Bundesgesetz erfordert, dass Sie Paycheck-Aufzeichnungen und andere Dokumentation aufbewahren
Welche Gehaltsscheck-Aufzeichnungen müssen Arbeitgeber aufbewahren?
Normalerweise würden Sie die meisten der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen nur im Rahmen der Geschäftsabwicklung aufbewahren, daher sollte die Einhaltung von Vorschriften keine großen zusätzlichen Schritte oder Arbeiten erfordern.
Überprüfen Sie die Datensätze, die Sie bereits erstellt haben, um sicherzustellen, dass Sie die Anforderungen von IRS und FLSA erfüllen.
Aufzeichnungen können in jeder Form, einschließlich elektronisch, verwaltet werden. Für alle nicht befreiten Arbeitnehmer und für diejenigen, für die Mindestlohnanforderungen gelten, gilt Folgendes:
- Persönliche Daten, einschließlich Name, Anschrift, Beruf, Geschlecht und Geburtsdatum des Mitarbeiters, wenn er unter 19 Jahre alt ist
- Die Stunde und der Tag, an dem seine Arbeitswoche beginnt
- Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden an jedem Werktag und jeder Arbeitswoche
- Tägliche oder wöchentliche Vollzeitbeschäftigung
- Regelmäßige Stundenlohn für jede Woche, in der Überstunden geleistet werden
- Summe Überstunden für die Arbeitswoche
- Die Gesamtlöhne zahlten jede Lohnperiode
- Datum der Zahlung und Zahlungsfrist abgedeckt.
Nichtbefreite Arbeitnehmer müssen mindestens einen Mindestlohn erhalten und Überstunden für jede geleistete Arbeitszeit über 40 pro Woche erhalten. Ein Arbeitnehmer kann von der Steuer befreit sein, wenn er mindestens 455 US-Dollar pro Woche auf Lohnbasis bezahlt und wenn er bestimmte Aufgaben übernimmt, in der Regel Verwaltungs-, Führungs- oder Managementaufgaben.
Zeitlohn ist das, was während der ersten 40 Stunden in einer Arbeitswoche verdient wird.
Die für die befreiten Arbeitnehmer erforderlichen Unterlagen unterscheiden sich von denen der nicht befreiten Arbeitnehmer, und besondere Informationen sind erforderlich für Haushaltsangestellte, für Arbeitnehmer, die unter ungewöhnlichen Bezügen arbeiten, für Arbeitnehmer, denen Unterkünfte oder andere Einrichtungen zur Verfügung gestellt werden, und für Arbeitnehmer, die eine Heilpädagogik erhalten.
Wenn einer Ihrer Mitarbeiter in diese Kategorien fällt, wenden Sie sich an einen Anwalt.
Formulare, die Sie behalten müssen
Zusätzlich zu den Gehaltsschecksätzen sollten Sie einige weitere Dokumente für jeden Mitarbeiter aufbewahren.
- Eine unterschriebene Kopie seines W-4-Formulars, das eine Zurückhaltung des Bundes anzeigt. Dieses Formular kann mehrmals geändert werden. Achten Sie also darauf, dass Sie das neueste Formular oben behalten.
- Eine Kopie jeder Form, auf der ein Mitarbeiter Lohnabzüge genehmigt hat, einschließlich Leistungen und Sonderspenden wie United Way oder andere Wohltätigkeitsorganisationen
- Eine Kopie des Originalantragsformulars des Mitarbeiters und aller unterstützenden Dokumente, wie Lebenslauf oder Zeugnisse.
- Aufzeichnungen über Änderungen in den Gehaltsniveaus, einschließlich Beförderungen oder Herabstufungen, und die Gründe für diese Aktionen.
Was ist der beste Weg, Paycheck Records zu halten?
Gehaltsscheck-Aufzeichnungen, einschließlich jener, die alle geleisteten Arbeitsstunden, Änderungen im Lohnstatus und Lohnsätze dokumentieren, sollten in einer separaten Datei aufbewahrt werden.
Sie müssen auch Aufzeichnungen über alle Änderungen an den Vergütungen und Leistungen der Mitarbeiter führen, einschließlich der Zustimmungen der Mitarbeiter. Sie müssen eine schriftliche Einverständniserklärung für jeden Abzug vom Gehalt eines Mitarbeiters mit Ausnahme von FICA Steuern und Pfändungen haben .
Susan Heathfield, Personalfachkraft, hat detailliertere Informationen darüber, was in der Personalakte eines Mitarbeiters aufbewahrt werden sollte.
Wer darf Mitarbeiterdaten einsehen?
Die meisten Unternehmen führen Mitarbeiterdaten in einem eingeschränkten Bereich und erlauben nur Personen den Zugang, die die Datensätze aufgrund ihres Beschäftigungsrangs oder ihrer Position einsehen müssen. Mitarbeiterdaten sollten niemals aus dem Aufnahmeraum entfernt werden. Wenn Sie mehr als ein paar Mitarbeiter haben, sollten Sie eine Richtlinie für den Zugriff auf Personalakten einrichten, damit die Mitarbeiter der Personalabteilung wissen, wie sie auf Anfragen reagieren müssen.
- Mitarbeitern sollte erlaubt sein, ihre eigenen Aufzeichnungen zu sehen. Vielleicht möchten Sie, dass jemand mit einem Angestellten im Raum bleibt, während er seine eigene Aufzeichnung betrachtet.
- Geben Sie an, welche Mitarbeiter des Unternehmens die Mitarbeiterdaten einsehen können. Der Zugang beschränkt sich in der Regel auf Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie Führungskräfte und Führungskräfte ab einem bestimmten Niveau.
- Verschiedene Prüfer des Bundes und der Länder können Zugang zu den Unterlagen der Mitarbeiter für Zwecke der Prüfung erhalten. Sie können einen Haftbefehl anfordern, bevor Sie einem Prüfer Zugriff auf die Mitarbeiterdaten gewähren.
- Rechtsanwälte, die Arbeitnehmer in Rechtsstreitigkeiten vertreten, können in bestimmten Fällen Zugang erhalten. Ein hochrangiger Beamter oder der Anwalt des Unternehmens sollte die Anfrage des Anwalts überprüfen, bevor er Einsicht in die Unterlagen gewährt.