Die Quintessenz ist: Wenn Sie es nicht beweisen können, ziehen Sie es nicht ab.
Es ist großartig, in der Lage zu sein, Steuerabzüge für alle Ihre Geschäftsausgaben zu nehmen, aber es ist noch besser, in der Lage zu sein, diese Abzüge in einem IRS-Audit zu beweisen . Wenn Sie einen kompetenten Steuervorbereiter haben, wird diese Person darum bitten, alle Unterlagen zu Ihren Steuerabzügen zu sehen.
Also, bevor du mit deinem Papierkram zu deinem Steuerberater gehst ( NICHT in einem Schuhkarton , bitte!)
In diesem Artikel werden wir uns einige einfache Geschäftsausgaben anschauen und immer die Frage stellen: "Wie kann ich beweisen, dass dies eine echte Geschäftsausgabe ist?" Und wir werden diese Transaktionen immer aus der Sicht des IRS und Ihres Steuerberaters betrachten.
Die wichtigste Tatsache zu erinnern ist, dass Sie in der Lage sein müssen, nicht nur zu zeigen, dass die Transaktion stattfand, sondern dass es für einen Geschäftszweck war.
Immobilien kaufen oder Ausgaben bezahlen
Sie kaufen einen All-in-One-Drucker von Best Buy für Ihr Unternehmen. Sie schreiben einen Scheck von Ihrem Geschäftskonto oder Sie verwenden Ihre Geschäftskreditkarte. Also, das ist genug um zu zeigen, dass es eine Geschäftsausgabe ist, oder? Nicht wirklich. Das Speichern Ihres stornierten Schecks oder Ihres Kreditkartenbelegs ist nur ein Teil Ihres Nachweises. Der stornierte Scheck zeigt nicht an, was Sie gekauft haben. Die Verwendung einer Kreditkarte ist besser, weil die Quittung den Kauf anzeigt.
Einschließlich der Kassenbon mit Ihrem stornierten Scheck ist auch erforderlich, um zu zeigen, was Sie tatsächlich gekauft haben.
Bezahlen von einem persönlichen Konto
Die Zahlung von Ausgaben von Ihrem Geschäftsbankkonto oder einer Geschäftskreditkarte funktioniert auf die gleiche Weise. Natürlich sollten Sie ein separates Business-Checking- oder Sparkonto oder eine Geschäftskreditkarte verwenden.
Obwohl die Verwendung Ihrer persönlichen Konten nicht unbedingt ein Problem darstellt, erschwert es den Nachweis, dass dieser persönliche Scheck für einen geschäftlichen Zweck verwendet wurde.
Wenn Sie Ihr Unternehmen zum ersten Mal starten, müssen Sie möglicherweise einen persönlichen Account für einige Artikel verwenden. Zum Beispiel habe ich vor kurzem eine neue LLC gegründet und ich musste einen persönlichen Scheck für die Registrierung in meinem Staat verwenden. Wenn Sie ein persönliches Konto für einen geschäftlichen Zweck verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über ausreichend Dokumentation verfügen. In diesem Fall druckte ich eine Quittung des Staatssekretärs aus, die zeigte, dass ich für eine LLC-Registrierung bezahlt hatte. In diesem Fall war es ziemlich schwer zu glauben, dass dies für den persönlichen Gebrauch war.
Verwenden von Kostenprotokollen
Einige Ausgaben sind schwieriger zu beweisen als andere. Die zwei großen Beispiele hierfür sind Reisekosten, einschließlich Kilometer, und börsennotierte Immobilien. In beiden Fällen ist der beste Weg, die Forderung des IRS nach Kostennachweisen zu erfüllen, ein Protokoll zu führen.
Die IRS bevorzugt "zur Zeit" Beweise . Das heißt, eine Notiz, die Sie zu dem Zeitpunkt, an dem das Geld ausgegeben wird, auf einem Spesenbeleg oder Quittungsprotokoll oder einem Meilenkonto verzeichnet, ist besser als eine Liste, die Sie am Ende des Jahres aufschreiben.
Ein Kilometerprotokoll zu führen ist, wie ich weiß, ein großer logischer Aufwand. Es bedeutet, dass jedes Mal, wenn Sie in Ihr Auto steigen (egal, ob das Geschäft für das Auto übrigens bezahlt hat), Sie aufzeichnen müssen:
- Das Datum
- Die Laufleistung
- Wo du hingingst
- Der Zweck - geschäftlich oder persönlich - so spezifisch wie möglich.
Wenn Sie es einfacher machen möchten, notieren Sie die Kilometerzahl am 1. Januar des Jahres und notieren Sie die Kilometerzahl nur für geschäftliche Zwecke.
