Jedes Jahr müssen die Arbeitgeber den Mitarbeitern einen Bericht über ihre gesamten Löhne und Abzüge schicken, damit die Mitarbeiter die Informationen über ihre Einkommenssteuererklärungen angeben können. Die Berichte müssen auch bei der Sozialversicherungsverwaltung eingereicht werden. Dieser Bericht ist ein W-2-Formular.
Bevor Sie W-2-Formulare vorbereiten und an Mitarbeiter und die Sozialversicherungsverwaltung senden, befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft.
01 - Stellen Sie sicher, dass Sie Arbeitnehmer als Arbeitnehmer korrekt klassifiziert haben
Ein Arbeitnehmer ist ein Arbeitnehmer, der auf Anweisung eines Arbeitgebers arbeitet. Im Allgemeinen ist jeder, der Dienstleistungen für eine Organisation erbringt, ein Angestellter, wenn die Organisation kontrollieren kann, was getan werden soll und wie es durchgeführt wird.
Auf der anderen Seite ist ein unabhängiger Auftragnehmer eine Einzelperson oder ein Unternehmen, das Dienstleistungen für eine andere Person oder ein anderes Unternehmen erbringt. Der unabhängige Auftragnehmer ist eine separate Geschäftseinheit und gilt nicht als Arbeitnehmer. Einige Beispiele für unabhängige Auftragnehmer sind Berater, Agenten oder Makler. Die Arbeit unabhängiger Unternehmer ist oft nebensächlich oder nicht wesentlich für das Geschäft; beispielsweise ein Reinigungsservice, Lohnabrechnungsprozessor oder IT-Service.
Lesen Sie mehr darüber , wie Arbeitnehmer als Angestellte oder unabhängige Auftragnehmer klassifiziert werden , und konsultieren Sie einen Anwalt für Arbeit, um Hilfe zu erhalten.
02 - Überprüfen Sie die Verteilungs- und Einreichungstermine für das aktuelle Jahr
Am W-2-Prozess sind zwei Schritte beteiligt. Der erste Schritt besteht darin, die W-2-Formulare an die Mitarbeiter zu verteilen. Der zweite Schritt besteht darin, diese Formulare bei der Sozialversicherungsverwaltung einzureichen. (SSA)
Die Frist für die Verteilung an die Mitarbeiter und die Einreichung bei der SSA ist der 31. Januar des Folgejahres. Dies ist eine neue frühere Frist für die Einreichung der SSA wurde eingerichtet, um Steuerbetrug zu vermeiden. Lesen Sie mehr über die Fristen von W-2 und 1099.
Stellen Sie sicher, dass Sie den Mitarbeitern ihre Formulare Anfang Januar zur Verfügung stellen, damit sie Zeit haben, sie zu überprüfen, um Fehler zu vermeiden.
03 - Überprüfen Sie Mitarbeiter W-4 Formulare
Arbeitgeber müssen jederzeit ein W-4-Formular für alle Mitarbeiter bereithalten. Formular W-4 enthält Informationen, die notwendig sind, um den Betrag der Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer durch einen Arbeitnehmer, den Familienstand, die Anzahl der Unterhaltsberechtigten und weitere einbehaltene Beträge zu bestimmen.
Das Formular W-4 muss bei der Anmietung ausgefüllt werden und der Arbeitnehmer möchte jederzeit eine Änderung vornehmen. Der Mitarbeiter sollte das Formular W-4 ändern, wenn sich die persönlichen Daten des Mitarbeiters (einschließlich Familienstand und Anzahl der Familienangehörigen) ändern oder wenn sich die Adresse des Mitarbeiters ändert. Der Mitarbeiter kann das Formular W-4 jederzeit ändern, um die Höhe der Zurückbehaltung zu ändern .
Jedes Jahr vor Ende des Jahres sollten die Arbeitgeber alle Mitarbeiter auffordern, das W-4-Formular zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die persönlichen Daten korrekt sind.
Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter über genaue und aktuelle Informationen auf dem Formular W-4 verfügen, damit Sie W-2-Formulare vorbereiten und verteilen können.
