Welche Möglichkeiten gibt es, ein Fahrsystem für mein Unternehmen einzurichten?
Die Mitarbeiter des Unternehmens werden immer mobiler, und täglich fahren mehr Mitarbeiter für das Geschäft.
Sie haben zwei Alternativen für Ihr Geschäft : ein Fuhrparkprogramm mit firmeneigenen Autos oder ein Erstattungsprogramm für Mitarbeiter, die mit eigenen Autos fahren.
Ein Flottenprogramm (firmeneigene Fahrzeuge) ist eine attraktive Option für Arbeitgeber, die für bestimmte Funktionen wie Service-Trucks, Lieferwagen, Lieferfahrzeuge oder solche mit anderen Ausrüstungsanforderungen transportieren müssen. Das Flottenprogramm gibt Ihrem Unternehmen Kontrolle und Kontrolle über Dinge wie Versicherung und Fahrzeugpflege und die Möglichkeit, die Fahrzeugmerkmale zu wählen, die das Unternehmen für wichtig hält. Dazu gehören Funktionen wie Corporate Branding, Sicherheitselemente und Telematik, um rund um die Uhr Einblicke in die Standorte ihrer Fahrzeuge zu erhalten.
Ein Vergütungsprogramm für Mitarbeiter, die mit eigenen Autos fahren, wird von Unternehmen, die für ihre Mitarbeiter keine Spezialfahrzeuge oder Lkw benötigen, wie zum Beispiel Vertriebs- und Servicegeschäfte.
Die Erstattung bietet Flexibilität und Auswahlmöglichkeiten für die Arbeitnehmer, erfordert weniger interne Verwaltung und erfordert keine Vorlaufkosten oder Kapitalverlust.
Was ist wichtig bei der Entscheidung, welches System zu verwenden ist?
Unabhängig von dem Modell - Flotte oder Erstattung - müssen Sie Mitarbeiter für die geschäftliche Nutzung in Verbindung mit ihren Fahrzeugen angemessen entschädigen oder Konsequenzen wie teure IRS-Audits oder schlimmere Sammelklagen erleiden .
Stellen Sie sich bei einem Flottenprogramm den Hauptzweck des Programms vor - als Mitarbeitervergünstigung (Leistung) oder um den Transportbedarf Ihres Unternehmens zu decken. Wenn Ihr primäres Ziel darin besteht, ein Business-Tool zur Verfügung zu stellen, sollte es Ihnen ermöglichen, die Fuhrparkkosten zu reduzieren, indem Sie die Kosten für den persönlichen Gebrauch der Fahrzeuge durch die Mitarbeiter zurückgewinnen.
Mit einem Erstattungsprogramm können Sie entweder eine Pauschale für Mietwagen, ein Programm für Cent-pro-Meile oder den standardmäßigen IRS-Meilensatz wählen, um Ihre Arbeiter zu entschädigen. Aber alle drei dieser Optionen können dazu führen, dass Unternehmen pro Jahr Tausende von Dollar verlieren, weil sie die Kosten jedes einzelnen Fahrers, wie unterschiedliche Benzinpreise und gefahrene Kilometer, nicht genau berücksichtigen.
Was ist FAVR und warum ist es die beste Alternative für die Erstattung von Meilen?
FAVR ist ein IRS-Erlösverfahren, mit dem Arbeitnehmer steuerfrei für fixe und variable Kosten im Zusammenhang mit dem Fahren für Unternehmen entschädigt werden. Fixkosten können Versicherungs-, Lizenz- und Registrierungsgebühren umfassen, während variable Kosten Kraftstoff und Wartung umfassen.
FAVR ist die genaueste Erstattungslösung, da es für jeden mobilen Mitarbeiter eine individuelle Erstattung basierend auf den lokalen Kosten und der Geschäftsmeilenzahl der Person vorsieht, die sich von Monat zu Monat unterscheiden können.
Aber die genaue Erfassung aller fixen und variablen Kosten kann komplex sein - weshalb sie von den meisten Arbeitgebern nicht genutzt werden.
