Wie man ein Kilometerprotokoll führt, um Kraftfahrzeugkosten zu beanspruchen

by Susan Ward

Sie müssen ein Logbuch haben, um Ihre Ansprüche auf Automobile zu begründen

Wenn Sie im vergangenen Jahr eines oder mehrere Ihrer Fahrzeuge genutzt haben, um Geschäftseinnahmen zu erzielen, können Sie die damit verbundenen Ausgaben als Geschäftsausgaben auf Ihre Einkommenssteuer in den USA und Kanada geltend machen, indem Sie ein Meilenprotokoll verwenden. ( Welche Kraftfahrzeugkosten können Sie auf Einkommensteuer beanspruchen ? Details, welche Ausgaben Sie beanspruchen können und wie man sie einfordert.) Aber wie immer, wenn Sie diese Ausgaben abziehen möchten, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Behauptung mit Beweis in der Form eines Meilenbuchs der Autobilanz.

Wie man ein Kilometerprotokoll führt

Sowohl der Internal Revenue Service (IRS) als auch die Canada Revenue Agency (CRA) erklären, dass die Führung eines genauen Logbuchs von Geschäftsreisen für ein ganzes Jahr der beste Beweis ist, den Sie haben können, um Ihre Kfz-Spesenabrechnung zu unterstützen.

Die folgenden Informationen sollten jedes Mal, wenn das Fahrzeug für geschäftliche Zwecke genutzt wird, im Logbuch aufgezeichnet werden:

das Datum,
Der Startpunkt,
das Ziel,
der Zweck Ihrer Reise;
die Fahrzeugstartmeilenzahl,
die Fahrzeugendstrecke,
die gefahrenen Meilen (oder Kilometer in Kanada).

Beispiel-Kilometerprotokoll

Laufleistungsbücher sind normalerweise in Bürobedarfsgeschäften erhältlich oder Sie können die folgende Vorlage verwenden, die in ein Word-, Excel- oder ähnliches Bürodokument kopiert werden kann, indem Sie den Text auswählen und Kopieren / Einfügen verwenden (unter Windows den zu wählenden Text umreißen) die Maus, und drücken Sie STRG-C zum Kopieren und STRG-V zum Einfügen).

**Kilometerstands- / Kostenprotokoll Jahr__________ Kilometerzähler am 1. Januar _____________**
Datum	Kilometerstand Start	Kilometerstand Ende	Kilometer gesamt	Geschäftszweck	Park $	Tolles $	Andere $

Automatische Kilometerverfolgung

Das manuelle Eingeben von Reiseinformationen in ein Logbuch ist mühsam, insbesondere wenn Sie viele Geschäftsreisen machen. Glücklicherweise gibt es mehrere Kilometer-Tracking-Anwendungen für Apple und Android-Smartphones, die das Telefon GPS verwenden, um jede Meile / Kilometer für geschäftliche Zwecke verfolgt zu verfolgen.

Gegen eine geringe monatliche Gebühr wird die App Ihre Geschäftsreisedaten protokollieren und Ihnen ermöglichen, eine Meilenübersicht Ihrer Steuererklärung herunterzuladen. Zu den beliebtesten Apps für die Meilenverfolgung gehören:

MileIQ (iOS und Android)
Meilenkostenprotokoll (nur IOS)
TripLog (IOS und Android)

Geschäftsgebrauch gegen persönliches

Sowohl die IRS als auch die CRA sind wachsam gegenüber exzessiven Ansprüchen für die geschäftliche Nutzung von persönlichen Fahrzeugen - die Behauptung, dass die meisten oder die gesamte Fahrzeugmeilenzahl für die geschäftliche Nutzung ausreicht, ist eine sichere Möglichkeit, eine zusätzliche Prüfung durch die Steuerbehörden und eine mögliche Prüfung zu erhalten . (Siehe 10 Red Flags, mit denen Ihr kanadisches Kleinunternehmen geprüft wird .)

Daher müssen Sie, wenn es darum geht, Ihre Geschäftskosten für Kraftfahrzeuge geltend zu machen, wissen, wie viele nicht geschäftliche Meilen oder Kilometer Sie gefahren sind, und der einfachste Weg ist, herauszufinden, wie viele Meilen oder Kilometer Sie insgesamt gefahren sind Im Jahresverlauf wurde der Kilometerstand Ihres Fahrzeugs am Ende des Steuerjahres mit dem am Anfang des Jahres verglichen.

