Lang- und kurzfristige Dokumente
4 Gründe, Aufzeichnungen zu führen
- Es macht es viel einfacher, Ihre Steuern zu archivieren.
- Wenn Sie alles aufgezeichnet haben, werden Sie davon abgehalten, irgendwelche Abzüge zu verpassen, was Ihnen Geld spart.
- Es wird Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Sie genaue Ansprüche geltend machen. Anstatt zu raten: "Ich glaube, ich habe dem Auftragnehmer 1000 Dollar gezahlt", indem ich schnell eine Tabelle hochziehe, wissen Sie, dass Sie ihm am 17. Juli 850 Dollar gezahlt haben.
- Falls Sie auditiert sind oder das IRS irgendwelche Fragen zu den Punkten in Ihrer Steuererklärung hat, haben Sie den Beweis, Ihre Forderung zu bestätigen. Wenn Sie diese Dokumentation nicht haben, werden Sie Zeit und Geld damit verbringen, den Beweis zu finden. Schlechter, wenn Sie nicht in der Lage sind, eine Quittung zu erhalten, wird Ihre Forderung nicht geehrt, und Sie müssen sogar zusätzliche Steuern und Strafen zahlen.
Welche Aufzeichnungen sollte ich verfolgen?
Die kurze Antwort ist, dass Sie den Überblick behalten sollten! Die IRS ist bekannt für die Prüfung von kleinen Unternehmen , insbesondere solche, die in aufeinanderfolgenden Jahren einen Verlust aufweisen. Darüber hinaus verstehen viele IRS-Agenten die steuerlichen Nuancen, die für Immobilieninvestoren gelten, so dass sie Ihre Unterlagen eher in Frage stellen.
Sie müssen Beweise haben, wenn der IRS irgendwelche Ihrer Artikel in Frage stellt oder sogar im täglichen Geschäftsablauf, wenn jemand versucht, eine Zahlung in Frage zu stellen.
Die zwei Arten von Aufzeichnungen, die Sie aufbewahren müssen, sind permanente Aufzeichnungen und kurzfristige Aufzeichnungen.
1. Permanente Aufzeichnungen
Dies sind Dokumente, die Sie auf unbestimmte Zeit aufbewahren möchten.
Was sind einige Beispiele für permanente Aufzeichnungen?
Dies sind Dokumente, die für Sie über das laufende Steuerjahr hinaus relevant und wertvoll sind, wie zum Beispiel:
- Alle Mietervermietungen.
- Jede Art von juristischen Dokumenten - Geldbußen, Inspektionsberichte, Gerichtsauftritte.
- Jede Art von Genehmigung, die Sie auf dem Grundstück ausgestellt haben.
- Alles, was Sie abwerten würden - wie Eigentum oder Verbesserungen.
- Wenn Sie Ihr Unternehmen als LLC , LP , S Corporation oder andere eingetragen haben, sollten Sie alle diesbezüglichen Aufzeichnungen aufbewahren.
- Versicherungspolicen
- Darlehen Dokumente - wie Hypotheken.
- Steuern der letzten Jahre.
- Eigentum Titel / Tat.
2. Kurzfristige Aufzeichnungen
Kurz gesagt, ich beziehe mich nicht auf ein paar Monate. Sie sollten Dokumente, die Sie für wichtig halten, mindestens fünf Jahre lang aufbewahren. Wie lange danach hängt von Ihrem Komfort ab. Dies wird Ihnen helfen, falls Sie jemals auditiert oder verklagt werden.
Was sind einige Beispiele für kurzfristige Aufzeichnungen?
Alles, was als Einkommen oder Aufwand für das jeweilige Steuerjahr gilt, wie:
- Werbekosten für Ihr Unternehmen oder Ihre Immobilie.
- Unterhaltungskosten- wie Abendessen oder Mittagessen für aktuelle oder potenzielle Kunden.
- Zinsen für Hypotheken und Kreditkarten für geschäftliche Zwecke.
- Rechts- / Berufshonorare- Für Buchhalter, Rechtsanwälte, Versicherungsagenten, Realtors.
- Bürokosten - Internet, zweite Telefonleitung für Geschäft, Bürobedarf, Home-Office-Abzug, wenn Sie ein Home-Office ausschließlich für das Geschäft verwendet haben.
- Miete erhalten.
- Reparaturen durchgeführt.
- Erhaltene Kautionen: Wenn ein Mietvertrag endet, müssen Sie, wenn Sie einen Teil der Kaution einbehalten, diese als Einkommen verbuchen. Wenn Sie etwas davon für Reparaturen behalten, wird das Geld, das Sie für die Reparatur ausgeben, als Aufwand betrachtet, den Sie auf Ihre Steuern absetzen können.
- Reisekosten für Unternehmen - wie zum Beispiel Meilen für Mietaktivitäten.
- Versorgungsunternehmen bezahlt.
- Löhne an Mitarbeiter oder unabhängige Auftragnehmer.
Wie soll ich meine Aufzeichnungen verfolgen?
Sie sollten eine digitale Kopie (Computer) und eine Papierkopie (Papier) aller Ihrer Aufzeichnungen aufbewahren.
1. Digitale Kopie
Sie möchten eine Tabelle oder ein Programm wie Quicken Rental Property Manager verwenden , um Ihre Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen.
Sie sollten dies tun, sobald das Einkommen eintritt oder der Aufwand eintritt. Sie möchten so viele detaillierte Informationen wie möglich hinzufügen:
- Datum,
- Zeit,
- Wem es bezahlt wurde oder wer es bezahlt hat,
- Art der Einnahmen oder Ausgaben
- Menge.
- Sie können sogar angeben, wie es bezahlt wurde (Bargeld, Schecknummer, Kreditkarte, Zahlungsanweisung usw.).
Die Detailgenauigkeit hängt von der Software ab, die Sie verwenden oder erstellen. Einige Programme verlinken direkt mit Ihren Bankkonten und zeichnen Ihre Einnahmen und Ausgaben für Sie auf.
Selbst wenn Sie ein kostengünstigeres Programm wählen oder Ihre Daten in persönlichen Kalkulationstabellen aufbewahren, sollten Sie für jede Eigenschaft, für jede Art von Aufwand und für unterschiedliche Einkommensarten separate Datensätze einrichten. Der Punkt ist, so viele Informationen wie möglich zum Zeitpunkt der Transaktion aufzuzeichnen, damit Sie in Zukunft problemlos Finanzberichte erstellen können.
Sie sollten sie immer auf CD, auf einer externen Festplatte, in einer Cloud und sogar mit einer Papierkopie sichern. Sie sollten am Ende eines jeden Monats und / oder am Ende des Jahres ausgedruckt werden.
2. Hardcopy
Sie sollten sicherstellen, dass Sie eine Papierkopie Ihrer wichtigsten Dokumente haben. Wenn es möglich ist, werden Sie sie in einer Art feuerhemmendem Ablagesystem oder Tresor aufbewahren wollen. Wenn Sie keine finden, die groß genug für alle Ihre Dateien ist, sollten Sie die wichtigsten, wie die Titel, in dieser Box für die Eigenschaft behalten. Kategorisieren Sie alles nach Jahr und sortieren Sie die Dateien alphabetisch, damit sie leicht zu finden sind.