So wählen Sie Payroll Software für Ihr kleines Unternehmen

Features in Online-Payroll-Software zu suchen

Ziehen Sie Ihre Haare über die Gehaltsliste? Selbst für nur einen Mitarbeiter eine eigene Gehaltsliste zu erstellen, birgt für den Kleinunternehmer viele Fallstricke. Es gibt eine Menge zu wissen, und die Einhaltung vieler bundesstaatlicher, staatlicher und lokaler Lohnsteuerregelungen ist ein Schmerz. Darüber hinaus haben Sie Fristen einzuhalten, für Zahlungen und Berichte an alle diese Agenturen.

Es ist kein Wunder, dass viele kleine Unternehmen Lohnbuchhaltungsdienste für diese Aufgaben nutzen.

Aber welcher Gehaltsservice ist der Beste?

Was sind Gehaltsabrechnungsdienste?

Es gibt zwei Arten von Gehaltsabrechnungsdiensten: Online-Dienste und (mangels einer besseren Laufzeit) persönliche Dienste. Die Online-Dienste können Apps oder online sein. Die persönlichen Dienste sind ein Geschäft, das einer Person gehört, die online abrechnen kann oder die lokal ist.

Der Auswertungsprozess funktioniert für beide Arten von Lohnbuchhaltungsdiensten auf die gleiche Weise. Aber dieser Artikel wird sich auf die Online-Dienste konzentrieren. Hier sind einige Funktionen, die Sie beachten sollten:

Was kostet ein Online-Gehaltsabrechnungsdienst?

Das erste, was Geschäftsinhaber fragen, wenn sie nach einem Payroll-Service suchen, ist: "Wie viel kostet es?" Während Kosten wichtig sind, sind andere Faktoren genauso wichtig.

Berücksichtigen Sie die Kosten des Service jetzt und in Zukunft. Wenn Sie ein sehr kleines Unternehmen mit nur einem oder zwei Mitarbeitern haben, möchten Sie möglicherweise Ihre Kosten durch die Verwendung eines skalierbaren Service begrenzen, bei dem die Kosten für nur wenige Mitarbeiter minimal sind und sich beim Hinzufügen von Mitarbeitern und Services erhöhen.

Für die meisten der Gehaltsabrechnungsdienste, die ich mir angesehen habe, sind die Kosten pro Monat, so dass Sie jederzeit wechseln können. Die meisten basieren auf den Kosten für die Anzahl der Mitarbeiter. Einige bieten eine 1099-Option für zahlende Auftragnehmer, Verkäufer oder Freiberufler. (Am Ende dieses Artikels finden Sie eine kurze Liste mit Kosten.)

Die Kosten sind in zwei Stufen für einige der Dienstleistungen: eine grundlegende Dienstleistung, die nur berechnet und liefert Gehaltsschecks, mit einem W-2-Service, und eine Full-Service-Option, die auch die Einzahlung und die Zahlung von Lohnsteuern und Steuereinreichungen, einschließlich Formular 941 (das vierteljährliche Lohnsteuerformular).

Was sollte ein Full-Service Payroll-Service beinhalten?

1. Setup, Training und Dashboard. Das System sollte einfach einzurichten sein. Sie sollten über ein Dashboard verfügen, das Sie durch Prozesse führt und Ihnen ermöglicht, Aktivitäten wie Einreichungen und Gehaltsschecks zu überprüfen. Das Training sollte einfach sein, mit guten Videos, die Ihnen helfen, die verschiedenen Prozesse durchzuarbeiten. Welches Gehaltsniveau wissen Sie von Ihnen? Die meisten Geschäftsinhaber haben wenig Kenntnisse, daher sollte Ihr Service detaillierte Grundkenntnisse über Gehaltsbedingungen, Gehaltsschecks und Einreichungen bieten.
2. Gehaltsschecks . Jedes dieser Systeme ermöglicht es Ihnen, die Informationen für jeden Mitarbeiter einzugeben, einschließlich des W-4-Formulars für die Einbehaltung von Einkommenssteuern des Bundes und anderer Informationen, die zur Vorbereitung von Gehaltsschecks benötigt werden. Systeme sollten Ihnen erlauben, gedruckte Schecks zu schreiben oder Schecks direkt hinterlegt zu haben (der beste Weg). Erkundigen Sie sich bei Ihrer Bank nach ihren Anforderungen.
3. W-2 Formen. Ihr Service sollte Ihnen zur Verfügung stellen W-2-Formulare , das jährliche Lohn- und Steuerformular, das Sie den Mitarbeitern im Januar vorlegen müssen. Die Full-Service-Option sollte diese Formulare auch zu gegebener Zeit bei der Sozialversicherungsverwaltung für Sie einreichen.
4. Lohn- und Gehaltsabrechnungssteuern. Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Service. Jemanden zu haben und diese Steuern zu zahlen ist eine große Verantwortung. Ein Full-Service-System sollte alle relevanten Lohnsteuer- und Lohnsteuerdokumente für Sie einreichen. Sie sollten in Ihrem Namen Zahlungen an die zuständigen Bundes-, Landes- und lokalen Regulierungsbehörden leisten. Formulare sollten Formular 941 - Vierteljährliche Lohn- und Steuererklärung sowie Bundes- und Staatsarbeitslosensteuerformulare enthalten.

Der Dienst sollte auch die staatlichen und lokalen Lohnsteuern im Auge behalten, was eine große Hilfe ist, wenn Mitarbeiter in verschiedenen Städten und Staaten arbeiten.

Welche anderen Funktionen sollten Sie erwarten?

