Einstellung von Freelancern, Outside Contract Companies, Non-Mitarbeiter
Einen unabhängigen Auftragnehmer anstellen, um in Ihrem Geschäft zu arbeiten? Die Einstellungspapiere für unabhängige Auftragnehmer sind viel einfacher als für Angestellte, mit nur ein paar benötigten Dokumenten, aber das sind wichtige Dokumente. Sie zu Beginn der Arbeitsbeziehung zu bekommen, ist viel einfacher als wenn der Job oder Vertrag abgeschlossen ist und Sie die Person nicht finden können.
Einstellung eines unabhängigen Auftragnehmers
Die Einstellung eines unabhängigen Auftragnehmers unterscheidet sich von der Einstellung eines Mitarbeiters. Es ist weniger Papierkram erforderlich, da Sie keine Lohnsteuern (Einkommensteuern und FICA-Steuern) einrichten müssen. Aber Sie müssen immer noch die Steuer-ID der Person überprüfen und sicherstellen, dass die Person qualifiziert für den Job ist und zuverlässig und von gutem Ruf ist. Sie können auch sicherstellen, dass der Auftragnehmer keine wichtigen Unternehmensinformationen preisgibt oder Ihr Unternehmen verlässt und Kunden oder Mitarbeiter aufnimmt.
Was ist ein unabhängiger Auftragnehmer?
Ein unabhängiger Unternehmer kann eine oder mehrere Personen sein, die in einem von Ihnen getrennten Geschäft sind. Dazu gehören Freiberufler (wie Künstler, Planer oder Webdesigner, eine Fremdfirma, die zum Beispiel Reinigungsarbeiten ausführt), ein Profi wie ein Anwalt oder Steuerberater - jeder, den Sie für Dienstleistungen bezahlen und der kein Angestellter ist.
Dokument # 1 - Ein W-9-Formular
Die wichtigste Sache, die Sie beachten sollten, wenn Sie externe Arbeitskräfte einstellen, ist, dass Sie Ihre Zahlungen an sie dokumentieren müssen.
Wenn Sie jemandem (mit wenigen Ausnahmen ) $ 600 oder mehr in einem Jahr zahlen, müssen Sie dieser Person oder Firma ein Formular W-9 zur Verfügung stellen, das die Identifikationsnummer, den Namen und die Adresse des Steuerpflichtigen enthält. Sie müssen für jeden unabhängigen Vertragspartner einen W-9 vorliegen haben, damit Sie keine Einkommenssteuern von dieser Person einbehalten müssen.
Dann haben Sie die Information, ein 1099-MISC-Formular für diese Person für das Steuerjahr zu erstellen (ähnlich einem W-2-Formular für Mitarbeiter).
Es kann ein Formular zur Einbehaltung von Einkommenssteuern geben, das von Ihrem Staat verlangt wird. Weitere Informationen erhalten Sie von der Einkommenssteuerbehörde Ihres Bundesstaates.
Dokument # 2 - Bewerbung, Lebenslauf oder Dokumentation von Qualifikationen
Bevor Sie jemanden einstellen, sollten Sie eine Kopie von Dokumenten anfordern und aufbewahren, die die Qualifikationen dieser Person für die geleistete Arbeit zeigen.
Wenn Sie die Person bitten, ein Bewerbungsformular auszufüllen, sollte dies in der Absicht geschehen, dass die Bewerbung nicht für eine Anstellung als Arbeitnehmer gilt. Es ist besser, einen detaillierten Lebenslauf von der Person zu erhalten, einschließlich der Ausbildung und der früheren Arbeitsgeschichte.
Fragen Sie nach Referenzen von früheren Arbeitgebern und beruflich verwandten Personen, die diese Person kennen (der Pastor oder Schwager der Person ist keine gute Referenz).
