Geschäftsanforderungen Dokumente für Business-Projekte
Nehmen wir ein Beispiel: Ein Unternehmen (wir nennen es ZXYW LLC) hat beschlossen, seine Buchhaltungsfunktionen an ein Shared Service Center in den USA auszulagern. Sie beginnen mit der Suche nach einem Standort, der Einrichtung der Dienste, der Einstellung und Verwaltung der Angestellte.
Es ist ein kompliziertes Unterfangen, und es wird viele Monate dauern. Sie beginnen mit einem Team, das ein Geschäftsanforderungsdokument erstellt.
Was ist ein Geschäftsanforderungsdokument?
Der Zweck eines Geschäftsanforderungsdokuments ist es, ein vollständiges Bild eines Projekts oder eines neuen Geschäftsplans zu geben , so dass jeder weiß, was wann getan werden muss.
Ein Business Requirements Document (BRD) kann in zwei Phasen betrachtet werden. In der ersten Phase eines Projekts werden in einem Dokument alle Anforderungen für das Projekt festgelegt, einschließlich Kosten, Details zur Implementierung, prognostizierten Vorteilen, Meilensteinen und Zeitplan für die Implementierung.
In der zweiten Phase kann die BRD tatsächlich zu einem Vertrag zwischen den beiden Parteien werden und formell die Anforderungen der einstellenden Firma (ZXYW LLC in diesem Fall) und des Auftragnehmers, der die Arbeit erledigt, festlegen. Sie werden mehr über die Vertragssprache unten sehen.
Wie unterscheidet sich ein Business Requirements Document von einem Business Plan?
Während beide Dokumente den gleichen Typ von Abschnitten enthalten können (z. B. eine Zusammenfassung), ist die Absicht anders.
Ein Geschäftsplan wird erstellt, um ein neues oder bestehendes Geschäft zu leiten, aber häufiger ist es der Zweck, einem Kreditgeber für die Finanzierung von Startup oder Expansion zu präsentieren.
Der Geschäftsplan enthält allgemeine Informationen über das Unternehmen und seine Pläne und Strategien, um Einnahmen zur Rückzahlung des Darlehens generieren zu können.
Jahresabschlüsse sind ein wichtiger Teil des Geschäftsplans, während die Finanzdokumente in der BRD sehr unterschiedlich sein können und sich auf ein bestimmtes Projekt konzentrieren.
Wie unterscheidet sich ein Geschäftsanforderungsdokument von einer Angebotsanforderung?
Der Unterschied zwischen den beiden Dokumenten ist gering, aber wichtig. In der Regel wird eine Angebotsanfrage (RFP) erstellt, um Vorschläge von verschiedenen Anbietern einzuholen. Im Beispiel von ZYXW wird ein RFP an potenzielle Unternehmen gesendet, die Outsourcing-Dienstleistungen erbringen, um Angebote zu erbitten.
Eine BRD dagegen ist auf einen bestimmten Lieferanten oder Joint-Venture-Partner vorbereitet, der bereits von der einstellenden Firma ausgewählt wurde. Die BRD enthält mehr Details und mehr Spezifikationen und Fristen, die auf dem Weg und am Ende des Projekts einzuhalten sind.
Wenn eine RFP erstellt wird, enthält sie eine Frist und Anforderungen für die Abgabe von Geboten. Die Gebote werden nach Ablauf der Frist bewertet.
Was sollte in einem Geschäftsanforderungsdokument enthalten sein?
In gewisser Weise ähnelt ein Geschäftsanforderungsdokument anderen Arten von Geschäftsvorschlägen. Die BRD sollte beinhalten:
1 . Eine Zusammenfassung , manchmal auch Executive Summary genannt , welche die Projektanforderungen im Allgemeinen beschreibt.
Die summarische Anweisung wird normalerweise geschrieben, nachdem die BRD abgeschlossen ist.
2. Die Ziele des Projekts. Diese Ziele sollten im SMART-Format sein ; spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden.
3 . Der Hintergrund und ein Bedarf Statement oder Begründung für das Projekt. Dies ist ein wichtiger Teil des Dokuments, also lassen Sie es nicht aus. Zu erklären, warum das Projekt benötigt wird, ist ein Hauptantrieb für das Projekt, und sein Erfolg wird davon abhängen, wie gut es den Bedarf erfüllt.
4. Der Umfang des Projekts - was enthalten sein soll und was nicht enthalten sein soll. In dem obigen ZXYW-Unternehmensbeispiel stellte das Unternehmen klar, dass der Bereich keine Einstellung des Top-Managements beinhalten sollte - diese Personen würden von der Firma zur Verfügung gestellt.
5. Jahresabschluss. Der Jahresabschluss ist wesentlich für den Gesamtüberblick über die Auswirkungen des Projekts auf die Bilanz und den Umsatz des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum hinweg.
Natürlich ist es wichtig, wie das Unternehmen das Projekt finanziert .
6. Funktionale Anforderungen und Eigenschaften. An dieser Stelle können Details wie Diagramme, Organigramme und Zeitpläne bereitgestellt werden.
7. Personalbedarf Wer muss eingestellt werden und wann. Welche Kategorien von Mitarbeitern werden benötigt und wie werden sie bezahlt? Wer bezahlt sie und wann? Da ZXYW eine People-basierte Einrichtung aufbaut, ist dies ein wichtiger Teil ihrer BRD.
8. Zeitplan, Zeitplan und Fristen. Die Phasen des Projekts sollten in diesem Abschnitt detailliert beschrieben werden, um sicherzustellen, dass alle Parteien verstehen, was wann benötigt wird. Im ZXYW-Projekt war die erste Phase die Auswahl eines Standortes einschließlich der Erkundung mehrerer potenzieller Städte.
9. Annahmen. Dieser Teil des Dokuments wird oft übersehen. Durch die Angabe von Annahmen können später Probleme vermieden werden. Im obigen Vertrag wollte das Unternehmen zum Beispiel die Büroräume leasen, nicht kaufen .
10. Kosten und Nutzen Eine Kosten-Nutzen-Analyse ist eine detaillierte Liste aller Kosten des Projekts und Einsparungen aus dem Projekt sollten enthalten sein.
Was macht die Geschäftsanforderungen zu einem Vertrag?
Wie oben erwähnt, ist die BRD in der Anfangsphase ein Vorschlag. Sie haben vielleicht bemerkt, dass in der obigen Liste etwas fehlt - die Bezahlung für die erbrachten Dienstleistungen. Ohne eine Erklärung der Zahlungen an den Auftragnehmer und den Zeitpunkt dieser Zahlungen gibt es keinen Vertrag.
Bevor die beiden Parteien das Dokument unterzeichnen, muss die Standardvertragssprache hinzugefügt werden, mit Hilfe eines Anwalts, einschließlich
- Versprechen zu zahlen und verspricht, Dienstleistungen zu erbringen
- Restriktive Vereinbarungen , die den Auftragnehmer davon abhalten, die Geschäftsgeheimnisse des Unternehmens zu übernehmen oder sie mit anderen zu teilen.
- Was passiert, wenn eine Partei ihren Verpflichtungen nicht nachkommt ( dh gegen den Vertrag verstößt)?
- Versicherung und Haftungsfreistellung
- Prozess- und Schiedsgerichtsbarkeit
- Und, natürlich, Unterschriften von entsprechenden Firmen- und Auftragnehmerbeamten.