Wie reagieren Sie auf eine E-Mail eines Kunden, der tausende Kilometer entfernt liegt und Ihr Produkt kaufen möchte? Um den Ball ins Rollen zu bringen, muss jedes Exportgeschäft Informationen über die Produktbeschreibung, den Preis, die Menge und den Transport enthalten, aber innerhalb dieser Grenzen liegen viele weitere Details, die schief gehen können. Die Notwendigkeit klarer Anweisungen zu den Bedingungen, die bei der Verhandlung des Kaufvertrags verwendet werden, kann nicht genug betont werden.
Werfen wir einen Blick auf die sechs Hauptkomponenten eines Exportverkaufs. Diese sind vielleicht nicht alles, worauf Sie achten müssen, aber sie sind ein guter Ausgangspunkt.
1. Die Anfrage
Ein Kunde sendet eine E-Mail, in der Sie nach Informationen zu einem bestimmten Produkt gefragt werden. Obwohl Sie die Tendenz haben, Ihr Angebot einzugrenzen, um Ihren Kunden nicht zu verwirren, bietet die Erweiterung Ihres Angebots Ihrem Kunden mehr Möglichkeiten, was zu einer höheren Akzeptanzwahrscheinlichkeit führt.
2. Das Angebot (Vorschlag)
Sobald Sie klären, welche Produktoptionen für einen Kunden verfügbar sind, führen Sie einen Drilldown von dort aus durch. Mehr ist hier besser als weniger, weil Kunden heutzutage den Luxus haben, dank Internet alles über das Produkt zu erfahren. Geben Sie alle wichtigen Produktmerkmale an: Farbe, Größe, Preis, Materialzusammensetzung, Foto, eine Produktgarantie, falls vorhanden, und alles, was für die Kundenanfrage relevant ist.
Achten Sie darauf, zu unterscheiden, was Ihr Produkt von anderen unterscheidet. Dies ist etwas, was die gesamte Forschung in der Welt nicht entdecken kann, wenn ein Kunde seine Hausaufgaben macht.
Hinweis: Seien Sie vorsichtig, wenn Sie ein Foto einreichen, denn wenn Sie ein Produkt liefern, das nicht genau wie das auf dem Foto aussieht, könnten Sie dafür haftbar gemacht werden.
Der Käufer kann behaupten, dass er erwartet hat, was auf dem Foto gezeigt wurde, unabhängig davon, was im Angebot beschrieben wurde.
3. Annahme
Von dort aus ist der Kunde in der Lage, auf seinem Marktplatz etwas auszuwählen, das den Bedürfnissen der Kunden entspricht. Achten Sie also darauf, jede Angebotsseite zu datieren und zu erklären, dass "das Geschäft der vorherigen Genehmigung in der Zentrale unterliegt". Was ist der Grund dafür? Der Kunde hat möglicherweise kein Gefühl der Dringlichkeit und kommt ein Jahr später mit seiner Annahme zurück, basierend auf Ihrem ursprünglichen Angebot. Bis dahin wurde das Produkt möglicherweise abgekündigt oder höher bewertet. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, ein neues Angebot basierend auf den aktuellen Bedingungen zu machen.
4. Incoterms
Unabhängig davon, ob Sie Importeur, Exporteur, Makler, Berater, Anwalt, Banker, Transporter, Versicherer oder aufstrebender Unternehmer im internationalen Handel sind, sollten Sie sich mit den Incoterms- Regeln vertraut machen, die für den internationalen Warenkauf benötigt werden. Es ist besonders wichtig, dass Sie die Incoterms für die Erstellung einer Proforma-Rechnung beherrschen - siehe den unten stehenden Kostenvoranschlag.
Importeure und Exporteure müssen sich im Voraus über ihre jeweilige Rolle und die Bedingungen und Definitionen des Verkaufs einigen.
Ein Käufer und ein Verkäufer sollten wissen, wo ein Risiko beginnt und endet, wer für was verantwortlich ist (z. B. Kosten und Dokumentation), wer was zu welchem geografischen Punkt besitzt.
Um beispielsweise die Definition von FOB (frei an Bord), CIF (Kosten, Versicherung und Fracht), C & F (Kosten und Fracht) und die Auswirkungen auf einen Kaufvertrag zu bestimmen, besuchen Sie: Incoterms: International Shipping Terms
5. Das Zitat
Auch wenn Sie denken, dass wenn Ihr Kunde Ihren Vorschlag akzeptiert, dass Sie bereit sind zu versenden, Sie nicht sind. Sie müssen noch eine sogenannte Proforma-Rechnung ausstellen . Eine Proforma-Rechnung enthält alle bekannten Bestandteile einer normalen Inlandsrechnung - eine Beschreibung des Produkts, eine Aufschlüsselung der Gebühren und Verkaufsbedingungen. Sehen Sie hier, was eine Proforma-Rechnung ist und wie sie vorbereitet ist .
Sobald Ihr Kunde die Proforma-Rechnung genehmigt hat, wird diese zu Ihrer tatsächlichen Rechnung für die Bestellung.
Der Kunde wird auch die Proforma-Rechnung verwenden, um notwendige Finanzierung oder Einfuhrlizenzen zu erhalten. Ihr Kunde sollte die Annahme in einem kurzen Satz oder zwei, wie dem folgenden (normalerweise per E-Mail), mit einer Unterschrift mitteilen: "Wir akzeptieren Ihre Proforma-Rechnung Nr. 1234 gegen unsere Bestell-Nr. ABCD." Sie werden dann antworten: "Bestätigen und bestätigen Sie Ihre Bestellnummer ABCD gegen unsere Proforma-Rechnung Nr. 1234."
Das ist es. Sie haben einen legitimen Verkauf. Bevor Sie die Bestellung freigeben, müssen Sie und Ihr Kunde jedoch die Zahlungsbedingungen aushandeln.
6. Zahlung
Jeder weiß, wie wichtig es ist, Zahlungen für Auslandsgeschäfte zu sammeln. Gleiches gilt für rechtzeitige Zahlungen an ausländische Lieferanten. Es gibt einen Katalog von Geheimnissen zur internationalen Handelsfinanzierung, von dem nur die in den Schützengräben bekannt sind. Besuchen Sie einen Insider-Leitfaden für Zahlungen und Überweisungen in Übersee-Transaktionen , um sich ein Bild davon zu machen.
Jetzt müssen Sie nur noch zu Ihren Incoterms und Proforma-Rechnungen zurückkehren, die Waren produzieren und versenden.