Um Geschäftsausgaben abzuziehen, müssen Sie entweder den Standardkilometerabzug oder die tatsächlichen Ausgaben verwenden. Sie müssen nachweisen, dass Sie das Auto mindestens 50% der Zeit für geschäftliche Zwecke genutzt haben.
Ein Tipp: Wenn Sie mit Ihrem Smartphone verbunden sind, probieren Sie eine Kilometer-App oder eine Kosten-App aus. Es wird Ihnen viel Papier sparen und Ihr Spesenprotokoll online halten.
Denken Sie daran, dass Pendlertrip l (Hin- und Rückfahrt zur Arbeit) nicht als abzugsfähige Reisekosten gilt. Während Sie die Fahrtkosten im Auge behalten können, sollten Sie sie nicht in Ihr Geschäftsreiseprotokoll aufnehmen.
Geschäftsreisebelege verwenden
Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind, müssen Sie neben einem Meilenprotokoll auch Belege für Ausgaben aufbewahren.
Diese Ausgaben, wie die Kilometerleistung, werden von einem IRS-Auditor genau beobachtet, da es einfach ist, persönliche Reisekosten in Geschäftsreisen einzubeziehen.
Der beste Weg, Geschäftsreisekosten (einschließlich Hotels, Flüge, Mietwagen, Mahlzeiten und Unterhaltung) nachzuweisen, besteht darin, einen Kreditkartenbeleg (natürlich unter Verwendung Ihrer Visitenkarte) mit zusätzlichen Anmerkungen zum Geschäftszweck zu verwenden. Machen Sie die Notiz zu dem Zeitpunkt, an dem Sie die Kosten tragen. Sie können auch einen Tagesplaner, einen Terminkalender oder einen Kalender verwenden, um Geschäftsreiseereignisse zu notieren und diese dann mit Ihren Belegen zu verknüpfen.
Kauf von gelisteten Immobilien
Werfen wir einen genaueren Blick auf diesen All-in-One-Drucker, den Sie gekauft haben. Der Drucker kann auch für den persönlichen Druck verwendet werden, und der IRS kategorisiert diese Eigenschaftstypen als gelistete Eigenschaft . Sie sind auf einer Liste, weil sie entweder für persönliche oder geschäftliche Zwecke verwendet werden können. Das IRS erfordert einen höheren Grad an Geschäftsnachweis.
Sie müssen speziell dokumentieren, wie Sie die gelistete Eigenschaft verwenden. Der beste Weg besteht darin, ein Protokoll mit dem Grundstück zu führen (wie das unten beschriebene Ausgabenprotokoll). Jedes Mal, wenn Sie den Drucker oder eine andere gelistete Eigenschaft verwenden, notieren Sie das Datum, die Verwendung (z. B. die Anzahl der Kopien), den spezifischen Auftrag (Druck einer Broschüre für Unternehmen) und ob die Verwendung geschäftlich oder privat erfolgt mit dem Drucker verbunden, wie Patronen.
Am Ende des Jahres sollten Sie in der Lage sein, die prozentuale Verwendung für das Geschäft anzuzeigen und diesen Prozentsatz dann den Kosten zuzuordnen. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Sie den Drucker 60% der Zeit für geschäftliche Zwecke genutzt haben, können Sie 60% der Kosten als Geschäftsabzug geltend machen.
Zur Erinnerung, wenn Sie die Immobilie an Ihrem Standort haben (NICHT zu Hause ), müssen Sie kein Protokoll führen. Die Nutzung an einem Standort gilt ausschließlich für geschäftliche Zwecke.
Kontoauszüge verwenden
Nehmen wir an, Sie haben den Kreditkartenbeleg verloren oder Sie haben den stornierten Scheck für diesen Drucker nicht erhalten. Sie können einen Kontoauszug oder eine Kreditkartenabrechnung verwenden, um einen Geschäftskauf nachzuweisen, aber Sie benötigen auch eine zusätzliche Bestätigung aus einem Terminkalender, Kalender oder Tagesplaner.
Es gibt keine solche Sache wie zu viel Beweis
Wenn es irgendwelche Zweifel darüber gibt, ob einige Ausgaben für geschäftliche Zwecke verwendet werden, ist es am besten, mehrere Möglichkeiten zu haben, die Kosten zu belegen.
Ihr Geschäftsunterlagensystem
Schließlich sollten die Aufzeichnungen, die Sie über diese Geschäftsausgaben führen, Teil Ihres gesamten Systems zur Führung von Geschäftsunterlagen sein.