Wie, warum und wann die Kassenschublade ausbalanciert wird
Bei der Untersuchung ist die häufigste Ursache für den Diebstahl das Fehlen einer ordnungsgemäßen Prozedur oder von Kontrollen.
Der Prozess des Zählens des Geldes, das Vereinigen der Quittungen und das Ausbalancieren der Geldlade schafft eine Rechenschaftspflicht für die Transaktionen des Tages. Dieses Cash-Management-System kann zur selben Zeit erstellt werden, zu der die Store-Richtlinien festgelegt werden. Viele der heutigen POS- Systeme (Point-of-Sale) haben Schritt-für-Schritt-Anweisungen zum Schließen (auch bekannt als Balancieren) der Kassenlade, um den Angestellten zu führen.
Warum Gleichgewicht?
Filialleiter oder Kassierer können jederzeit während einer Schicht einen Verkaufsbericht abrufen. Wenn Sie den Anfangskasse in der Schublade zu der täglichen Verkaufszahl hinzufügen, wird ein Händler genau wissen, wie viel Geld in der Kasse oder dem POS-System zu einem bestimmten Zeitpunkt sein sollte. Dies ist sehr nützlich:
- Um zu vermeiden, zu viel Geld auf der Verkaufsfläche zu halten.
- Wenn der Laden ausgeraubt wird.
- Wenn sich ein Kunde über zu wenig Änderungen beschwert.
- Um häufige Überschüsse / Engpässe für bestimmte Kassierer zu entdecken.
- Um die Versuchung zu beseitigen, Bargeld ohne Dokumentation aus der Kassenschublade zu nehmen.
Wie man eine Kassenschublade balanciert
Das Ausbalancieren einer Registrierkasse findet normalerweise am Ende des Tages oder am Ende einer Kassenschicht statt. Die Kassenlade und ihr Inhalt sollten zur Vorbereitung des Berichts in ein Büro oder ein anderes abgeschlossenes Gebiet gebracht werden.
Wenn Sie die Schublade nach dem Schließen ausbalancieren, vergewissern Sie sich, dass die Verkaufsraumbeleuchtung aus ist und die Tür verriegelt ist. Für viele Verkäufer haben sie es eilig und fangen an zu schließen, bevor der Laden geschlossen ist. Dies ist keine sichere Übung. Wenn Sie jedoch mehrere Mitarbeiter im Geschäft haben, ist es möglich, eines der Register während der Öffnungszeiten zu schließen.
Alle Überschreitungen und / oder Engpässe sollten untersucht werden. Die menschliche Natur sollte für geringfügige Fehler und kleine Beträge berücksichtigt werden. Damit meinen wir, dass einfache Fehler bei der Verarbeitung einer Transaktion häufig vorkommen. Häufige Diskrepanzen können jedoch ein Anzeichen für einen Mitarbeiterdiebstahl sein oder darauf hinweisen, dass für einen bestimmten Kassierer weitere Schulungen erforderlich sind. In der Regel möchten Sie sicherstellen, dass nachts nicht mehr als $ 2 ausgeschaltet sind. Es hängt zwar von der Anzahl der Transaktionen an diesem Tag ab (mit anderen Worten, je mehr Transaktionen, desto größer ist die Chance, Fehler zu zählen), die $ 2-Regel ist hilfreich.
Der Start-Cash-On-Hand wird in die Kassenlade zurückgelegt und für den Abend gespeichert, während die Einzahlung für die Bank vorbereitet wird. Alle Kreditkartenbelege, Terminalberichte und andere Kassenbons können an den Daily Cash Drawer Report geheftet und nach Datum abgelegt werden.
Aufgabentrennung
Wenn Sie mehr Rechenschaft ablegen möchten, sollten Sie zwei Personen zum Ausgleichen der Kasse verwenden. Eine Person zählt die Schublade und erstellt den täglichen Kassenbericht, während die andere Person eine Bankeinlage vorbereitet. Beide Mitarbeiter sollten den Bericht unterschreiben, dass sie für die angegebenen Zahlen verantwortlich sind. Obwohl kein System Betrug verhindern kann, wird dieser Prüfpfad dazu beitragen, die Kollusion zwischen den Mitarbeitern zu verhindern.
Zu Beginn der nächsten Schicht sollte jeder Kasse eine eigene Kassenschublade zugewiesen werden. Lassen Sie den Kassierer das Bargeld in der Schublade nacherzählen, um den Anfangssaldo zu überprüfen. Wenn Sie ein kleines Geschäft mit nur einem Register sind, bleibt das Geld höchstwahrscheinlich über Nacht in der Schublade. Wenn dies Ihre Situation ist, ist die Vorgehensweise die gleiche.
Eine letzte Anmerkung: Da menschliches Versagen ein Teil des Spiels ist, stellen Sie sicher, dass Sie Diskrepanzen in Ihrem Geld als Teil Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung enthalten.
Fügen Sie Ihren Gewinn- und Verlustrechnungen eine Zeile hinzu, die einen Fehlbuchungsverlust vorsieht und anzeigt. Dies ist eine weitere Möglichkeit, den Verlust zu überwachen und zu verwalten.