Informationen zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen während des Mieter-Screenings

8 Datensätze, die Vermieter behalten sollten


Wenn Sie potenzielle Mieter prüfen, um eine freie Stelle in Ihrem Mietobjekt zu besetzen , erhalten Sie viele Telefonanrufe von Personen, die die Immobilie besichtigen möchten. Die Informationen können überwältigend sein, daher gibt es bestimmte Dinge, die Sie über jeden Mieter aufzeichnen möchten, sei es nur ein Telefonat, ein persönlicher Besuch oder wenn der Mieter einen Mietantrag ausfüllen würde. Lernen Sie sieben wichtige Informationen, um potenzielle Mieter zu erhalten, die Ihnen in Zukunft helfen können.

3 Gründe, Aufzeichnungen über potenzielle Mieter zu halten

Sie wissen vielleicht, dass Sie Aufzeichnungen über Ihre derzeitigen Mieter führen sollten, aber möglicherweise wissen Sie nicht, wie wichtig es ist, Aufzeichnungen über die Mieter zu führen, die Ihre Wohnung nicht gemietet haben. Diese Aufzeichnungen sind aus drei Gründen wichtig.

  1. Sie haben bereits Informationen, falls der Mieter in Zukunft erneut anruft.
  2. Hilft Ihnen zu verstehen, warum der Mieter die Wohnung nicht gemietet hat.
  3. Dient als Beweis für den Fall, dass Sie beschuldigt werden, Diskriminierung zu erleben.

8 Datensätze, die während des Mandanten-Screenings aufbewahrt werden sollen

Die Aufzeichnungen, die Sie über potenzielle Mieter führen, hängen davon ab, wie weit der Mieter im Bewerbungsprozess gekommen ist. Für einige potenzielle Mieter ist alles, was Sie haben werden, ein Vorname und eine Telefonnummer, und für andere, haben Sie eine abgeschlossene Anwendung und eine Anzahlung, um die Wohnung zu halten.

Name, Telefonnummer und Angerufenes Datum:
Wenn ein potenzieller Mieter anruft, um sich nach Ihrer Immobilie zu erkundigen, sollten Sie die folgenden Informationen in eine Tabelle eingeben:

Auch wenn der Mieter kein weiteres Interesse an der Immobilie hat, kann Ihnen diese Liste in Zukunft helfen. Immer wenn ein potenzieller Mieter anruft, sollten Sie die Telefonnummer in der Tabelle suchen. Diese Methode ist zwar nicht kinderleicht, da die Nutzer ihre Telefonnummer ändern, kann sie jedoch erkennen, ob ein potenzieller Mieter zuvor angerufen hat.

Wenn beispielsweise ein Mieter, der vor fünf Monaten angerufen hat, erneut anruft, um eine Immobilie anzuzeigen, sollten Sie die Möglichkeit in Betracht ziehen , dass diese Wohnung geräumt wurde .

Tabelle der Antworten auf Qualifikationsfragen:
Sie sollten eine Liste qualifizierender Fragen haben , die Sie jedem potenziellen Mieter stellen, bevor sie die Immobilie ansehen. Diese Fragen können Ihnen ein grundlegendes Verständnis der Situation des Mieters geben.

Beispiele für qualifizierende Fragen umfassen:

Mit diesen Fragen können Sie nicht nur feststellen, ob ein Mieter berechtigt ist, Ihre Immobilie zu vermieten, sondern auch einen Vergleich zu dem, was der Mieter auf dem Mietantrag ausfüllt, wenn er an diesen Punkt gelangt. Wenn ein potenzieller Mieter in der Zukunft erneut anruft, können Sie seine aktuellen Informationen mit den vorherigen Informationen, die Sie zur Hand haben, vergleichen.