04 - Sammeln Sie Gehaltsabrechnungsinformationen für W-2-Formulare
Zunächst benötigen Sie grundlegende Informationen über Ihr Unternehmen für alle W-2-Formulare:
- Die Arbeitgeber-ID Ihres Unternehmens
- Der Name, die Adresse und die Postleitzahl des Unternehmens
- Und die Steuernummer Ihres Unternehmens
Dann müssen Sie Informationen über jeden Mitarbeiter sammeln, sowohl persönliche Informationen als auch Lohndaten:
- Name und Adresse des Mitarbeiters und Sozialversicherungsnummer oder andere Steuernummer
- An diesen Mitarbeiter gezahlter Betrag: Gesamtlöhne, Trinkgelder und andere Vergütungen
- Betrag der einbehaltenen Bundeseinkommensteuer
- Sozialversicherungslöhne (bis zum Höchstbetrag der Sozialversicherung für das Jahr)
- Medicare Löhne und Trinkgelder und Medicare Steuer einbehalten, einschließlich der zusätzlichen Medicare-Steuer für einkommensschwache Mitarbeiter.
- Zugewiesene Mitarbeitertips bezahlt
- Pflegegeldleistungen und andere Leistungen, die dem Arbeitnehmer zu versteuern sind
- Für jeden Staat, in dem der Arbeitnehmer arbeitete, wurden die staatlichen Löhne und Trinkgelder bezahlt und die staatliche Einkommenssteuer einbehalten
- Lokale Löhne und Trinkgelder sowie lokale Einkommensteuer werden einbehalten.
05 - Review W-2 Processing - Wie werden W-2's erstellt?
Wenn Ihr Unternehmen neu in der Gehaltsabrechnung ist oder sich Ihre Gehaltssituation in letzter Zeit geändert hat, empfiehlt es sich, den Prozess zum Suchen, Ausfüllen und Verteilen von Jahresabschlüssen an Mitarbeiter zu überprüfen. Sie können W-2-Formulare von einem Bürofachgeschäft, Ihrem CPA, von Steuer- oder Buchhaltungssoftware oder vom IRS erhalten.
Hinweis: Sie können W-2-Formulare nicht vom IRS oder von anderen Stellen im Internet herunterladen. Kopie A des Formulars W-2 hat eine bestimmte Farbe roter Tinte und kann nicht dupliziert werden. Sie müssen das spezifische IRS-Formular der Kopie A bei der Sozialversicherungsverwaltung einreichen (dies ist die Kopie, die Sie bei der Sozialversicherung aufbewahren und Ende Februar einreichen).
Hier sind einige Optionen zur Vorbereitung von W-2-Formularen:
- Verwenden von Buchhaltungssoftware . Wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben und Buchhaltungssoftware verwenden, können Sie möglicherweise ein Add-on erwerben, um W-2-Formulare mit dieser Software vorzubereiten.
- Verwenden von Steuervorbereitungssoftware. Wenn Sie eines der gängigen Steuervorbereitungs-Softwareprogramme entweder online oder in einer Desktop-Version verwenden und die Geschäftsversion dieser Software erworben haben, überprüfen Sie, ob die W-2-Verarbeitung enthalten ist. Shirley Elmblad, Leitfaden für Financial Software, hat einen Artikel über Steuer-Software-Bewertungen
- Verwenden von gekauften W-2-Formularen . Die großen Bürobedarfsunternehmen haben W-2-Formulare für die Verwendung mit Software auf einer CD vorgedruckt, mit der Sie die Informationen für diese Formulare manuell eingeben und auf Ihrem Drucker ausdrucken können.
Welche Methode Sie auch zum Ausfüllen und Drucken von W-2-Formularen verwenden, sollte auch W-3-Übertragungsformulare enthalten .
06 - Entscheiden, wie W-2-Formulare an Mitarbeiter verteilt werden
Sobald Sie W-2-Formulare erstellt haben, ist Ihre nächste Entscheidung, wie Sie sie an Mitarbeiter verteilen. Denken Sie daran, dass die Frist für die Verteilung von W-2-Formularen an Mitarbeiter am 31. Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres liegt. Zum Beispiel haben Arbeitgeber, die die Steuerjahre W-2 für das Steuerjahr 2016 verteilen mussten, bis zum 31. Januar 2017 Zeit, sie zu verteilen.
