Diese Beispielsitzungsagenda hält Ihre Besprechung organisiert
Sie haben bereits viel darüber nachgedacht, was Sie von einem Beirat erwarten können und freuen sich auf die Beratung und Sachkenntnis, die Ihre Beiratsmitglieder in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens wie Management , Marketing , Buchhaltung , Personalwesen , Kundendienst , Technologie usw.
Sie möchten also sicher sein, dass Sie bei diesem ersten Treffen Ihre Beiratsmitglieder mit einbeziehen.
Planen Sie die Besprechung um ein Problem oder ein Diskussionsthema
Ihr erstes Treffen muss daher, wie bei all Ihren Beiratssitzungen, um eine Frage oder ein Problem herum geplant werden. Sie könnten es am einfachsten finden, das Problem als Ziel zu bezeichnen . Zum Beispiel: "Wir wollen unseren Umsatz im nächsten Quartal um 25% steigern . Wie können wir das machen?" Oder Sie können das Thema allgemeiner zur Diskussion stellen: "Wie können wir unsere Geschäftskosten senken ?" oder "Wie können wir die Produktivität steigern oder wie können wir den Kundenservice verbessern ?"
Sammeln Sie die relevanten Hintergrundmaterialien
Sobald Sie sich für das Diskussionsthema entschieden haben, ist es an der Zeit, die Materialien zu sammeln, die Ihre Beiratsmitglieder benötigen.
Da dies die erste Sitzung des Beirats ist, sollten Sie einen Geschäftsplan und alle anderen Dokumente, die für das Diskussionsthema relevant sind, wie Diagramme, Grafiken und Informationsblätter, die den Hintergrund des Diskussionsthemas veranschaulichen, einbeziehen.
Wenn möglich, sollten Sie zwei Wochen im Voraus eine Kopie dieser Dokumente an alle Beiratsmitglieder zusammen mit einer Kopie der Tagesordnung senden.
Erstellen Sie die Besprechungsagenda
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine Agenda (mit Kommentaren zum effizienten Ablauf der Besprechung), die Sie möglicherweise für Ihre erste Sitzung des Beirats verwenden möchten.
Beachten Sie, dass jeder Tagesordnungspunkt zeitlich festgelegt ist. Einen Zeitplan in Ihr Meeting zu integrieren und dabei zu bleiben, stellt sicher, dass Ihr Meeting nicht hängen bleibt und Diskussionen zum Thema anregt.
Treffen Sie Vorbereitungen für die Aufzeichnung der Besprechungsprotokolle
Sie werden auch einige Vorkehrungen treffen müssen, um das Sitzungsprotokoll festzuhalten. Versuche nicht, das selbst zu tun; Sie müssen in der Lage sein, voll und ganz mitzuhelfen. Wenn Sie keine Person haben, die als Sekretärin teilnehmen und als Sekretärin dienen kann, bitten Sie die Zustimmung Ihrer Beiratsmitglieder, die Sitzung aufzuzeichnen.
Stellen Sie Erfrischungen zur Verfügung
Erfrischungen zur Verfügung zu haben ist eine gute Idee. Kaffee, Tee, Wasser, Säfte und gesunde Snacks wie Obst oder Muffins sind eine nette Geste und immer willkommen bei Meetings. Nach Ihrem ersten Treffen haben Sie ein Gefühl für die Vorlieben der Teilnehmer für Getränke und Snacks und können entsprechend für das nächste Treffen planen.
Entspannen Sie Sich!
Sorgen Sie vor allem nicht um Ihre Präsentation. Sie sind dort, um Ihre Vision und Hoffnungen für Ihr Unternehmen zu teilen und Rat zu suchen, um niemanden mit Multimedia-Präsentationseffekten zu beeindrucken.
Ihr langfristiges Ziel ist es, eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Ihren Beiratsmitgliedern aufzubauen. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, sicherzustellen, dass Ihre Beiratsmitglieder das Gefühl haben, dass sie angehört wurden und dass sie zum Management Ihres Unternehmens beigetragen haben - und ich freue mich auf die nächste Sitzung des Vorstands.
