Ein W-3-Formular ist ein Überweisungsformular, das an die Social Security Administration (SSA) gesendet wird und den Gesamtverdienst, Sozialversicherungslöhne, Medicare-Löhne und Quellensteuer für alle Angestellten des Vorjahres anzeigt. Der Titel des Formulars lautet "Übertragung von Lohn- und Steuerbescheinigungen". Um ein W-3-Formular vorzubereiten, müssen Sie die Löhne für alle Mitarbeiter in jeder Kategorie von allen W-2-Formularen für Mitarbeiter aufaddieren und die W-2-Summen verwenden, um das W-3-Formular auszufüllen.
Die W-2-Form ist die Lohn- und Steuersumme, die den Mitarbeitern gegeben wird, damit sie diese Informationen zu ihren persönlichen Einkommensteuererklärungen einreichen können.
Wann muss eine W-3-Form eingereicht werden?
Sie müssen ein Formular W-3 zusammen mit allen W-2-Formularen für alle Mitarbeiter vor Ende Januar nach dem Steuerjahr einreichen . Wenn Sie beispielsweise W-2s für Mitarbeiter für das Jahr 2016 vorbereitet haben, müssen Sie bis zum 31. Januar 2017 alle W-2s plus das Übermittlungsformular W-3 einreichen.
Die Frist zum 31. Januar ist für die Einreichung von Papierformularen und elektronischen Anmeldungen gleich.
Die Frist zum 31. Januar ist für 2017 neu . Das bedeutet, dass Sie bis zu diesem Datum W-2-Formulare an die Mitarbeiter geben müssen und das W-2s und W-3-Formular bis zum selben Datum an die SSA senden müssen. Es ist eine gute Idee, die Formulare früher im Januar an die Mitarbeiter zu geben, so dass es Zeit ist, Fehler zu korrigieren, bevor Sie alles an die SSA senden.
Wie bekomme ich W-3 Formulare?
Sie können nicht einfach ein W-3-Formular kopieren oder es aus dem Internet drucken, da das Formular mit einer speziellen roten Tinte gedruckt wird.
Sie müssen die erforderliche Art von W-3-Formularen an der gleichen Stelle kaufen, an der Sie W-2-Formulare kaufen, oder Sie können Ihren Lohnbuchhalter oder Steuerberater diese Formulare ausfüllen lassen.
Wie beende ich das Formular W-3?
Hier sind die Abschnitte des Formulars W-3, wenn Sie sie selbst bearbeiten möchten. Sehen Sie sich auch die Anweisungen für dieses Formular an.
Informationen über den Arbeitgeber. Dieser Abschnitt (a bis h) enthält allgemeine Informationen über Ihr Unternehmen als Arbeitgeber. Ein paar Notizen:
- Art des Zahlers. Die meisten Unternehmen aktivieren das Kästchen 941. Das Formular 941 ist das vierteljährliche Lohn- und Steuerberichtformular, das von den meisten Arbeitgebern ausgefüllt wird. Andere Optionen umfassen Hausarbeitgeber und andere.
- Art des Arbeitgebers. Die meisten Unternehmen würden das Feld "keine Anwendung" aktivieren. Die anderen Felder sind für Non-Profit-Organisationen und Arbeitgeber der Bundesregierung.
- Betriebsnummer. Der Abschnitt "Betriebsnummer" wird bereitgestellt, damit Arbeitgeber verschiedene Geschäftsbereiche entweder nach Standorten, Tochterunternehmen oder Abteilungen identifizieren können. Wenn Sie die Betriebsnummern identifizieren, müssen Sie die W-2- und W-3-Formulare für jede Einrichtung trennen. Oder Sie können alle Einrichtungen kombinieren und alle W-2-Formulare zusammen mit einem W-3-Formular einreichen.
Lohn- und Steuerinformationen Der zweite Abschnitt, nummeriert von 1 bis 19, entspricht den nummerierten Abschnitten auf Formular W-2. Auf diesem W-3-Formular müssen Sie für alle von Ihnen eingereichten W-2 Summen angeben.
Kontaktinformationen des Arbeitgebers. In diesem letzten Teil des Formulars müssen Sie Kontaktinformationen angeben, einschließlich einer E-Mail-Adresse.
Wann und wie füge ich das Formular W-3 ein?
Das Formular W-3 muss spätestens Ende Februar zusammen mit einer Kopie A des Formulars W-2 W-2 für jeden Mitarbeiter an die SSA gesendet werden.
Die Summen für jeden Artikel auf dem W-3 müssen den Summen für alle diese Artikel auf allen Mitarbeiter-W-2-Formularen entsprechen. Die W-3 enthält auch die gesamten Löhne und Abzüge für alle Mitarbeiter.
Sie müssen das Formular W-3 zusammen mit den W-2-Formularen für alle Mitarbeiter am letzten Geschäftstag im Februar einreichen. In diesem Artikel über die Fristen für die Einreichung von Lohnsteuer-Steuererklärungen finden Sie spezifische Informationen zum Anmeldedatum für dieses Jahr.
Die Frist für die Einreichung der Steuerjahre W-2s und W-3 für das Steuerjahr 2016 endet am 31. Januar 2017.
Wenn Sie W-2 elektronisch formatieren
Wenn Sie sich entschließen, W-2-Formulare für Arbeitnehmer elektronisch an die Verwaltung für soziale Sicherheit zu übergeben, müssen Sie nicht alle W-2-Informationen zusammenstellen und ein W-3-Formular einreichen.
Der IRS empfiehlt dringend, dass Sie W-2-Formulare elektronisch an die Sozialversicherungsverwaltung übermitteln. Die SSA hat zwei Möglichkeiten für die elektronische Einreichung über ihren Business Services Online-Bereich:
• W-2 Online. Sie können ein ausgefülltes W-3-Formular verwenden, um bis zu 50 W-2-Formulare gleichzeitig einzureichen.
• Datei hochladen. Sie können eine spezielle Lohnsteuer-Software verwenden, die Dateien nach SSA-Spezifikationen für elektronische Formulare für Einreichung W-2 (EFW2) formatiert.
Weitere Informationen zur elektronischen Einreichung von W-2-Formularen finden Sie unter Sozialversicherung.
Was passiert, wenn ich einen Fehler auf einer W-3 mache?
Wenn Sie bei einem W-3 aufgrund von Berechnungen einen Fehler feststellen oder wenn eine oder mehrere W-2 falsch sind, müssen Sie ein Formular W-2c und ein W-3c bei der Sozialversicherungsverwaltung einreichen. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie Fehler in W-2- und W-3-Formularen korrigieren können.