Holen Sie sich Tipps zur Verbesserung der Debitorenprozesse

Der Aufbau einer effektiven Strategie für das Management von Kundenforderungen ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Geschäfts. Trotzdem behandeln wir routinemäßig SMBs, die die Situation nicht methodisch angehen, und sie sind umso schlechter. Die Verbesserung und Optimierung von Debitorenprozessen bringt viele Vorteile für die Tabelle mit sich und gilt nicht nur für AR. Ein schlanker und effizienter AR-Prozess wirkt sich auch positiv auf Marketing, Vertrieb, Kundenservice und den gesamten Betrieb aus.

Es lohnt sich also, Zeit und Mühe darauf zu verwenden, es zu verbessern.

Warum die Optimierung der Debitorenbuchhaltung wichtig ist

Wie viele Geschäftsinhaber sehen Sie möglicherweise nicht sofort die Vorteile einer proaktiven Optimierung Ihrer Debitorenprozesse. Wie oben erwähnt, kann dies jedoch viele Aspekte Ihres Geschäfts drastisch verbessern. Es verhindert, dass vorhandenes Kapital verschwendet wird, was die Liquidität erhöht. Im Gegenzug kann ein Unternehmen Schulden besser reduzieren, Kosten senken, das Wachstum fördern und in vielen Fällen die Konkurrenz übertreffen.

Ein wesentlicher Teil der Optimierung von Debitorenprozessen besteht darin, den Prozess frühzeitig zu starten. Allzu oft sind Unternehmen so darauf bedacht, Verkäufe zu tätigen, dass sie die Debitoren als nachträglich eingeordnet behandeln. Den Prozess früh zu beginnen, bedeutet, Dinge wie Zahlungsbedingungen in den frühen Phasen der Kundenbeziehung zu diskutieren. Einen neuen Kunden frühzeitig mit elektronischen Zahlungen an Bord zu holen, ist ein weiteres Beispiel für einen proaktiven Umgang mit der Situation.

Bevor Sie etwas anderes tun, dann verpflichten Sie Ihr Unternehmen, Forderungen so früh wie möglich in den Vordergrund zu stellen.

Typische Debitorenfehler

Geschäftsinhaber schieben ihre Debitorenbuchhaltung oft auf die lange Bank, wenn sie davon ausgehen, dass es gut geht, wenn man gut genug alleine geht. Mangelnde AR-Praktiken verursachen jedoch eine Reihe von Problemen für Unternehmen.

Von der Vergabe von Krediten an unqualifizierte Kunden an die rechtzeitige Verfolgung von fälligen Forderungen - schlechte AR-Praktiken kosten Unternehmen Zeit, Geld und Produktivität. Sie erzeugen oft einen Welleneffekt, der praktisch jeden Aspekt der Unternehmensführung berührt. Der schlimmste Teil von allem ist, dass viele der Probleme leicht vermeidbar sind.

Zu den weiteren allgemeinen AR-Problemen gehören das unsachgemäße Anwenden und Zuweisen von Barzahlungen, das Versäumnis, auf die Richtigkeit von Rechnungen und Rechnungen zu achten, und das Ausfallen von Berichten, um potenzielle Probleme zu beseitigen. Jeder dieser Fehler kann zu weitreichenden Problemen auch für sehr erfolgreiche und profitable Unternehmen führen, so dass es mehr als wert ist, Maßnahmen zu ergreifen, um sie zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu korrigieren.

Optimieren Sie diese fünf Aktivitäten für eine verbesserte Debitorenbearbeitung

Die Optimierung der Debitorenprozesse scheint von Anfang an ziemlich entmutigend zu sein. Durch eine methodische Herangehensweise an die Situation können Sie jedoch Änderungen implementieren, die zu relativ schnellen und dramatischen Verbesserungen führen. Zu Ihrer Bequemlichkeit haben wir fünf Aktivitäten identifiziert, die, wenn sie richtig optimiert wurden, die Gesamtfunktion Ihres Debitorenprozesses drastisch verbessern und wiederum viele interessante Vorteile für Ihr gesamtes Unternehmen bringen werden:

