Wie wirkt sich die neue Frist auf W-2-Korrekturen aus?
Eine Änderung der Abgabefrist für die Formulare W-2 und W-3 erfordert von Ihrem Unternehmen Änderungen in Ihren Verfahren.
Die Frist für die Einreichung von W-2- und W-3-Formularen bei der Social Security Administration (SSA) wurde geändert. Für 2017 Formulare ist der Anmeldeschluss der 31. Januar 2018.
Die Frist für die Einreichung von Formularen mit der SSA ist jetzt die gleiche wie die Frist für die Bereitstellung von W-2-Formularen für die Mitarbeiter.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Zeit geben möchten, Formulare zu erhalten und Änderungen vorzunehmen, müssen Sie den Mitarbeitern Anfang Januar W-2-Formulare aushändigen. Es ist viel einfacher, Korrekturen vor der Einreichung mit der SSA vorzunehmen.
Weitere Informationen zum neuen Abgabefrist finden Sie in diesem Artikel über die jährlichen Abrechnungssteuerfristen für das Jahr 2017 für die Lohnsteuer 2017.
Wie sich die Friständerung auf W-2-Formularfehler auswirkt
In der Vergangenheit hatten Sie einen Monat Zeit, W-2-Formulare an Mitarbeiter zu geben und sicherzustellen, dass sie korrekt waren, bevor Sie sie bei der Social Security Administration einreichten. Wenn die beiden Fristen jetzt gleich sind, möchten Sie vielleicht Anfang Januar den Mitarbeitern W-2s geben, damit Fehler korrigiert werden können.
Andernfalls müssen Sie dieses Verfahren befolgen, um Fehler in W-2s und W-3s zu korrigieren.
Korrigieren von W-2s und W- 3s unter Verwendung von W-2C und W-3C
Wenn Sie vor oder nach der Einreichung des W-3-Formulars bei der Sozialversicherungsbehörde eine falsche W-2-Erklärung an einen Mitarbeiter ausgegeben haben, müssen Sie ein W-2c- und ein W-3c- Formular ausfüllen .
Zuerst eine Überprüfung der W-2 Formularanforderungen
Sie müssen für jeden Mitarbeiter einen W-2 vorbereiten und verteilen, der bis Ende Januar des nächsten Jahres seinen Lohn und seine Einbehaltung für das Jahr anzeigt . Bis Ende Januar müssen Sie ein W-3-Übermittlungsformular erstellen und es zusammen mit allen W-2-Formularen an die SSA senden.
Der genaue Termin ändert sich jedes Jahr aufgrund von Feiertagen und Wochenenden. Hier ist ein aktualisierter Artikel, der die genauen Fristen für das aktuelle Steuerjahr anzeigt.
Fehler in Mitarbeitername, SSN
Wenn Sie zuvor den Namen oder die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters korrekt gemeldet haben und in diesem Jahr der Name / SSN falsch ist, vervollständigen Sie den W-2c nur über die Box i. Füllen Sie die nummerierten Felder nicht mit Lohn- und Quellenangaben aus. Wenn dies das erste Mal ist, dass Sie den Namen / SSN falsch gemeldet haben, wiederholen Sie einfach das ursprüngliche W-2 und geben Sie es dem Mitarbeiter. Wenn Sie das Formular zusammen mit der W-3 an die SSA gesendet haben, müssen Sie die W-2c und W-3c ausführen.
Fehlender Name oder Sozialversicherungsnummer
Wenn der Fehler ein fehlender Mitarbeitername oder SSN ist, können Sie diese Informationen nicht mit dem W-2c hinzufügen. In den Anweisungen für die Formulare W-2C und W-3C heißt es, dass Sie die SSA direkt unter 1-800-772-6270 kontaktieren müssen.
Fehler in einem Betrag auf einem W-2-Formular
Wenn Sie einen Fehler in einem Betrag gemacht haben, entweder für die Quellensteuer oder den Verdienst, füllen Sie den W-2c vollständig aus und zeigen Sie die ursprünglichen und korrigierten Beträge an. Sie müssen möglicherweise auch eine 941c einreichen, wenn Sie fälschlicherweise Löhne und / oder Quellensteuer auf eine 941 - Arbeitgeber Vierteljährliche Steuererklärung gemeldet haben.
Zusätzliche Bemerkungen
- Wenn Sie einem Arbeitnehmer fällige Löhne gezahlt haben, sind diese Löhne dem Arbeitnehmer immer noch zu versteuern.
- Verwenden Sie kein W-2c, um die Bezahlung zu melden.
- Sie müssen einen separaten W-3c für jeden Typ von W-2c verwenden (dies ist der gleiche wie wenn Sie verschiedene Arten von W-2s ablegen).
Lesen Sie die Anweisungen sorgfältig
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick über diese Lohn- und Steuererklärungen; Es ist nicht beabsichtigt, umfassend zu sein. Bevor Sie einen W-2c oder W-3c fertigstellen, lesen Sie die Anweisungen (in den Dokumenten) sorgfältig durch.
Eine Erinnerung an die verspätete Einreichung
Achten Sie darauf, Ihre W-2s zum Fälligkeitsdatum an Ihre Mitarbeiter zu schicken und Ihre W-3s rechtzeitig an die SSA zu senden, um Strafen für verspätete Verteilung und Einreichung zu vermeiden .