Datum und Uhrzeit Angesehene Eigenschaft:
Für potenzielle Mieter, die den Schritt zur Einrichtung eines Termins zur Anzeige der Immobilie unternommen haben, sollten Sie folgende Informationen zur Tabelle hinzufügen:

Kommentare zu der Immobilie:
Wenn potenzielle Mieter die Immobilie besichtigen, sollten Sie sich Notizen machen, was sie an der Immobilie machen und nicht mögen. Es kann Ihnen helfen, die positiven und negativen Eigenschaften Ihres Eigentums zu bestimmen. Einige Negative können leicht repariert werden, z. B. eine hässliche Farbe, während andere, wie zum Beispiel ein Walk-Up im dritten Stock, nicht so einfach zu reparieren sind. In diesen Situationen müssen Sie versuchen, die positiven Aspekte aufzuspielen, zum Beispiel, wenn Sie im obersten Stockwerk sind, erhalten Sie das beste Sonnenlicht und es gibt keine Mieter über Ihnen.

Diese Positiven und Negativen können auch als Ratschläge für zukünftige Einkäufe dienen. Wenn viele Mieter auf das Fehlen einer Waschmaschine und Trockner in Ihrem Eigentum kommentiert haben, könnte das etwas sein, das Sie sicherstellen möchten, dass jedes zukünftige Eigentum hat.

Mietantrag abgeschlossen
Wenn ein potenzieller Mieter einen Mietantrag ausfüllt, sollten Sie eine Kopie davon aufbewahren, auch wenn er die Vermietung nicht abschließt. Es ist ein guter Beweis, wenn ein potenzieller Mieter versucht, Ihnen eine Diskriminierung in Bezug auf Unterkunft vorzuwerfen. Sie können nachweisen, dass Sie den Antragsteller abgelehnt haben, weil sie die für alle Antragsteller geltenden Qualifikationsstandards nicht erfüllt haben, da ihr Einkommen nicht mindestens dem Zweifachen der monatlichen Miete entspricht. Wenn der potentielle Mieter die Einheit mietet, können Sie den Antrag verwenden, um ihn mit den Informationen zu vergleichen, die er in den Mietvertrag aufgenommen hat .

Hintergrundüberprüfungen / Kreditprüfungen / Beschäftigungsprüfung
Wenn der potenzielle Mieter die anfänglichen Qualifikationsstandards besteht und Sie die nächsten Schritte zur Durchführung von Kredit- , Hintergrund- und Arbeitsüberprüfungen unternehmen, sollten Sie diese Dokumentation aufbewahren. Wenn der Interessent die Einheit mietet, kann sie in ihre Akte gehen. Wenn Sie den Antragsteller aufgrund von Informationen zurückweisen, die bei diesem Auswahlverfahren entdeckt wurden, haben Sie einen Nachweis, warum Sie den Antragsteller abgelehnt haben, zum Beispiel, dass er nicht bei dem Unternehmen gearbeitet hat, bei dem er angegeben hat, dass er gearbeitet hat.

Grund für die Ablehnung:
Sie sollten deutlich angeben, warum Sie den Antragsteller abgelehnt haben. Sie können Bewerber nur aus rechtmäßigen Gründen ablehnen, wenn sie die Mindesteinkünfte nicht erfüllen, zu viele Menschen in der Mietwohnung leben oder eine gewalttätige Vorgeschichte haben. Sie müssen sich an die Gesetze für faire Wohnverhältnisse halten .

Einzahlung auf Hold-Vereinbarung:
Wenn ein potenzieller Mieter eine Kaution für die Unterkunft hinterlegt hat und Ihnen Geld gegeben hat, bewahren Sie diese Dokumentation auf. Die staatlichen Gesetze werden variieren, also überprüfen Sie mit Ihrem Staat. Einige Bundesstaaten geben den Mietern drei Tage Zeit, um diese Einzahlungsvereinbarung ohne Strafe zu beenden.

Wenn ein Mieter diese Vereinbarung unterschreibt, stimmen sie normalerweise zu, dass sie die Einheit vermieten werden, oder wenn sie dies nicht tun, bestätigen sie, dass sie ihre geleistete Anzahlung verlieren werden. Eine unterschriebene Kopie dieses Dokuments kann Sie schützen, wenn ein potenzieller Mieter versucht, Ihre Einzahlung rechtswidrig zurückzuhalten.