Viele Arbeitgeber entscheiden sich stattdessen für einfachere Pauschalautos als "One-Size-Fits-All" -Ansatz (zum Beispiel 500 US-Dollar pro Monat). Aber diese Methode berücksichtigt nicht die Tatsache, dass keine zwei Geschäftsreisen gleich sind, so dass keine zwei Mitarbeiter den gleichen Betrag erstattet werden sollten. Eine Cent-pro-Meile-Programm-Erstattung ist fairer, aber immer noch nicht korrekt.
Warum ist die IRS-Standardkilometerrate nicht die beste Alternative?
Die meisten Unternehmen verwenden die IRS-Geschäftsmeilenrate, um zu berechnen, was jeder einzelne Mitarbeiter zurückzahlen soll. Der IRS-Satz ist jedoch kein erforderlicher Erstattungssatz, da er auf den nationalen Durchschnittskosten für den Betrieb eines Fahrzeugs im Vorjahr basiert.
Der IRS-Zinssatz ist ein zeitlicher Durchschnitt der Kosten, der die Daten aus früheren Jahren verwendet, und nicht ein tatsächlicher Erstattungssatz. Die Mitarbeiter könnten mehr für Reisen ausgeben, als sie erstattet bekommen, oder sie könnten übermäßig erstattet werden, wenn die Gaspreise gefallen wären - und es würden keine Anpassungen bei den Zahlungen vorgenommen, da diese auf den Zahlen des letzten Jahres basierten.
Was machen die meisten Unternehmen falsch, wenn es um Pauschalreisekosten statt Erstattung geht?
Pauschale Kfz-Zulagen sind nicht gerecht, wenn es darum geht, Mitarbeiter an verschiedenen Standorten zu entschädigen. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter in einem Gebiet wohnen, in dem Gaspreise um 12 Cent billiger sind als die Preise in der nächsten Stadt, in der ein anderer Arbeitnehmer wohnt. Auch die Fixkosten für Geschäftsreisen , wie der Preis für Kfz-Versicherungsprämien und Steuern, unterscheiden sich je nach Standort erheblich.
Andere Fahrkosten variieren ebenfalls. Zum Beispiel variieren Kfz-Versicherungsprämien stark nach Bundesstaat, von $ 825 in Charlotte, North Carolina zu $ 3.150 in Detroit, Michigan. Steuern für die gleiche $ 21.000 Limousine kostet $ 249 in Nevada, kann aber so viel wie $ 1.689 in Rhode Island kosten. Jährliche Reparaturkosten sind nicht die gleichen in jedem Staat, beide durchschnittlich $ 393 in New Jersey aber nur $ 270 in Vermont. Die gleiche Pauschale für Mitarbeiter, die an verschiedenen Standorten leben, zu ignorieren, ignoriert diese Abweichungen vollständig.
Da die Kfz-Freibeträge wie Entschädigungen behandelt werden, sind sie sowohl dem Arbeitgeber, der FICA-Steuern (Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern) bezahlt, als auch dem Arbeitnehmer, der sowohl FICA- als auch Einkommenssteuern zahlt, zu versteuern. Dies bedeutet, dass das Unternehmen den Autofreibetrag plus den damit verbundenen FICA-Steuerbeitrag entrichtet, während der Arbeitnehmer den Autofreibetrag, abzüglich der Einkommenssteuern und des FICA-Beitrags, mit nach Hause nimmt. In einem steuerfreien Rückerstattungsmodus wie FAVR "nimmt" der Arbeitnehmer genau den Betrag mit, den der Arbeitgeber erstattet.
Welche Fehler machen Unternehmen bei der Abrechnung für den persönlichen Gebrauch eines Flottenfahrzeugs?
