Suchen, erfassen und schützen Sie den digitalen Inhalt Ihres Unternehmens
Es ist das 21. Jahrhundert, und alles ist digital, also online. In Ihrem Unternehmen haben Sie digitale Assets, an die Sie vielleicht noch nicht gedacht haben. Diese Vermögenswerte sind wie alle Ihre Geschäftswerte wertvoll und sollten geschützt werden.
Was sind digitale Vermögenswerte?
Ihr Geschäft hat Vermögenswerte - Dinge von Wert. Diese Vermögenswerte umfassen alles von Bargeld und Forderungen über Geschäftsausstattung und Fahrzeuge bis hin zu Grundstücken und Gebäuden.
Ihr Buchhalter hat wahrscheinlich die Kosten und den aktuellen Wert Ihrer Vermögenswerte in Ihre Bilanz aufgenommen, aber vielleicht haben sie digitale Vermögenswerte vergessen.
Digitale Assets sind Assets, die online existieren. Einige Ihrer digitalen Assets können auf Ihren eigenen Servern vorhanden sein oder sich in der Cloud befinden. Zu den digitalen Assets gehören:
- Geschäftsfotos , die Sie erstellt haben. Sie könnten Fotos Ihrer Geschäfts- oder Geschäftsprozesse sein. Dies sind Vermögenswerte, weil sie verkauft werden könnten.
- Business-Websites oder Blogs . Der Inhalt hat einen Wert, und das "Aussehen" der Website könnte wertvoll sein, wenn es geschützt ist.
- Geschäftsprozesse (beispielsweise in Tabellenkalkulationen), die Ihre Mitarbeiter entwickelt haben und die dupliziert und verkauft werden könnten.
- Apps , die Ihr Unternehmen erstellt hat, entweder zum Verkauf oder für Ihre eigenen Zwecke.
- E-Mail- Kontaktlisten und Kunden- oder Kundenlisten , einschließlich Newsletter-Mailinglisten, haben einen Wert, weil sie verkauft werden können.
- Abonnements für Online-Zeitschriften haben einen Wert für die Laufzeit des Abonnements.
- Geistiges Eigentum - urheberrechtlich geschütztes Material, Marken oder Dienstleistungsmarken (z. B. das Logo Ihres Unternehmens), Patente. Diese Vermögenswerte können in Papierform vorliegen, meistens sind sie jedoch nur digital.
- Produkte in einem Online-Shop , die Teil Ihres Geschäftsinventars sind. Sie sollten unter Ihrer Kontrolle sein, auch wenn sie online gespeichert sind. Wenn Sie beispielsweise ein Amazon-Verkäufer sind, befinden sich die Produkte möglicherweise in ihrem Lager, aber Sie erhalten den Verkauf.
Warum sind digitale Vermögenswerte wichtig?
Wie alle wertvollen Dinge, die Ihrem Unternehmen gehören, sind digitale Assets für Ihr Unternehmen von großem Vorteil .
- Sie können Kosten in Zusammenhang mit dem Kauf und der Verwendung von Vermögenswerten auf Ihrer Gewerbesteuererklärung geltend machen. Die Kosten für kurzfristige Vermögenswerte (z. B. Lieferungen) können sofort als Aufwand erfasst werden, während die Kosten langfristiger Vermögenswerte (mindestens ein Jahr) im Laufe der Zeit (entweder durch Abschreibungen oder Amortisationen) als Aufwand erfasst werden können.
- Sie können viele dieser Vermögenswerte verkaufen oder lizenzieren, solange Sie sie besitzen.
- Vermögenswerte sind wertvoll für Investoren oder jemanden, der Ihr Geschäft kauft . Der Betrag, den jemand bezahlen könnte, um Ihr Geschäft zu kaufen, hängt zu einem großen Teil vom Wert des Geschäftsvermögens ab.
- Einige digitale Vermögenswerte, wie Listen von Kunden oder Listen von Newsletter-Abonnenten, sind besonders nützlich bei der Herstellung von Goodwill. Der Wert des Geschäfts- oder Firmenwerts aus einer Bilanzierungs- und Bewertungsperspektive basiert auf diesen Listen.
- Durch den Online-Schutz von Buchhaltungs- und Mitarbeiterunterlagen stehen sie für Prüfungen zur Verfügung. Wenn Sie keine Buchhaltungsunterlagen haben, können Sie möglicherweise keine Spesenabzüge nachweisen. Wenn Sie keine Mitarbeiterdaten haben, riskieren Sie Strafen und Bußgelder.
Wo beginne ich, meine digitalen Vermögenswerte zu schützen?
