Wie der Prozess funktioniert
Der Prozess der Lieferantenbeziehung beginnt in der Regel mit der Erstellung einer RFP / RFQ oder eines anderen Dokuments, auf das die Lieferanten reagieren, damit das Unternehmen die Fähigkeiten und Ressourcen der Anbieter objektiv bewerten kann.
Wenn der beste Anbieter für die Aufgabe ausgewählt wird, beginnt ein Vertragsverhandlungsprozess, in dem alle Leistungsrichtlinien und Erwartungen aufgeführt sind, an die ein Anbieter rechtlich gebunden ist.
Sobald die Bedingungen des Vertrags zwischen dem Käufer und dem Verkäufer vereinbart sind, wird eine verbindliche Vereinbarung getroffen, die die gegenseitigen Erwartungen zusammenfasst, insbesondere in Bezug auf die häufige Überwachung und Messung der Leistung des Verkäufers. Regelmäßige und häufige Kommunikation ist notwendig, um einen erfolgreichen Vendor-Management-Prozess zu gewährleisten
Überwachung der Leistung des Lieferanten
Wie im Best Practice- Leitfaden für Vendor Management beschrieben , ist eines der wichtigsten Leistungskriterien ein Prozess zur Überwachung der Leistung des Anbieters. Dazu ist eine Scorecard für die Lieferantenverwaltung erforderlich. Unabhängig von der Größe des Unternehmens sollte eine Scorecard für die Lieferantenverwaltung folgende Kriterien erfüllen:
- Die Scorecard sollte die Key Performance Indicators (KPIs) messen, an die der Anbieter gebunden ist. Eine einfache Möglichkeit, diese Liste zu entwickeln, besteht darin, die Vertragsbedingungen des Lieferanten als Liste der gemessenen Artikel zu verwenden. Mit anderen Worten, bauen Sie auf dem Aufwand auf, der zur Entwicklung der Vertragsbedingungen verwendet wurde, um eine Liste der wichtigsten Punkte zu erstellen, die mit der Scorecard zu messen sind.
- Die Scorecard sollte für alle Mitarbeiter, die mit diesem Tool interagieren müssen, einfach zu verwenden sein. Es spielt keine Rolle, wie umfangreich die Liste der Leistungsindikatoren ist, wenn das Tool zu schwerfällig und benutzerunfreundlich ist. Obwohl die Scorecard in der Definition dessen, was gemessen werden sollte, vollständig ist, wird sie, wenn sie nicht intuitiv ist, von niemandem verwendet - was den Zweck einer Scorecard vereitelt.
- Die Scorecard sollte eine entsprechende Zeitleiste und eine Reihe von Meilensteinen haben, die mit den Leistungsindikatoren übereinstimmen. Das heißt, Leistung ist sowohl eine Funktion der Zeit als auch der Qualität. Die beiden schließen sich nicht gegenseitig aus, und die Scorecard sollte sowohl auf der Zeit als auch auf der Qualität basieren.
- Die Scorecard sollte nicht überraschen, dass ein Unternehmen plötzlich entscheidet, einen Anbieter zu verwenden, wenn sie feststellen, dass der Anbieter nicht leistungsfähig ist. Idealerweise wurde der Verkäufer darauf hingewiesen, dass seine Leistung während der Vertragslaufzeit überwacht und gemessen wird. Die Messung basiert auf konsistenten und regelmäßig geplanten Audits oder Bewertungen, die von beiden Seiten vereinbart werden. Dieses Bewusstsein sollte während der Vertragsverhandlungsphase der Lieferantenbeziehung geschaffen werden.
- Die Daten, die mit der Scorecard erfasst und analysiert werden, sollten für die Nachverfolgung des Anbieters verwendet werden. Was nützt es, genaue Daten über die Leistung der Anbieter zu erhalten, wenn das Unternehmen keine Maßnahmen mit dem Anbieter ergreift, basierend auf den Rückschlüssen über die Leistung des Anbieters, die die Scorecard sichtbar gemacht und einen Einblick gewährt hat.
Abhängig von der Größe des Unternehmens ist möglicherweise eine einfache Scorecard-Tabelle für Vendor Management wie diese für diesen Zweck ausreichend. Für größere Unternehmen stehen viele handelsübliche Anbieter-Scorecards zur Verfügung.