Entwickeln Sie einen Plan für Wartungsprobleme
Sie müssen zuerst Ihren Basisplan für die Bearbeitung von Wartungsaufträgen entwickeln. Entscheiden Sie, wie Anfragen eingereicht werden und wer auf die Anfrage antwortet. * Wenn Sie sich entschlossen haben, eine Immobilienverwaltungsgesellschaft zu beauftragen , um diese Anfragen zu bearbeiten, dann wird Ihre Aufgabe darin bestehen, die Verwaltungsgesellschaft zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie alle Anfragen schnell und kompetent bearbeiten.
Erhalte die Anfrage des Mieters
Wenn Sie Wartungsprobleme nicht an einen Property Manager ausgelagert haben, besteht der nächste Schritt darin, die Anforderung des Tenants basierend auf Ihrer bevorzugten Methode zu erhalten. Dies kann per Telefon, E-Mail, Text oder sogar schriftlich erfolgen, wenn Sie es bevorzugen. Diese Anfragen sollten während der normalen Geschäftszeiten bearbeitet werden, es sei denn, es handelt sich um Notfälle.
Ermitteln Sie den Schweregrad des Wartungsproblems
Stellen Sie eine Liste mit häufigen Problemen zusammen und fügen Sie eine Dringlichkeitsstufe hinzu: Hoch, Mittel oder Niedrig.
- Hohe Dringlichkeit - Beschwerden sollten, falls erforderlich, am selben Tag oder zur selben Stunde festgelegt oder zumindest betrachtet werden.
- Moderate Dringlichkeit - Beschwerden sollten innerhalb von 48 Stunden behoben werden.
- Niedrige Dringlichkeit - Beschwerden sollten innerhalb einer Woche behoben werden.
Beispiele für High Dringlichkeitsanfragen: Sofort
- Strukturelle Probleme
- Mangel an Wärme im Winter
- Mangel an heißem Wasser
- (Meisten) Lecks in der Eigenschaft
- Verstopfte Toilette
- Geruch von Gas
- Lichter funktionieren nicht in öffentlichen Bereichen und Fluren
- Sicherheitsaspekte wie Türen oder Fenster, die nicht richtig schließen / Fehlende Sperren
- Gehwege, Treppen und Auffahrten müssen sofort nach einem Schneesturm geschaufelt und gesalzen werden
Beispiele für moderate Dringlichkeitsanfragen: auf zeitgerechte Weise
- Geräte funktionieren nicht - Wenn es in Ihrer Verantwortung liegt, sie Ihren Mietern zu liefern.
- Verstopfte oder langsame Dusche oder Sink Drain
- Innenbeleuchtung funktioniert nicht - nicht nur die Lampe brennt aus. Die eigentliche Leuchte funktioniert nicht.
- Klimaanlage funktioniert nicht im Sommer
- Großes Loch in der Wand
Beispiele für Dringlichkeitsanfragen: Zeit ist nicht von der Essenz
- Gebrochene Fliese
- Fugen kommen
- Geschädigter Bodenbelag, der keine Gehgefahr verursacht - Risse in Teppichen / Flecken in Teppichen / Hartholzböden, die repariert werden müssen / Sattel kommt auf
- Laufende Toilette
- Kleines Leck oder Tropfen im Wasserhahn
- Schranktüren von ihren Scharnieren
- Innentüren der Wohnung aus ihren Scharnieren / Tür schließt nicht richtig
- Ein Entwurf
- Geringfügiges Loch in der Wand
- Reparatur von Formteilen oder Zuschnitten
Reparaturen, für die Sie nicht verantwortlich sind:
- Ersetzen der Batterien im Rauchmelder des Mieters
- Entfernen von Müll von der Einheit des Mieters
- Schäden, die vom Mieter oder den Mietern des Mieters verursacht werden - Sie können diesen Schaden beheben, aber Sie dürfen dem Mieter eine angemessene Gebühr in Rechnung stellen, z. B. die Kosten für die Materialien oder die Kosten für die Einstellung eines Auftragnehmers.
Ermitteln des für das Wartungsproblem erforderlichen Skill Levels
Sie müssen nun das erforderliche Niveau für die Reparatur bestimmen. Ist es etwas, womit Sie sich wohl fühlen oder müssen Sie einen Profi einstellen? Rufen Sie bei Bedarf die entsprechende Person an, um ihre Verfügbarkeit zu ermitteln.
Materialien sammeln
Wenn Sie die Reparatur selbst durchführen, sammeln Sie die geeigneten Materialien, um die Reparatur abzuschließen.
Mieter benachrichtigen
Wenn sich die Reparatur in der Wohnung des Mieters befindet , rufen Sie den Mieter an, um zu bestimmen, wann Sie in das Gerät eingewiesen werden dürfen , um die Reparatur durchzuführen. Fragen Sie, ob der Mieter für die Reparatur da sein möchte oder ob es Ihnen angenehm ist, Sie in der Unterkunft zu lassen, wenn Sie nicht anwesend sind.
Wenn sich die Reparatur in einem gemeinsamen Bereich des Gebäudes befindet , können Sie anhand der Dringlichkeit der Reparatur entscheiden, wann Sie die Reparatur durchführen.
Wenn die Reparatur die Abschaltung von Wasser, Gas, Strom oder Ähnlichem erfordert, müssen Sie dies allen Mietern im Gebäude mitteilen, bevor Sie dies tun.
Schließen Sie die Reparatur ab und erhalten Sie die Mandantenunterschrift für das Wartungsproblem
- Wenn Sie die Arbeit ausgelagert haben: Stellen Sie sicher, dass der Mechaniker eine detaillierte Beschreibung der geleisteten Arbeit, der benötigten Zeit und der benötigten Teile bereitstellt. Stellen Sie sicher, dass der Mechaniker diese Erklärung unterzeichnet und datiert. Der Mieter sollte diese Erklärung auch unterschreiben, um zu bestätigen, dass die Arbeit tatsächlich ausgeführt wurde und dass sie in der angegebenen Zeit durchgeführt wurde.
- Wenn Sie die Arbeit selbst abgeschlossen haben: Lassen Sie den Mieter, der die Anfrage gemacht hat, auf der Wartungsanforderung abmelden, dass die Reparatur durchgeführt wurde und zu ihrer Zufriedenheit durchgeführt wurde. Stellen Sie sicher, dass sie auch Datum und Uhrzeit enthalten.