mit jedem Jahr Erfolg werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Sie mehr und mehr Teilnehmer haben.
Programmierung
The Taste of Chicago ist eine allgemeine Community-Veranstaltung. Das heißt, während "Essen" die Massen anzieht, sind es die anderen Aktivitäten, die die Menschen dort halten. Im Laufe der Jahre hat das Programmteam viele der folgenden Elemente in das Gesamtprogramm aufgenommen:
- Kostenlose Konzerte auf mehreren Bühnen (nationale und lokale Entertainer)
- Kochdemonstrations-Pavillon mit Spitzenköchen und Kochbuchautoren
- Familiendorf mit einer Kinderbühne
- Umweltzelt für "grüne" Bildung
- Sportpavillon mit Fitnesstipps
- Internationaler Pavillon (Einkaufen)
- 2-Meilen-Spaziergang
- Nahrungsmittellieferanten
- Budweiser Clydesdales und ihre dalmatinischen Begleiter
- Fahrgeschäfte
- Feuerwerk-Programm
- Eröffnungsfeierlichkeiten
Überlegen Sie, welche anderen Programme und Aktivitäten Sie in Ihr Food-Festival aufnehmen möchten.
Sponsoring
The Taste of Chicago umfasst mehrere Kategorien für Sponsoring , die eine wichtige Quelle für Finanzierung und Sachleistungen sind. Corporate Vermarkter und Corporate Event-Planer neigen dazu, an Community-Events wie der Taste teilzunehmen, um ihre Marke zu stärken und Präsenz zu gewinnen.
Hospitality ist ein Element, das einige der Sponsoren in ihre Pakete aufnehmen, so dass diese Sponsoren günstigen Zugang zu einigen Sitzbereichen und privaten Zelten erhalten, um ihre eigenen Kundenveranstaltungen zu veranstalten.
Zu den Sponsortypen beim Taste gehörten:
- Mobilfunkkommunikation
- Lebensmittelgeschäft Kette
- Getränkefirmen
- Einzelhandelsgeschäfte und Banken
- Fluggesellschaft und Hotels
- Medien
- Autohersteller
- Nahrungsmittellieferanten
- Restaurants
- Fitness- und Gesundheitsorganisationen
- Stadtpark und öffentliche Verkehrsmittel
Überlegen Sie, welche lokalen Sponsoren an der Finanzierung Ihrer Community-Veranstaltung interessiert sein könnten und überlegen Sie, welche Art von Paketen und Vorteilen Sie diesen Sponsoren anbieten könnten.
Marketing / Öffentlichkeitsarbeit
Vermarkter , die am Taste of Chicago arbeiten, sind in einer beneidenswerten Position, weil es eine Art von Veranstaltung ist, die automatisch die Aufmerksamkeit der Medien in Chicago und anderswo auf sich zieht. Besser noch, Medien-Sponsoren helfen auch, den Geschmack zu fördern. Das bedeutet, dass das Office of Special Events des Bürgermeisters nicht zu viel für traditionelle Werbeformen ausgeben muss, um das Wort zu verbreiten und die Veranstaltung zu fördern .
Werbetreibende werben für die Veranstaltung, indem sie für jeden Bereich der Veranstaltung spezielle Pressemitteilungen verfassen, die Website der Veranstaltung pflegen und die Veranstaltungsbroschüre erstellen. Diese Elemente erfordern eine enge Zusammenarbeit mit allen anderen Funktionsbereichen, um die Terminplanung und Inhaltsänderungen zu dokumentieren, sobald sie auftreten.
Am Anfang kann es für gemeinschaftliche Food-Festivals schwierig sein, die Art von Exposition zu erhalten, die große und bekannte Events wie der Taste of Chicago sammeln. Aber überlegen Sie, über welche Medien Sie die Presse kostenlos erreichen können und planen Sie die Marketingmaterialien, die Ihr Marketingteam handhaben wird, wie eine Website, Flyer und Broschüren.