Was, wenn Sie Geschäftsakten in einer Katastrophe verlieren?

Wie man Geschäftsaufzeichnungen wiederherstellt

Wenn Ihr Unternehmen von einer Katastrophe wie einem Hurrikan, Tornado oder Schneesturm heimgesucht wurde, müssen Sie sofort wieder ins Geschäft kommen können. Eine wichtige Sache, die Sie bei der Planung von Unternehmens-Katastrophen berücksichtigen sollten, ist das Speichern und Wiederherstellen Ihrer Geschäftsdatensätze.

Was passiert, wenn Sie in einer Katastrophe Ihre Geschäftsunterlagen verlieren? Es ist ein Doppelschlag. Sie haben hier zwei Probleme:

Erstens haben Sie nicht die Unterlagen, um Steuerabzüge im Allgemeinen zu unterstützen und

Zweitens haben Sie keine Aufzeichnungen, um Verluste aufgrund der Katastrophe zu unterstützen.

Steuerabzüge unterstützen, wenn Dokumente nicht verfügbar sind

Das IRS verlangt von Unternehmen (und Einzelpersonen), Datensätze zur Unterstützung ihrer geschäftlichen oder persönlichen Steuerabzüge bereitzustellen. Wenn Sie keine Geschäftsunterlagen haben, um Abzüge zu unterstützen, und Sie auditiert sind, haben Sie ein Dilemma. Steuervorschriften besagen, dass "die Nichtverfügbarkeit der Aufzeichnungen eines Steuerpflichtigen den Steuerpflichtigen nicht von der Last befreit, seinen Anspruch auf die geltend gemachten Abzüge nachzuweisen".

Sie müssen versuchen, diese verlorenen Geschäftsaufzeichnungen zu rekonstruieren. Aber wenn die Aufzeichnungen bei einem geschäftlichen Desaster verloren oder zerstört wurden, was machst du dann?

Unterstützung von Katastrophenschäden, wenn Dokumente nicht verfügbar sind

Im Falle einer Katastrophe, die Ihre Geschäftsunterlagen beschädigt, folgen Sie einem zweistufigen Prozess.

Dokumentieren Sie zuerst, dass das Desaster aufgetreten ist. In einer vor kurzem (2014) durchgeführten Rechtssache hat der Gerichtshof den Steuerzahler beleidigt, weil er die Katastrophe nie gemeldet hatte.

In diesem Fall hatte ein Steuerpflichtiger einen Hochwasserschaden geltend gemacht, der dazu geführt hatte, dass seine Geschäftsunterlagen uneinbringlich waren, aber er dokumentierte den Hochwasserschaden nicht mit einem Versicherungsanspruch oder anderen Beweisen. Wenn Sie nicht beweisen können, dass die Aufzeichnungen verloren gegangen oder zerstört wurden, kann die IRS annehmen, dass Sie sie überhaupt nicht hatten.

Der beste Weg, eine Katastrophe zu dokumentieren, ist die Einreichung eines Versicherungsanspruchs . Selbst wenn Sie in einem Katastrophengebiet leben, kann der IRS nicht wissen, ob Ihr Geschäft einen Verlust erlitten hat, es sei denn, Sie schreiben den Verlust schriftlich.

So dokumentieren Sie Geschäftsverluste

Sie benötigen Ihre Asset-Aufzeichnungen, um die Verluste an Betriebsvermögen, einschließlich Fahrzeugen, Ausrüstung, Möbeln und Einrichtungsgegenständen, zu dokumentieren. Melden Sie Verluste durch Verluste bei Ihrer geschäftlichen oder persönlichen Steuererklärung. Die IRS-Publikation 547 beschreibt das Verfahren zur Ermittlung von Abzügen für Verluste einschließlich der Verringerung des beizulegenden Zeitwerts.

Sie können auch Unterstützung bei FEMA (der Katastrophenhilfeagentur des Bundes) beantragen oder bei der Small Business Administration einen Antrag auf Katastrophenhilfe stellen.

Wenn Ihre Geschäftsunterlagen verloren gehen oder vernichtet werden, müssen Sie nach dem oben genannten Fall des Finanzgerichts "ernsthafte und überzeugende Anstrengungen unternehmen", um Ihre Geschäftsunterlagen zu rekonstruieren.

Datensätze nach einer Katastrophe neu erstellen

Das IRS hat eine ausgezeichnete Publikation, die beschreibt, wie Sie Ihre Aufzeichnungen im Falle eines Verlusts nach einer Katastrophe rekonstruieren können.

Auf diesen Formularen müssen Sie die " Kostenbasis " und "angepasste Basis" für jede Immobilie angeben, die Ihrem Unternehmen gehört.

Kannst du das tun? Hast du Aufzeichnungen, die zeigen, was du für dieses Zeug bezahlt hast?

Geschäftsdaten vor Katastrophen schützen

Natürlich ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsunterlagen eine Katastrophe überleben, ist, sie vor der Katastrophe zu schützen .

Sichern Sie Aufzeichnungen und bringen Sie sie an einen sicheren Ort, weit weg von Ihrem Geschäft. Unterstützen Sie sie auch online.

Lesen Sie mehr darüber, wie Sie Geschäftsdaten vor Katastrophen schützen können .

Was jetzt zu tun ist, bevor die Katastrophe Ihr Geschäft trifft

1. Richten Sie Ihr System zur Buchführung so ein, dass Sie alle für Steuerzwecke erforderlichen Unterlagen haben.
2. Machen Sie Ihre Geschäftsunterlagen so sicher wie möglich vor Katastrophen.
3. Sichern Sie Ihre Aufzeichnungen.

Für mehr Informationen

Quelle: TC Summ. Op. 2014-75 (PDF)

IRS-Referenzen, die Sie hilfreich finden können:

IRS Publikation 547: Opfer, Katastrophen und Diebstähle

IRS Publikation 584-B: Arbeitsfallbuch für Arbeitsunfälle, Katastrophen und Diebstahl