Sammelregel Nr. 1 besagt, dass je länger eine Rechnung ausstehend ist, desto weniger wahrscheinlich ist, dass sie bezahlt wird. Sammlungsregel # 2 ist fast so wichtig:
Sammelregel # 2: Manche Leute zahlen nicht, egal was.
In diesen Fällen haben Sie einen Rückgriff: Nehmen Sie den Betrag von Ihren Verkäufen und nehmen Sie den Steuerabzug für die uneinbringlichen Forderungen .
Bevor Sie einen Abzug für Forderungsausfälle vornehmen können, müssen Sie das Periodenabrechnungssystem verwenden .
Die meisten kleinen Unternehmen nutzen das Cash-System. Im Rahmen des Abgrenzungssystems können Sie einen Verkauf zu dem Zeitpunkt erfassen, an dem Sie den Kunden in Rechnung stellen. Wenn Sie jedoch nicht bezahlt werden, erhalten Sie möglicherweise ein uneinbringliches Konto.
Nehmen wir an, Sie verwenden das Abgrenzungssystem und möchten das Geld einziehen oder einen Steuerabzug für den Betrag vornehmen.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Gesetze in Bezug auf Verbraucherkredite und Forderungseinzug verstehen und anwenden. Sie wollen sich nicht vor einem zornigen Kunden verantworten oder sich einer Belästigung aussetzen.
So beginnen Sie den Sammlungsvorgang
Sie haben monatelang versucht, einen Kunden zur Zahlung zu bewegen, Briefe zu verschicken und diesen Kunden sogar zu einer Inkassobüro zu bringen. Nichts hat funktioniert. Es gibt jedoch einen hellen Fleck in dieser finanziellen Finsternis; Sie können einen Steuerabzug vornehmen, um diese uneinbringlichen Forderungen von Ihren Forderungen zu befreien. So funktioniert dieser Prozess:
- Im Laufe des Jahres haben Sie Forderungen, die Sie sammeln ... und einige Forderungen, die Sie sammeln können.
- Führen Sie am Ende des Jahres einen Debitorenbuchhaltungsbericht aus, um zu sehen, wer Sie lange Zeit nicht bezahlt hat und von wem Sie fleißig Geld gesammelt haben.
- Wenn der Kunde nicht mehr aktiv ist oder die Zahlung eingestellt hat, können Sie möglicherweise das Saldo dieses Kunden von Ihrem Gesamtumsatz abziehen, um Ihr Einkommen zu reduzieren.
- Addieren Sie alle uneinbringlichen Forderungen, die Sie abschreiben möchten. Seien Sie sicher, dass Sie diese Schulden wirklich abschreiben möchten. Wenn Sie später das Geld vom Kunden erhalten, müssen Sie die Abschreibung rückgängig machen und die Zahlung als Einkommen erklären.
- Überprüfen Sie die Liste mit Ihrem Steuerberater und addieren Sie die Nichtzahler. Dann können Sie einen Abzug für den Gesamtbetrag Ihrer Forderungsausfälle auf Ihrer Gewerbesteuererklärung beantragen.
Was, wenn der Kunde später zahlt? Manchmal werden Kunden, von denen Sie dachten, dass sie niemals zahlen würden, später zurückkommen und Sie bezahlen. Sie müssen dieses Einkommen zählen, und Ihr Buchhalter muss die Umkehrung der uneinbringlichen Schuld auf Ihrer Steuererklärung erklären.
Wie dokumentiere ich, dass dies wirklich eine schlechte Schuld ist?
Wie bei anderen Steuerabzügen möchte der IRS Dokumentation ; Sie wollen sicher sein, dass Ihre Forderungsabzüge legitim sind. Einige Möglichkeiten, wie Sie diese schlechten Schulden dokumentieren können:
- Halten Sie Papierkram über Ihre Sammlung Bemühungen: Briefe an die Kunden, Termine der Anrufe und Ergebnisse
- Halten Sie in Ihrem Bericht über die Fälligkeit von Debitorenkonten fest, wie lange diese Schulden noch ausstanden.
- Wenn Sie ein Inkassobüro angestellt haben, bewahren Sie die Dokumente oder den Vertrag in Bezug auf diese Transaktion und alle Korrespondenz auf, die die Inkassobemühungen der Inkassobüros belegen.
- Notieren Sie alle Informationen, die Sie glauben machen, dass diese Kunden nicht zahlen oder dass Sie eine Sackgasse in Ihren Inkassobemühungen erreicht haben, wie z. B. ein Konkursantrag in einer Zeitung oder ein Brief, der Ihnen als unzustellbar zurückgeschickt wurde.
Mit anderen Worten, halten Sie einen Datensatz in Bezug auf diese uneinbringlichen Forderungen, um Ihre Abschreibung an die IRS zu untermauern.