Sie haben zwei Möglichkeiten, gedruckte W-2-Formulare an Mitarbeiter zu verteilen: entweder per Post oder per Post an die Mitarbeiter. Wenn ein Mitarbeiter sein W-2-Formular persönlich abholt, möchten Sie möglicherweise, dass der Mitarbeiter das Abholen des Formulars unterschreiben lässt, um Fragen zu vermeiden, ob dies geschehen ist.
07 - Überprüfen Sie auf Fehler, bevor Sie W-2-Formulare an Mitarbeiter senden
Um Probleme zu minimieren und W-2-Formulare erneut senden zu müssen, überprüfen Sie die W-2-Formulare anhand dieser Checkliste auf Fehler. Zu den häufigen W-2-Fehlern gehören das Verwenden des falschen Jahresformulars, das Nichteinbeziehen von Informationen, das Eingeben von Informationen in das falsche Feld und das Nichterhalten der maximalen Zurückhaltung der Sozialversicherung.
08 - Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen für doppelte W-2-Formulare
Mitarbeiter verlieren häufig oder verlieren W-2-Formulare und sie können zu Ihrer Gehaltsabrechnungsabteilung kommen und eine Kopie ihres W-2-Formulars anfordern. Bevor Sie W-2-Formulare verteilen, überlegen Sie, wie Sie mit diesen Anfragen umgehen:
- Wenn Sie die Formulare intern ausgedruckt haben, können Sie einfach das Formular W-2 erneut ausdrucken und an den Mitarbeiter senden.
- Wenn das Formular von einem externen Gehaltsabrechnungsdienst erstellt wurde, werden Ihnen möglicherweise die Kosten für den erneuten Druck und den Versand des Formulars in Rechnung gestellt. Vielleicht möchten Sie Ihren Mitarbeitern ein erstes Duplikat oder ein zweites Duplikat in einem Jahr berechnen (das passiert!).
Was auch immer Sie sich entscheiden, es ist eine gute Idee, Ihre Politik in Bezug auf doppelte Formulare an Mitarbeiter zu kommunizieren. Eine Gebühr für Duplikate zu erheben mag extrem erscheinen, aber es könnte die Anzahl der verlorenen Formulare, mit denen Sie zu tun haben, reduzieren.
09 - Einreichung der Formulare W-2 und W-3 bei der Sozialversicherungsverwaltung
Nachdem Sie entschieden haben, wie Sie W-2-Formulare vorbereiten und diese Formulare an die Mitarbeiter verteilen (bis zum 31. Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres), entscheiden Sie als Nächstes, wie Sie diese Formulare bei der Social Security Administration (SSA) einreichen. .
Alle W-2-Formulare müssen zusammen mit einem Überweisungsformular W-3 bei der Sozialversicherungsverwaltung eingereicht werden. Zwei Möglichkeiten zum Einreichen dieser Formulare:
- Sie können online im Bereich "Business Services Online" der Social Security-Website anmelden. Sie müssen sich zuerst registrieren und dann die entsprechenden Formulare online ausfüllen. Wenn Sie online beim BSO anmelden, müssen Sie keine W-3-Formulare angeben.
- Sie können auch ausgefüllte W-2-Formulare zusammen mit Formular W-3 an die Sozialversicherungsverwaltung senden.
Hier finden Sie weitere Informationen zur Vorbereitung eines W-3-Formulars .
10 - Überprüfen Sie die staatlichen Vorschriften für die Verteilung von W-2 Formularen
Wenn Sie ein W-2-Formular für einen Mitarbeiter ausfüllen, wird ein Teil dieses Formulars (Kopie 1) an den Bundesstaat gesendet, in dem der Mitarbeiter arbeitet. Wenn der Mitarbeiter in mehr als einem Staat arbeitet, müssen Sie eine Kopie des W-2-Formulars an jeden Staat senden.
Jeder Staat hat andere Anforderungen für die Einreichung von W-2-Formularen und etwaigen Übermittlungsformularen. Erkundigen Sie sich bei der Steuerbehörde Ihres Staates oder bei der staatlichen Steuerbehörde, um die Anforderungen dieses Staates zu erfahren.
UPDATE: Viele Staaten halten sich an die neue Frist für die Einreichung von W-2s bei der SSA vom 31. Januar.
Lesen Sie mehr über staatliche Lohnsteuer.