Vielleicht möchten Sie eine Hintergrundüberprüfung für diese Person durchführen. Solange Sie verlangen, dass alle Vertragspartner einen Hintergrund-Check haben,
Wenn die Person vertrauliche, finanzielle oder andere kritische Arbeiten durchführt, sollten Sie auch eine Hintergrundprüfung durchführen und Referenzen erhalten. Wenn die Person oder Firma versichert ist, möchten Sie vielleicht eine Kopie dieser Versicherung erhalten.
Dokument # 3 - Ein schriftlicher Vertrag
Für jeden unabhängigen Auftragnehmer, der für Ihr Unternehmen tätig ist, sollten Sie eine Kopie eines von beiden Parteien unterschriebenen Vertrags vorlegen. Es mag wie ein Overkill klingen, wenn Sie einen Vertrag für jede unabhängige Auftragnehmerbeziehung benötigen, aber es gibt einige Vereinbarungen, die schriftlich niedergelegt werden müssen. Der Vertrag schützt Sie beide im Falle eines Konflikts.
Einige Punkte, die in diesem Vertrag behandelt werden müssen und einige Begriffe, die enthalten sein müssen :
- Der Umfang der Arbeit, einschließlich, wenn der Job zu erledigen ist, und Fristen
- Beträge und Zeitpunkt der Zahlungen, wenn Zahlungen fällig sind, was passiert, wenn Zahlungen nicht geleistet werden.
- Wem gehört die Arbeit - der Auftragnehmer oder die Mietfirma?
Der wichtigste Teil dieses Vertrages sollte eine Erklärung sein, dass diese Person ein unabhängiger Auftragnehmer und kein Angestellter ist.
Möglicherweise möchten Sie auch zusätzliche Vereinbarungen
Abhängig von der Art der durchgeführten Arbeit und der Sensibilität Ihrer Unternehmensinformationen sollten Sie zwei weitere Vereinbarungen treffen: eine Vertraulichkeitsvereinbarung (Geheimhaltungsvereinbarung) und ein Wettbewerbsverbot. Obwohl diese Dokumente von keiner Regierungsbehörde benötigt werden, können sie aufgrund Ihrer Art von Geschäft und der Art des von Ihnen beauftragten unabhängigen Auftragnehmers eine gute Sache sein.
Die Vertraulichkeitsvereinbarung verpflichtet den Vertragsnehmer, alle Informationen über Ihr Unternehmen vertraulich zu behandeln, die für Sie schädlich sein könnten, wenn es offengelegt würde.
Das Wettbewerbsverbot legt die Einschränkungen für den Vertragsarbeiter fest, dass er Ihr Unternehmen verlässt und Ihre Kunden oder Kunden zu einem anderen Unternehmen führt.
Es kommt oft vor, dass ein unabhängiger Auftragnehmer für eine Weile für einen Arbeitgeber arbeitet, um Fähigkeiten und Erfahrungen zu erwerben und dann aufzuhören, die Straße hinunterzugehen und einige der Kunden des Arbeitgebers mitzunehmen. Um dies zu verhindern, benötigen viele Arbeitgeber unabhängiger Unternehmer ein Wettbewerbsverbot.
Ein Wettbewerbsverbot schränkt die Fähigkeit eines ehemaligen Arbeitnehmers oder Auftragnehmers ein, ein konkurrierendes Unternehmen in einem bestimmten Gebiet für eine bestimmte Zeit zu halten, nachdem es den Arbeitgeber verlassen hat und eine Tätigkeit ausübt, die unmittelbar mit dem früheren Eigentümer konkurriert.
Aufzeichnungen über Vertragsarbeiter führen
Sie als Geschäftsinhaber müssen diese Dokumente nicht an Dritte weitergeben, aber wenn Sie jemals vom IRS auditiert wurden oder die Beziehung überprüfen müssen, müssen Sie sie erstellen. Erstellen Sie mit diesen Dokumenten eine Datei für jeden unabhängigen Auftragnehmer, den Sie einstellen.
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