Dann, sobald Sie Ihre Daten für das Jahr haben, müssen Sie, um Ihre Kfz-Spesenabrechnung zu berechnen, alle Kilometer / Kilometer, die Sie für den geschäftlichen Gebrauch im Laufe des Jahres gefahren haben, zu berechnen.

Ihre persönliche Nutzung ist dann die Gesamtkilometerleistung für das Jahr abzüglich der Geschäftslaufleistung.

Gute Nachrichten für kanadische Steuerzahler - Sie können ein vereinfachtes CRA-Meilenprotokoll als Beweis verwenden

Die Canada Revenue Agency ermöglicht es nun kleinen Unternehmen, ihre Logbuch- Aufzeichnungen zu reduzieren und ein dreimonatiges Beispiel-Logbuch zu verwenden, um die Geschäftsnutzung für das gesamte Jahr zu extrapolieren.

So verwenden Sie ein vereinfachtes Logbuch:

Sie müssen zuvor ein Kilometerprotokoll für ein vollständiges Jahr geführt haben, um die geschäftliche Nutzung eines Fahrzeugs für das Basisjahr zu ermitteln.
Sie müssen dieses Logbuch für ein komplettes Jahr 2009 oder ein späteres Jahr behalten haben.
Ihre geschäftliche Nutzung Ihres Fahrzeugs für das Jahr, in dem Sie das vereinfachte Logbuch verwenden, muss innerhalb von 10% der Ergebnisse Ihrer geschäftlichen Nutzung Ihres Fahrzeugs liegen, die Sie für das Basisjahr erfasst haben.

Die CRA sagt auch, dass Unternehmen zeigen müssen, dass die Nutzung des Fahrzeugs im Basisjahr für die normale Nutzung repräsentativ ist.

Wenn alle diese Dinge zutreffen, könnten Sie dann ein Logbuch für nur drei Monate führen und dann Ihren geschäftlichen Nutzen des Fahrzeugs berechnen, indem Sie die geschäftliche Nutzung, wie im Basisjahr festgelegt, mit dem Verhältnis von Stichprobenzeitraum und Basisjahrzeitraum multiplizieren , mit dieser Formel:

(Musterjahrzeitraum% ÷ Basisjahrzeitraum%) × Basisjahr Jährlich% = Berechnete jährliche Geschäftsnutzung

Beachten Sie, dass Sie zu diesem Zweck wissen müssen, wie hoch der prozentuale Anteil Ihres Unternehmens für den jeweiligen Zeitraum von drei Monaten in dem Jahr ist, das Sie als Basisjahr verwenden, damit Sie ihn mit Ihrem neuen Beispielzeitraum vergleichen können.

Wenn ich zum Beispiel ein vereinfachtes CRA-Meilenbuch für Januar, Februar und März des letzten Steuerjahrs geführt habe, muss ich auch wissen, wie hoch mein Anteil an der geschäftlichen Nutzung meines Fahrzeugs im Januar, Februar und März in meinem Basisjahr war wenn ich ein Kilometerprotokoll für das ganze Jahr aufbewahre.

Hier ist ein Beispiel:

Angenommen, ich habe in den ersten drei Monaten des Jahres ein vereinfachtes Logbuch geführt und festgestellt, dass der Fahrzeuganteil in meinem Unternehmen 64% beträgt.

Ich gehe zurück zu meinem vollständigen Kilometer-Logbuch für das Steuerjahr 2015, das ich als Basisjahr gewählt habe, schaue mir die Aufzeichnungen für Januar, Februar und März an und finde heraus, dass mein Unternehmen den Fahrzeuganteil verwendet während dieser Zeit war 68%. Mein Prozentsatz für die Nutzung meines Fahrzeugs für geschäftliche Zwecke für das gesamte Basisjahr betrug 70%.

Dann, die Formel anwendend, um meine drei Monate von Daten in meinem vereinfachten Logbuch zu extrapolieren, um das ganze Jahr zu bedecken:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

65% ist also der jährliche Geschäftsnutzungsgrad des Fahrzeuganteils, den ich mit meinen vereinfachten Logbuchdaten beanspreche - eine Zahl, die für die Canada Revenue Agency annehmbar ist, da sie innerhalb des zulässigen Schwankungsbereichs von 10% liegt.

Weitere Informationen über die Inanspruchnahme von Geschäftsausgaben im Zusammenhang mit der Nutzung Ihres Fahrzeugs zur Erzielung von Unternehmenseinnahmen finden Sie unter Welche Kfz-Ausgaben können Sie in Kanada einfordern?