Suchen und auflisten. Beginnen Sie damit, eine umfassende Liste all dieser Vermögenswerte zu erstellen.
Verwenden Sie die obige Liste als Ausgangspunkt, aber seien Sie kreativ. Denken Sie an alles, was Sie online oder auf dem Server Ihres Unternehmens haben, das könnte wertvoll sein. Sie suchen nach Dingen, die proprietär sind (was Ihr Geschäft besitzt), Dinge, die niemand sonst hat und kaufen möchte - oder nehmen möchte. Betrachten Sie diese digitalen Vermögenswerte als mögliche Verkaufsobjekte. Was würden Sie schätzen oder schätzen, wenn Sie diese Firma kaufen würden?
Stellen Sie Besitz und Wert her. Sehen Sie sich die digitalen Assets an, die Sie aufgelistet haben. Wem gehören sie? Bevor Sie diese Vermögenswerte schützen können, müssen bestimmte Eigentumsrechte festgelegt werden. Können Sie beispielsweise nachweisen, dass Ihr Unternehmen Mitarbeiter-E-Mails oder E-Mail-Listen besitzt? Erkundigen Sie sich bei einem Anwalt, um Richtlinien für die Eigentumsrechte zu schreiben.
Es mag zwar schwierig sein, einen bestimmten Wert für einige der digitalen Assets Ihres Unternehmens festzulegen, aber es ist eine gute Idee, diesen Wert eher früher als später zu spüren.
Ja, der Wert dieser digitalen Assets kann sich ständig ändern, wenn Sie Ihrer Website Kunden oder Kunden zu Ihrer Liste oder Ihren Seiten hinzufügen oder Aktualisierungen an Prozessen vornehmen. Durch die Bewertung kann jedoch ein Baseline-Wert festgelegt werden. Finden Sie einen Unternehmensgutachter, der Ihnen jetzt einen Kostenvoranschlag geben kann. Es ist viel einfacher, etwas zu schätzen, das existiert, als etwas, das durch eine Katastrophe wie eine Flut oder ein Feuer gestohlen oder zerstört wurde.
Wenn Sie Produkte haben, die Sie über einen Online-Verkäufer wie Amazon oder eBay verkaufen , lesen Sie die Vereinbarung, um sicherzustellen, dass Sie Eigentümer bleiben.
Erstellen Sie Schutzvereinbarungen. Schützen Sie Ihre digitalen Vermögenswerte durch Vereinbarungen mit denen, die sie stehlen könnten. Überlegen Sie, ob Mitarbeiter, Kunden und Berater Vertraulichkeitsvereinbarungen unterzeichnen. Diese Vereinbarungen machen andere darauf aufmerksam, dass der Diebstahl digitaler Vermögenswerte zu rechtlichen Schritten führen könnte.
Registrieren Sie Ihr Eigentum. Viele digitale Assets können registriert werden, um die Welt Ihres Eigentums zu informieren. Geschäftsfotos, Prozesse und der Inhalt von Websites und Blogs können urheberrechtlich geschützt sein . Digitale Inhalte wie Logos und Designs können geschützt werden. Und vergiss nicht Patente für Prozesse.
Planen Sie für die Zukunft. Was passiert mit den digitalen Inhalten Ihres Unternehmens, wenn Ihnen etwas passiert? Fügen Sie Ihre digitalen Vermögenswerte in die Vereinbarungen Ihres Unternehmens ein. Zum Beispiel müssen digitale Vermögenswerte, die Eigentum einer Partnerschaft sind, zusammen mit anderen Vermögenswerten in der Partnerschaftsvereinbarung berücksichtigt werden. Wenn Sie ein kleines Einpersonen- oder Familienunternehmen haben, schließen Sie diese Vermögenswerte in Ihre Nachfolgeplanung ein.
Backup! Es ist wichtig, ein Sicherungssystem zu finden, um alle Ihre digitalen Assets zu schützen. Eine Sicherungskopie eines Backups zu erstellen ist nicht verrückt. Lifewire schlägt ein doppeltes Backup-System vor, das mehrere externe Festplatten verwendet. Sie können auch eine Sicherungskopie der Festplatte und eine Online-Sicherungskopie erstellen.
Erstellen Sie schließlich Protokolle zum Schutz digitaler Assets
Nachdem Sie Ihr Digital Asset Management System eingerichtet haben, dokumentieren Sie es. Richten Sie bestimmte laufende Aufgaben für Sicherungen und Zeitleisten für Überprüfungen und Aktualisierungen ein.
Viele Ihrer Geschäfte sind online; Halten Sie das Ganze gut in Schwung, indem Sie diese digitalen Online-Assets schützen