Einige Arbeitgeber erlauben ihren Angestellten, firmeneigene Flottenfahrzeuge als einen Vorteil für ihren persönlichen Fahrgebrauch zu verwenden. Aber Sie würden überrascht sein, wie viele Unternehmen nicht erkennen, dass dieser persönliche Gebrauch für den Arbeitnehmer steuerpflichtig ist. Unternehmen haben auch keine gute Möglichkeit, den Betrag zu berechnen, den jeder Fahrer für diese steuerpflichtige Leistung zahlen muss.
Oft berechnen Organisationen einfach einen Pauschalbetrag, um den persönlichen Nutzen für alle ihre Fahrer zu decken, unabhängig davon, wie viele persönliche Meilen sie fahren. Dies kann ein großer finanzieller Vorteil für Mitarbeiter sein, die Flottenfahrzeuge für den persönlichen Gebrauch verwenden. Aber Mitarbeiter, die Flottenfahrzeuge ausschließlich für den geschäftlichen Gebrauch fahren und ihre eigenen Autos für den persönlichen Gebrauch außerhalb der Arbeitsbedingungen behalten, können ungerechtfertigt überhöht werden.
Was passiert, wenn ein Unternehmen seine Mitarbeiter nicht korrekt vergütet?
Die unangemessene Vergütung von Arbeitskräften für geschäftsbedingte Fahrkosten kostet viele Unternehmen jedes Jahr Tausende von Dollars (etwa $ 3.000 pro Mitarbeiter pro Jahr, wie von Motus berechnet). Dies ist jedoch nichts im Vergleich zu den Kosten von Sammelklagen. In den letzten Jahren haben Arbeitnehmer erfolgreich ihre Arbeitgeber für bis zu 7 Millionen Dollar verklagt, um unbillige Erstattungsverfahren zu kompensieren. Im kalifornischen Bundesstaat Kalifornien werden diese Klagen schnell zur Regel, nicht zur Ausnahme, weil der kalifornische Arbeitsgesetzbuchabschnitt 2802 besonders streng ist.
Der kalifornische Kodex stellt sicher, dass "ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer für alle notwendigen Ausgaben oder Verluste entschädigt, die dem Arbeitnehmer in unmittelbarer Folge der Erfüllung seiner Pflichten entstehen." Dies wurde von Arbeitgebern üblicherweise als begrenzt angesehen zu den Kosten der Ausrüstung oder der Werkzeuge, die bei der Arbeit verwendet werden, aber wird jetzt mehr und mehr in Meilenrückerstattungsfällen verwendet (Beispiel von Radio Shack und Toys "R" Us).
Flottenprogramme haben auch ihre eigenen Herausforderungen, wenn es darum geht, die Mitarbeiter für den persönlichen Gebrauch dieser Fahrzeuge korrekt zu belasten . Der persönliche Gebrauch von Firmenfahrzeugen muss angemessen dokumentiert und die Mitarbeiter für den persönlichen Gebrauch zurückverrechnet werden. Zu wenig gemeldete persönliche Laufzeiten gefährden Unternehmen durch kostspielige IRS-Audits und können das Unternehmen bei verpassten Ausgleichsbuchungen kosten.
Welche Ressourcen können meinem Unternehmen helfen?
Ihr Unternehmen kann die gleiche Technologie verwenden, die den neuen digitalen Arbeitsplatz dazu befähigt, die Ausgaben für die Betriebskosten zu ermitteln. Hier sind einige Beispiele:
- GPS-fähige intelligente Geräte zum Sammeln und Speichern von Geschäftsreiseinformationen für Mitarbeiter
- Mobile Apps zur Automatisierung der Mitarbeiter-Meilenverfolgung und zur genauen Abrechnung der genauen Geschäfts-, Pendel- und persönlichen Meilen für jeden Mitarbeiter
Mit den richtigen mobilen Anwendungen und der richtigen Softwareplattform können Sie manuelle Aufgaben für Fahrer eliminieren, um die Produktivität zu steigern, Kosten zu senken und die IRS-Compliance zu gewährleisten. Gleichzeitig erhalten Sie Einblick in das Fahrverhalten und die Effizienz mobiler Mitarbeiter.