Ich habe Kommentare in diese Beispielsitzungsagenda eingefügt, um Sie durch den Besprechungsprozess zu führen. Sie können diese Agenda ausdrucken und an Ihre Bedürfnisse anpassen - Sie können sie direkt in ein Word-, Excel- oder ähnliches Office-Dokument kopieren, indem Sie den Text auswählen und mit Kopieren / Einfügen (unter Windows) den auszuwählenden Text mit der Maus umreißen , und drücken Sie STRG-C zum Kopieren und STRG-V zum Einfügen.
Ihr Firmenname - (ausfüllen)
Agenda
Datum - (ausfüllen)
Standort - (ausfüllen)
| Anfangs- / Endzeit | Aktivität |
| 10:00 - 10:05 Uhr | Einführungen (Nehmen wir an, dass sich Ihre Mitglieder des Beirats nicht getroffen haben, stellen Sie sich und alle Mitglieder des Verwaltungsrats vor und geben Sie einen kurzen Überblick über ihr Fachwissen.) |
| 10:05 - 10:10 Uhr | Warum ein Beirat? (Eine kurze Darstellung der Funktionsweise des Beirats und der Beiträge, die der Beirat hoffentlich für Ihr Unternehmen leisten kann. Geben Sie Einzelheiten an, wie oft der Vorstand zusammentritt.) |
| 10:10 - 10:20 Uhr | Fragen (Wenn es welche gibt. Falls nicht, fragen Sie Ihre Vorstandsmitglieder, wie sie den Beirat sehen und wie sie sich zu beteiligen hoffen.) |
| Diskussionsthema: (Fügen Sie hier Ihre Frage / Problembeschreibung ein.) | |
| 10:20 - 10:25 Uhr | Präsentation des Diskussionsthemas (Ein Überblick über die Geschichte des Themas und wie es sich derzeit auf das Unternehmen auswirkt; unterlassen Sie es, an dieser Stelle Ihre Ansichten / Lösungen zu geben.) |
| 10:25 - 11:35 Uhr | Diskussion (Sie möchten die Ideen in diesem Stadium behalten; lehnen Sie an dieser Stelle keine Ideen ab oder verwerfen Sie sie. Tragen Sie auch Ihre Ideen / Ansichten bei.) |
| 11:35 - 11:50 Uhr | Vorschläge / Beschlüsse (Bewertung der Ideen, die die Gruppe gehört hat und Auswahl der besten "Lösungen".) |
| 11:50 - 11:55 Uhr | Zusammenfassung (Fassen Sie das Thema, die Diskussion und die Ergebnisse für die Gruppe zusammen und sagen Sie ihnen, was Sie vorhaben.) |
| 11:55 Uhr | Unterbrechung |
Datum der nächsten Sitzung - (ausfüllen)
Wenn Sie diesen Zeitplan nutzen, ist dies eine gute Zeit, um Ihre Beiratsmitglieder zu einem guten Mittagessen zu bringen (besonders, wenn während des Meetings keine Snacks serviert wurden). Denken Sie daran, dass das Treffen vorbei ist und das Mittagessen in erster Linie eine soziale Gelegenheit sein sollte!
Halten Sie die Meetings kurz
Sie sollten nie ein Beratungsgremium haben, das länger als zwei Stunden dauert. Zwei Stunden sind lang genug für die meisten Menschen, um ihre ungeteilte Aufmerksamkeit der Aufgabe zu widmen.
Beginne zukünftige Treffen mit einem Rückblick auf frühere Diskussionsthemen
In zukünftigen Besprechungen sollten Sie mit einer Überprüfung dessen beginnen, was Sie zu dem Thema getan haben, das in der letzten Besprechung besprochen wurde, und die Kommentare Ihrer Beiratsmitglieder zu den Maßnahmen Ihres Unternehmens einholen.
Da das "Meet and Greet" nicht im Weg ist, möchten Sie vielleicht zwei Diskussionsthemen bei zukünftigen Treffen Ihres Beirats haben. Sie können sogar drei haben, wenn Sie denken, dass sie bequem in das zweistündige Format passen. Aber du solltest nie mehr als drei haben.