Sparen Sie Zeit, Geld und Kopfschmerzen, indem Sie diese häufigen Fehler vermeiden
Während es hilfreich sein kann, Transaktionen schnell mit einer leistungsstarken Buchhaltungssoftware zu verarbeiten, sollten Sie Fehler vermeiden. Es ist oft so, dass das Wissen, welche Fehler zu suchen sind, den Unterschied macht zwischen dem Bezahlen, um einen Fehler zu beheben, und dem ersten Fehler. Sie können sogar Zeit und Geld für Ihr kleines Unternehmen sparen, indem Sie die häufigen Fehler vermeiden, die Kleinunternehmer machen, wenn sie ihre Buchhaltung führen . Hier sind fünf häufige Buchführungsfehler, die Unternehmer machen und einige Vorschläge, wie sie zu beheben sind:
01 - Versehentliches Erfassen von Transaktionen in einer früheren Periode
Überprüfen Sie die Bilanz der vorherigen Periode auf Änderungen
Wenn Sie Transaktionen in einem früheren Zeitraum erfasst haben, ändert sich die Bilanz. Daher können Sie Ihre frühere Periodenbilanz überprüfen, um sicherzustellen, dass sie sich seit dem letzten Schließen der Bücher nicht geändert hat. Wenn es geändert wird, müssen Sie nachforschen.
02 - Falscher Saldo in Aktiv- oder Passivsaldo
Anlagekonten sollten Sollsalden haben, während Passivkonten Guthaben haben sollten. Die häufigsten Ursachen für einen falschen Saldo in diesen Bilanzkonten sind das Buchen von Einträgen in das falsche Konto, das Fehlklassifizieren von Konten und das Duplizieren von Einträgen.
Überprüfen Sie Ihre Bilanz auf Fehler
Sie überprüfen die Bilanz, um sicherzustellen, dass die Aktiva und Passiva die korrekten Salden haben. Wenn ein Konto mit einem falschen Kontostand vorhanden ist, können Sie das Detail dieses Kontos abrufen, um die Einträge zu finden, die den Fehler verursacht haben. Diese Überprüfung sollte mindestens einmal monatlich durchgeführt werden.
03 - Falscher Saldo in Ertrags- oder Aufwandsbestand
Ertragskonten sollten Guthaben haben, während Ausgabenkonten Sollsalden haben sollten. Einige Ursachen für diesen Fehler sind das Buchen von Einträgen in das falsche Konto, das Misoklassifizieren von Konten und das Duplizieren von Korrektureinträgen. Dies ist der gleiche Grund für das Auftreten falscher Salden in Bilanzkonten.
Überprüfen Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung auf Fehler
Sie überprüfen Ihre Gewinn- und Verlustrechnung , um sicherzustellen, dass Einnahmen und Ausgaben die richtigen Salden haben. Wenn ein Konto mit einem falschen Kontostand vorhanden ist, können Sie das Detail dieses Kontos abrufen, um die Einträge zu finden, die den Fehler verursacht haben. Diese Überprüfung sollte mindestens einmal monatlich durchgeführt werden.
04 - Fehlklassifizierungskosten
Small Business Accounting Systeme sparen Zeit, da Einträge schnell und einfach gebucht werden können. Wenn Informationen eingegeben werden, ist es auch einfach, das falsche Spesenkonto oder die Kostenbeschreibung auszuwählen. Fehlklassifizierungskosten bedeuten nicht nur, dass das Buchhaltungssystem möglicherweise nicht korrekt widerspiegelt, was in Ihrem Geschäft vor sich geht, sondern kann echte Kopfschmerzen bereiten, wenn die Finanz- und Steuerberichterstattung nicht korrekt ist.
Überprüfen Sie Ihre Ausgabenabrechnungen regelmäßig
Weisen Sie jemanden zu, der Ihre Ausgaben regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass die Daten zumutbar sind. Zum Beispiel, wenn eine Essensausgabe auf dem Mietkosten- Konto verbucht wird, wird es in der Regel aufgrund der Eintragsbeschreibung hervorstechen. Ein weiterer Hinweis darauf, dass Aufwendungen falsch klassifiziert werden können, sind ungeklärte Budget-zu-Ist-Unterschiede.
05 - Ich suche keine Hilfe wenn nötig
Du hast den Ausdruck "Penny Wise and Dollar Poor" in Bezug auf Leute gehört, die ein paar Stunden ihrer Zeit verbringen werden, um ein paar Dollar zu sparen. Sie müssen erkennen, dass Ihre Aufgabe darin besteht, Ihr Geschäft zu führen - ein Bauunternehmer baut, ein Maler malt und ein Immobilienmakler verkauft. Manchmal ist es einfach nicht die Zeit wert, stundenlang Stunden damit zu verbringen, die Details Ihrer Buchhaltungsunterlagen durchzugehen oder zu untersuchen, wie Sie einen Fehler beheben können, den Sie begangen haben.
Lehnen Sie sich an einen Professional Accounting Professional
Wenn Sie können mehr als Sie ausgeben, indem Sie zu anderen Themen als Ihre Buchhaltungsprobleme neigen, dann sollten Sie erwägen, das Problem an einen professionellen Buchhalter oder Buchhalter auszulagern.
06 - Keine Quittungen speichern
Sie haben sorgfältig alle Ihre Ausgaben in Ihren Buchhaltungsunterlagen aufgezeichnet. Ihre Spesenabrechnung ist ein Kunstwerk ohne Fehler oder Auslassungen. Dann werden Sie von der IRS gefragt; Ohne Quittungen sind Ihre Spesenabrechnungen nutzlos.
Halten Sie Ihre Einnahmen
Speichern Sie Ihre Belege oder machen Sie gescannte Kopien von allen.
07 - Es ist nicht möglich, Backups zu planen
Viele kleine Unternehmen verlassen sich auf Software, um die Buchhaltung für sie zu erledigen, berücksichtigen jedoch keine Systemabstürze oder Fehler. Ein einzelnes Problem kann Ihre Dateien löschen.
Planen Sie Routine-Sicherungen
Planen Sie wöchentliche automatische Sicherungen mit Cloud-Speicher oder einem bestimmten Server, der für diese Aufgabe reserviert ist.
08 - Nicht Trainingspersonal
Egal wie leistungsfähig Ihre Software ist, Ihre Mitarbeiter benötigen Schulungen, um effektiv zu sein. Ein unsachgemäß ausgebildeter Mitarbeiter kann Ihre Unterlagen durch einen Unfall zerstören, indem er Ihre gesamten Kosten- und Gewinnzettel wegwirft.
Führen Sie regelmäßige Schulungen durch
Führen Sie während des Onboarding-Prozesses umfassende Schulungssitzungen durch und führen Sie vierteljährliche Aktualisierungen durch, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter Informationen korrekt eingeben und ausführen können.