1. Präzise Kundendaten pflegen - Zentralisierung des Stammdatenprozesses zur Sicherstellung der Richtigkeit der Kundenkonten und der Informationen ist ein wesentlicher Bestandteil der Einrichtung und Aufrechterhaltung eines effektiven Debitorenprozesses. Ungenaue Adressen können beispielsweise dazu führen, dass Rechnungen an den falschen Ort gesendet werden, was zu verspäteten Zahlungen führt. Kundenkonten sollten regelmäßig überprüft werden, um auf Anomalien wie ungewöhnliche oder unangemessene Zahlungsbedingungen, Kreditlimits, Rabatte und Ähnliches zu prüfen. Änderungen an Kundendaten sollten ordnungsgemäß dokumentiert werden, und es sollten Kontrollen eingerichtet werden, um zu verhindern, dass unbefugte Personen auf Daten zugreifen oder diese bearbeiten können.
2. Einrichtung eines klaren und prägnanten Kreditgenehmigungsprozesses - Allzu oft geraten Unternehmen in nachteilige Kreditgewohnheiten , um den Umsatz zu steigern. Dies führt natürlich zu einem Teufelskreis, der für ein Unternehmen letztlich katastrophal sein kann. Die Kreditvergabe kann sehr gut sein, aber es muss ein klarer Prozess dafür geschaffen werden. Es sollte klare Anweisungen enthalten, wann und wie Kreditlimits bewertet und außer Kraft gesetzt werden, wann Konten in die Warteschleife gelegt werden und wie der Bewerbungsprozess abläuft. Regelmäßige Überprüfungen des Kreditgenehmigungsprozesses sollten durchgeführt werden, da sich die Umstände ändern.

1. Erstellen Sie einen effektiven Abrechnungsprozess - Die Abrechnung und Rechnungsstellung von Kunden muss präzise und effizient sein. Fehler bei der Preisgestaltung, Maßeinheiten und dergleichen können schwerwiegende Schäden verursachen. Außerdem müssen Rechnungen rechtzeitig erstellt und gesendet werden, und die Art und Weise, in der sie erstellt werden, sollte konsistent und definiert sein. Eine Möglichkeit, Rechnungsstellung und Rechnungsstellung zu verbessern, besteht darin, so viel wie möglich davon zu automatisieren, also haben Sie keine Angst, sich hier auf Technologie zu verlassen. Verwenden Sie Ausnahmebedingungsberichte, um problematische Konten zu ermitteln. Wenn möglich, richten Sie ein Kundenportal ein, um einen Teil der Arbeit an die Kunden zu übertragen und ihnen gleichzeitig ein Gefühl der Autonomie zu geben.
2. Cash-Application-Prozess - Nach der Ankunft müssen Zahlungen korrekt angewendet werden. Sie sollten auf den richtigen Kunden und auf die entsprechenden Rechnungen angewendet werden. Andernfalls, wenn Streitigkeiten oder Probleme später auftreten, wird es sehr schwierig sein, das anfängliche Problem auf Null zu bringen. Zahlungen sollten auch schnell angewendet werden, um sicherzustellen, dass Sie zu jedem Zeitpunkt wissen, welche Konten aktuell und welche überfällig sind. Eine Möglichkeit, den Prozess zu optimieren, besteht darin, eine begrenzte Anzahl von Zahlungsoptionen zur Vereinfachung anzubieten. Buchen Sie die Buchungen rechtzeitig und lange vor dem Stichtag. Wenn immer möglich, vermeiden Sie es, Geld in Suspense-Konten zu investieren, bis Sie Zeit haben, herauszufinden, wohin es eigentlich gehen soll.
3. Optimieren Sie den Inkasso-Prozess - Wenn Sie die Debitorenbuchhaltung richtig optimieren, wird es viel einfacher, Zahlungen zeitnah und effektiv zu sammeln. Wenn beispielsweise Zahlungen ordnungsgemäß durchgeführt werden, lässt sich leicht feststellen, bei welchen Konten ein Ausfall wahrscheinlich ist. Die Bemühungen zur Sammlung sollten konsistent und methodisch sein. Es sollte ein klar definierter Prozess für die Aushandlung von Zahlungsplänen festgelegt werden, um sicherzustellen, dass er mit den allgemeinen Zielen des Unternehmens übereinstimmt. Prozesse sollten so weit wie möglich automatisiert werden, um das Risiko von Fehlern bei der manuellen Eingabe zu reduzieren.

