Vorwarnung ist gewappnet. Bevor Sie W-2-Formulare an Mitarbeiter senden und diese Formulare bei der Sozialversicherungsverwaltung (zusammen mit dem Übermittlungsformular W-3 ) ablegen, überprüfen Sie diese häufigen Fehler, um Probleme zu vermeiden.
Einreichung W-2 Formulare spät
Beginnend mit dem Steuerjahr 2016 wurde der Anmeldetermin für W-2-Formulare (und 1099 Formulare) auf den 31. Januar verschoben. Daher müssen Ihre 2017 W-2-Formulare für Mitarbeiter spätestens am 31. Januar bei der Sozialversicherungsverwaltung eingereicht werden 2018.
Es gibt Strafen für die verspätete Einreichung. Lesen Sie mehr über die neuen Fristen für die Formulare W-2 und 1099.
Verwenden der falschen W-2-Form des Jahres
Verwenden Sie das W-2-Formular für das Jahr, in dem das Einkommen steuerpflichtig war, und nicht das Jahr, in dem Sie das Formular einreichen. Verwenden Sie beispielsweise für die Löhne der Mitarbeiter im Jahr 2015 das Formular W-2 2016 ; Dieses Formular wird den Mitarbeitern ausgehändigt und 2017 bei der Verwaltung für soziale Sicherheit eingereicht.
Fehlende Anmeldefristen. Sie müssen W-2-Formulare den Mitarbeitern spätestens Ende Januar zur Verfügung stellen, und Sie müssen diese Formulare spätestens Ende Februar bei der Social Security Administration einreichen. Die Fristen ändern sich jedes Jahr, abhängig davon, wann das Datum in den Kalender fällt. Wenn die Deadline ein Wochenende oder Feiertag ist, wird das Datum auf den nächsten Werktag verschoben. Hier sind die genauen Fristen für die Lohnsteuer am Jahresende für das laufende Jahr.
Das genehmigte W-2-Formular nicht verwenden
Sie können das W-2-Formular nicht herunterladen, kopieren und verwenden.
Das Rot auf A ist eine spezielle Tinte. Sie müssen die genehmigten Formulare von einer Büroversorgungsfirma, dem IRS oder von einer Softwarefirma erhalten. Lesen Sie mehr darüber, wo Sie genehmigte W-2-Formulare erhalten können.
Nicht zu stoppen, Sozialversicherung zurückzuhalten
Der Sozialversicherungsabzug muss für jedes Jahr auf den maximalen steuerpflichtigen Lohn der Sozialversicherung beschränkt werden .
(Dieses Maximum ändert sich in den meisten Jahren, um die Lebenshaltungskosten widerzuspiegeln.) Obwohl dies nicht speziell ein W-2-Fehler ist, ist es üblich und führt dazu, dass Sie die Löhne der Sozialversicherung für einen Angestellten überbewerten. Sie müssen dann den Überschuss dem Arbeitnehmer zurückgeben und sowohl das W-2 und das Formular 941 als auch das vierteljährliche Lohn- und Steuerreport für alle Quartale korrigieren, die den Überschuss widerspiegeln. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise im September das Maximum für die Einbehaltung von Sozialversicherungsbeiträgen erreicht hat, müssen Sie das Formular 941 für das dritte Quartal ändern.
Senden von W-2-Formularen an das IRS
Sozialversicherungsformulare müssen den Mitarbeitern bis Ende Januar ausgehändigt und bis Ende Februar bei der Sozialversicherungsverwaltung eingereicht werden , zusammen mit dem Übermittlungsformular W-3, das alle Informationen von allen W-2 sammelt.
Nicht erhalten eine IRS Verzichtserklärung für nicht E-Schleuder
Arbeitgeber, die 250 oder mehr W-2-Formulare einreichen, müssen eine Verzichtserklärung erhalten, wenn sie keine e-Datei wünschen. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie eine Verzichtserklärung für die elektronische Einreichung von W-2-Formularen erhalten (PDF).
Diese allgemeinen Formularfehler auf Formular W-2 vornehmen
Die häufigsten Formfehler in W-2-Formularen sind:
- Fehler bei der Eingabe von Dezimalstellen und Cent für Beträge
- Keine Verwendung von schwarzer Tinte (Einträge zu hell)
- Einträge zu groß oder zu klein machen. Das IRS schlägt vor, dass Sie 12 pt verwenden. Courier Schrift zum Drucken von W-2s.
- Falsche Formatierung des Mitarbeiternamens Der Vorname und die mittlere Initiale des Angestellten gehen in die erste Box, der Nachname des Angestellten geht in die zweite Box, und jedes Suffix (wie "Jr.") geht in die dritte Box.
Die Verwendung von Finanzsoftware kann Ihnen helfen, viele dieser Fehler auf W-2-Formularen zu vermeiden, insbesondere Formularfehler, und Ihre Software kann Sie warnen, wenn Sie den maximalen Lohnbetrag der Sozialversicherung erreichen. Lesen Sie diesen Artikel über die Buchhaltungssoftware 2012 von Rosemary Peavler, Leitfaden für Unternehmensfinanzierung, mit Schwerpunkt auf Programmen mit Gehaltsabrechnungsfunktionen.
Wie man ein W-2 Formular korrigiert
Sie müssen jedem Mitarbeiter bis Ende Januar jedes Jahres ein W-2-Formular (für das vorangegangene Kalenderjahr) vorlegen, aber Sie müssen diese Formulare bis Ende Februar nicht bei der Social Security Administration (SSA) einreichen. Diese Verzögerung bietet Zeit zum Korrigieren von Fehlern.
Wenn Sie den Fehler vor der Einreichung mit SSA korrigieren können, nehmen Sie einfach die Korrektur vor und reichen Sie das korrigierte Formular ein.
Wenn Sie den Fehler finden, nachdem Sie bei der SSA eingereicht haben, müssen Sie eine korrigierte W-2 zusammen mit einem korrigierten Übermittlungsformular W-3c) einreichen.
Lesen Sie mehr darüber, wie Sie Korrekturen an einem W-2-Formular vornehmen können, nachdem Sie es bei der Sozialversicherungsverwaltung eingereicht haben.