Wohnen für Beschäftigte im Ausland
Employee Housing: Abzugsfähig für Ihr Geschäft?
Wenn Sie für die Unterbringung von Arbeitnehmern zahlen, wird dieser Aufwand in der Regel für Sie als Arbeitgeber als Betriebsausgabe steuerlich abzugsfähig angesehen.
Das heißt, Sie können diese Kosten in Ihre Gewerbesteuererklärung aufnehmen, wenn Sie nachweisen können, dass sie direkt miteinander verbunden sind.
Mitarbeiterwohnung: Steuern für Ihre Mitarbeiter?
Leistungen an Arbeitnehmer sind für den Arbeitnehmer fast immer steuerpflichtig, da sie Teil des Einkommens des Arbeitnehmers sind. Für einige Vorteile gibt es jedoch einige Möglichkeiten, wie die Leistung steuerfrei sein kann (die IRS nennt sie "ausgeschlossen").
Wohngeld für Arbeitnehmer kann ausgeschlossen werden, wenn diese drei Bedingungen erfüllt sind (alle):
1. Die Wohnung befindet sich in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers. Für einen Haushaltsarbeiter wäre Ihr Zuhause die Arbeitsstätte.
2. Das Gehäuse ist für den Komfort des Arbeitgebers vorgesehen. Sie müssen einen "substanziellen geschäftlichen Grund" für die Wohnungsvergabe haben, nicht nur als eine Möglichkeit, dem Arbeitnehmer zusätzliche Bezahlung zu gewähren.
UND
3. Der Arbeitnehmer muss die Unterkunft als Arbeitsbedingung akzeptieren. Eine Beschäftigungsbedingung, auch Arbeitsbedingung genannt, ist etwas, auf das sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu Beginn der Beschäftigung einigen.
Beide Parteien erklären sich damit einverstanden, diese Bedingungen einzuhalten. In diesem Fall müssen Sie von den Mitarbeitern verlangen, dass sie auf dem Geschäftsgrundstück wohnen, damit sie ihre Aufgaben "ordnungsgemäß erfüllen" können. Diese Bedingung kann sich auf einen Mitarbeiter beziehen, der sich zu jeder Zeit auf dem Gelände befinden muss oder wenn sich Ihr Grundstück an einem anderen Standort befindet.
Einige Beispiele von Wohnungen, die die Kriterien erfüllen und für den Arbeitnehmer nicht steuerpflichtig sind:
- Fischereiangestellte, die auf einem von der Firma zur Verfügung gestellten Boot leben
- Ein Bauarbeiter, der an einem abgelegenen Ort arbeitet, an dem kein anderes Gehäuse zur Verfügung steht
- Ein lebendes Kindermädchen , das sich zu jeder Zeit um Kinder kümmern muss
Ein Beispiel für zu besteuernde Wohnungen ist, wenn Sie einem Arbeitnehmer eine Bleibe geben oder ein Wohngeld gewähren, weil er lange pendelt. Das ist keine Bedingung für die Beschäftigung. Die Bedingung der Anstellung bedeutet, dass der Arbeitnehmer seine Arbeit nicht tun kann, ohne auf Ihrem Eigentum zu bleiben.
Wohnen und Essen
Wenn Mahlzeiten für Mitarbeiter, die auf Ihrem Grundstück leben, nicht verfügbar sind, sind Mahlzeiten für Mitarbeiter , die auf Ihrem Geschäftsgrundstück zu Ihrer Bequemlichkeit bereitgestellt werden, ebenfalls von Steuern ausgeschlossen. Es macht Sinn, wenn Sie auf dieser Grundlage Wohnungen anbieten, müssen Sie dem Mitarbeiter auch Mahlzeiten geben.
Beschränkungen für Wohngeld
Zusätzlich zu den drei oben genannten Kriterien gibt es einige andere Gründe, warum Ihre Zahlungen für Arbeitnehmerwohnungen für Arbeitnehmer steuerpflichtig sein könnten.
- Mitarbeiterwohnungen können nicht in einen Kantinenplan für Arbeitnehmer aufgenommen werden.
- Wenn Sie Arbeitnehmern Wohngeld gewähren oder es dem Arbeitnehmer erlauben, eine zusätzliche Vergütung zu erhalten, anstatt ihnen Wohnraum zu bieten, gilt dies als steuerpflichtig, auch wenn die Unterbringung vor Ort eine der Optionen ist.
- Unterkunft im Rahmen einer Bildungsleistung gilt als steuerpflichtig für den Arbeitnehmer.
Was ist mit Arbeitnehmerüberlassung in Übersee?
Für Mitarbeiter, die in Übersee arbeiten, müssen die gleichen Voraussetzungen erfüllt sein. Der Wert der Unterkunft des Arbeitnehmers muss (a) an Ihrem Geschäftssitz, (b) für die Bequemlichkeit Ihres Unternehmens und (c) der Arbeitnehmer muss die Unterkunft als Voraussetzung für die Beschäftigung akzeptieren.
Die Qualifikationen erfüllen
Das IRS berücksichtigt jede dieser Situationen von Fall zu Fall. In jedem Fall werden die drei Faktoren überprüft und die IRS bestimmt, dass das Wohngeld für den Arbeitnehmer steuerpflichtig ist oder nicht.
Wie zeige ich den Wert des Wohngelds eines Arbeitnehmers?
Wenn das Wohngeld die oben genannten Kriterien nicht erfüllt, muss es für die Steuererklärung in das Einkommen des Arbeitnehmers einbezogen werden. Sie müssen diesen Wert in das jährliche W-2-Formular des Mitarbeiters in Box 1 aufnehmen.
Verwenden Sie den fairen Marktwert der Kosten, um den Betrag zu bestimmen.
Alle Beträge, die der Arbeitnehmer für die Miete oder die Wohnkosten zahlt, werden vom W-2-Betrag abgezogen. Diese Leistung unterliegt der Einkommenssteuer und den FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) und muss in W-2 in Box 3 (Sozialversicherungslöhne) und Box 5 (Medicare Lages) enthalten sein. Wenn Sie auf dem Gehaltsscheck des Mitarbeiters keinen Betrag für diese Leistung angeben, informieren Sie den Mitarbeiter über den Wert, damit er diese zusätzliche Steuer zum Steuerzeitpunkt einplanen kann.
Für mehr Informationen:
Das IRS bespricht die Unterbringung von Angestellten in mehreren Publikationen:
- Publikation 15-B: Arbeitgeberbesteuerungsrichtlinie für Sozialleistungen
- Publikation 525: Steuerpflichtiges und nicht steuerbares Einkommen