Acht Best Practices zur Übernahme von Debitorenprozessen

Das American Productivity and Quality Center (APQC) hat eine Reihe von Standards mit dem Namen Offene Standards eingeführt. Sie beschreiben Best Practices für die Bearbeitung von Debitorenbuchungen und sollten sich als unschätzbar erweisen, wenn Sie an der Verbesserung Ihrer AR-Prozesse arbeiten. Wir haben die acht wichtigsten Punkte aus den APQC Open Standards für Ihre Bequemlichkeit zusammengefasst:

1. Hindernisse für Zahlungseingänge beseitigen - Besprechen Sie beispielsweise Ihre Kunden, um herauszufinden, welche Zahlungsmethoden für sie am besten geeignet sind. Erwägen Sie daher, eine andere Auswahl an Zahlungsoptionen anzubieten, um es den Kunden zu erleichtern, ihre Rechnungen pünktlich zu bezahlen.
2. Priorisierung des Kreditmanagements - Erweitern Sie Kredit nicht umsonst, nur um den Umsatz in Grenzen zu halten. Diese Strategie ist auf lange Sicht hinfällig und nur ein Beispiel für die vielen möglichen Probleme, die durch schlechte Kreditmanagementprozesse entstehen können.
3. Überprüfen Sie regelmäßig die Debitorenbuchhaltung - Legen Sie einen spezifischen Zeitplan für die Überwachung und Beurteilung des Status Ihrer Debitorenbuchhaltung fest. Im Idealfall sollte es mindestens einmal pro Woche durchgeführt werden. Je früher Sie Fehler finden, desto eher können Sie sie korrigieren - und desto unwahrscheinlicher ist es, dass sie größere Probleme für Ihr Unternehmen verursachen.
4. Erwägen Sie, die Zahlungsbedingungen zu verkürzen - Es gibt kein Gesetz, das besagt, dass alle Kunden Netto-30 Zahlungsbedingungen haben müssen. Durch die Verwendung kürzerer Zahlungsbedingungen werden langsam zahlende Kunden häufig dazu aufgefordert, mindestens ein wenig schneller zu bezahlen. Dies ist eine lohnende Option, die in Betracht gezogen werden sollte.
5. Erstellen eines Prozesses zur Klärung von Abrechnungskonflikten - Legen Sie einen spezifischen Prozess für die Behandlung von Abrechnungsstreitigkeiten fest. Dies wird nicht nur den Prozess rationalisieren, sondern auch die allgemeine Kundenzufriedenheit verbessern, da Ihr Team genau weiß, was zu tun ist, wenn ein Streit entsteht.
6. Automatisieren - Untersuchen Sie verschiedene Arten von Software und andere Technologieformen, um so viele Prozesse wie möglich zu automatisieren. Je mehr als Sie das menschliche Element entfernen können, desto genauer und zuverlässiger wird der gesamte Prozess sein. Viele Programme sind teuer, aber der ROI ist beträchtlich, da weniger Fehler auftreten und in vielen Fällen auch die Produktivität der Mitarbeiter steigt.
7. Etablieren Sie einen proaktiven Sammlungsprozess - Machen Sie Sammlungen zur obersten Priorität und setzen Sie sie durch, indem Sie eine klare, übersichtliche Sammlungsstrategie festlegen. Im Idealfall sollten Sie frühzeitig eingreifen. Wenn ein Konto in die Überfälligkeitsspalte verschoben wird, sollte Ihr Team darüber informiert sein und genau wissen, was zu tun ist.
8. Bill Electronic - Wenn Sie die Möglichkeit dazu haben, beginnen Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung. Während es einige geben wird, die elektronische Rechnungen und Zahlungen nicht unterstützen können, sind die meisten Unternehmen mit diesen heutzutage an Bord. Je weniger Papierprüfungen Sie bearbeiten und welche E-Mails gesendet werden müssen, desto einfacher und genauer wird der gesamte Prozess.

Wie Sie sehen können, müssen Sie nicht von vorne anfangen, um Ihre Debitorenbuchhaltung zu verbessern und zu optimieren. Sie können wählen, ob Sie einen Bereich nach dem anderen einnehmen möchten, oder Sie können mit voller Kraft nach vorne tauchen und alles auf einmal umgestalten. So oder so, alle Schritte, die Sie zur Optimierung Ihrer Debitorenbuchhaltung ergreifen, werden auf lange Sicht gut auszahlen.