Steuergarantien. Ihr Service sollte garantieren, dass die Steuerformulare vor allen Fristen gesendet werden und dass Zahlungen pünktlich erfolgen, so dass keine Bußgelder oder Strafen fällig werden. Der Dienst sollte zustimmen, Bußgelder oder Strafen für verspätete Einreichung oder Zahlung zu zahlen. Wenn sie diese Garantie nicht machen, benutzen Sie sie nicht.

Mobile Zugänglichkeit Sie sollten in der Lage sein, auf das Dashboard zuzugreifen und Änderungen vorzunehmen, Informationen auf Ihrem Computer, Mobiltelefon oder Tablet einzusenden oder sogar Informationen abzurufen.

Mitarbeiter Selbstservice. Einige dieser Dienste verfügen über ein Dashboard, über das sich Mitarbeiter anmelden und Informationen zu ihren Gehaltsschecks abrufen können.

Sie könnten W-4-Informationen online ändern.

Integration mit Ihrem Buchhaltungssystem Wenn Sie Ihren Gehaltsabrechnungsservice in Ihr Buchhaltungssystem integrieren, sparen Sie Zeit und Geld. Intuit Payroll wird nur mit QuickBooks Online verkauft, also könnte dies eine gute Option für Sie sein, wenn Sie bereits QBO haben. Die Patriot-Software verfügt über ein Buchhaltungssystem, das Sie Ihrem Gehaltsabrechnungsdienst hinzufügen können.

Andere wichtige Fragen zu stellen

Support und Service. Dieser ist wirklich wichtig. Dinge passieren und Gehaltsabrechnungen müssen zu bestimmten Zeiten ausgeführt werden. Sie müssen wissen, dass Ihr Service verfügbar und hilfreich ist.

Das höchste Serviceniveau ist der Anruf. Welche Stunden hat der Helpdesk?

Die zweithöchste Stufe ist der Chat. Was sind ihre Stunden?

Die dritte Ebene ist E-Mail. Wie schnell reagiert Ihr Service auf E-Mails?

Stellen Sie während des Testzeitraums oder der ersten 30 Tage sicher, dass Sie mehrmals Kontakt aufnehmen, um die bereitgestellte Unterstützung zu bewerten.

Aktualisierung. Lohnsteuerregelungen und Steuersätze ändern sich ständig. Fragen Sie bei der Evaluierung von Systemen, wie sie ihre Software aktualisieren und wie sie diese Aktualisierungen an Sie weitergeben.

Sicherheit. Wie sicher ist ihr System? Ist es in der Cloud (wahrscheinlich)? Wie oft sichern sie?

Andere zusätzliche Dienste, die Sie möglicherweise wünschen

1099 Service. Einige dieser Systeme verfügen über ein Add-On (gegen Aufpreis), mit dem Sie Vertragsarbeiter, Lieferanten und Freiberufler bezahlen und 1099-MISC-Formulare an diese ausstellen können (ähnlich den W-2-Formularen für Mitarbeiter). Der Dienst sollte auch die Einreichung von 1099-MISC-Formularen beim IRS vorsehen.

Backup-Zurückhaltung . Wenn Sie Nicht-Angestellte bezahlen, müssen Sie möglicherweise eine Sicherungseinbehaltung von ihren Zahlungen erhalten. Wenn Sie den 1099-Dienst haben, sollte Ihr Dienst in der Lage sein, dies zu tun und Berichte zu erstellen.

Wo kann man nach möglichen Dienstleistungen suchen?

Wenn Sie Ihre Auswahl auf einige Dienste eingeschränkt haben, überprüfen Sie sie. Überprüfen Sie Online-Bewertungen, aber hängen Sie nicht zu sehr davon ab. Ein besserer Ort zum Überprüfen ist das Better Business Bureau . Sehen Sie, welche Beschwerden gegen diese Firma eingereicht wurden und wie sie gelöst wurden.

Was sind einige Payroll-Services zu beachten?

Sie finden viele Gehaltsabrechnungsdienste, wenn Sie online suchen. Hier sind nur einige, mit denen Sie Ihre Suche beginnen können. Wir haben die Full-Service-Option für jeden ausgewählt.

Ich arbeite mit Full Service Payroll. Dieser Dienst ist ein Add-On für QuickBooks Online. Die Preisgestaltung hängt davon ab, welche Version von QBO Sie wünschen und welche Gehaltsliste Sie benötigen. Die Preisgestaltung ist monatlich.

Patriot-Gehaltsabrechnungs-Software. Ihr Full-Service-Gehaltsabrechnungssystem beginnt für einen Mitarbeiter bei 25 US-Dollar pro Monat und steigt mit der Anzahl der Mitarbeiter.

Paychex. Ihr System basiert auf der Anzahl der Mitarbeiter. Sie benötigen ein schriftliches Gebot von einem potenziellen Kunden, bevor sie Preisinformationen freigeben.

Gusto: Ihre Preise sind $ 39 pro Monat Grundpreis plus $ 6 pro Monat pro Person (Wir gehen davon aus, dass pro Person bezahlt wird).

ADP hat drei Gehaltsstufen, einschließlich HR. Keine Preise verfügbar.

Wie man ein Gehaltsabrechnungssystem ausprobiert

Ein letzter Punkt: Das Problem beim Ausprobieren dieser Systeme besteht darin, dass Sie "live" gehen müssen, und Sie können keine Gehaltsschecks mehr als einmal ausgeben. Patriot und Gusto haben Demo-Versionen, die Sie ausprobieren können. ADP hat zwei freie Monate der Gehaltsabrechnung, aber das bedeutet, dass Sie verpflichtet sind, zwei Monate mit ihrem System zu laufen.