Planung der Prüfung
Der Ausgleichskasseur Ihres Arbeiters wird wahrscheinlich bald nach dem Auslaufen der Vergütung Ihres Arbeiters den Prüfprozess einleiten.
Sie erhalten möglicherweise einen Brief von Ihrem Versicherer oder einen Anruf von der Person, die für die Durchführung Ihrer Prüfung beauftragt wurde. Ihr zugewiesener Auditor sollte das Audit zu einem Zeitpunkt planen, der für Sie praktisch ist. Das Datum sollte weit genug in die Zukunft reichen, dass Sie genügend Zeit haben, die Informationen zu sammeln, die der Auditor benötigt. Bitten Sie den Prüfer, Ihnen eine Zusammenfassung der Daten zur Verfügung zu stellen, die er zur Durchführung des Audits benötigt.
Beachten Sie, dass Ihr beauftragter Auditor ein Mitarbeiter des Versicherers sein kann oder nicht. Einige Versicherer unterhalten eine interne Auditabteilung, die mit eigenen Mitarbeitern besetzt ist. Andere verlagern die Audit-Funktion an eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Der Prozess sollte der gleiche sein, unabhängig davon, ob das Audit von einem Mitarbeiter des Versicherers oder eines Auftragnehmers durchgeführt wird.
Aufzeichnungen, die du brauchst
Der Prüfer benötigt verschiedene Finanzinformationen für den Zeitraum, der von der geprüften Police abgedeckt wird. Hier ist die Art von Informationen, die Sie möglicherweise angeben müssen:
- Buchhaltungsbuch
- Steuerformulare, insbesondere Formulare 941 und 944, Arbeitgeber Bundessteuererklärung (vierteljährlich und jährlich)
- Aufzeichnungen über Barauszahlungen
- Zahlungen für Dienstleistungen von unabhängigen Auftragnehmern. Der Auditor muss sicherstellen, dass diese Mitarbeiter nicht Ihre Mitarbeiter sind.
- Zahlungen für Dienstleistungen von Subunternehmern
- Versicherungsbescheinigung für jeden von Ihnen beauftragten Subunternehmer
- W-2 und 1099 Formen
- Jobbeschreibung für jeden Arbeiter Stellen Sie sicher, dass es die Pflichten des Arbeiters genau beschreibt.
- Beschreibung Ihres Geschäftsbetriebs
- Personalabrechnung für die Laufzeit der Police Der Auditor muss alle Gehaltsquellen überprüfen, die jedem Arbeiter zur Verfügung gestellt werden (Gehalt, Boni usw.).
- Einschränkungen bei der Gehaltsabrechnung für leitende Angestellte, Partner, Einzelunternehmer usw., die unter die Police fallen
- Ihr Arbeitsblatt zur Erfahrungsbewertung
Sobald Sie die erforderlichen Daten gesammelt haben, müssen Sie sie organisieren. Legen Sie alle Ihre Gehaltsabrechnungen (wie W-2-Formulare, Gehaltsabrechnungen und Überstundensätze) zusammen, damit die Informationen leicht zugänglich sind. Ebenso legen Sie alle Informationen zu Subunternehmern, einschließlich Zahlungsbeträgen und Versicherungszertifikaten, an einem Ort an. Ihre Bemühungen werden sich auszahlen und das Audit einfacher und schneller machen.
Was ist in der Abrechnung enthalten?
Die Vergütung Ihres Arbeitnehmers wird berechnet, indem ein Tarif multipliziert mit Ihrer Gehaltssumme multipliziert wird und das Ergebnis dann durch 100 geteilt wird. Die NCCI und die meisten staatlichen Arbeitnehmerentschädigungsbehörden bezeichnen die Lohnsumme als Entgelt . Diese Begriffe werden oft synonym verwendet. Beides bedeutet den monetären Wert der Dienste, die Ihre Mitarbeiter für Ihre Organisation erbringen.
Die Kosten, die in der Vergütung enthalten sind, variieren von Staat zu Staat. Sie umfassen jedoch im Allgemeinen Folgendes:
- Bruttolöhne und -gehälter einschließlich rückwirkender Gehälter und Löhne
- Kommissionen. Dies beinhaltet die gesamten Provisionen, die ein Arbeiter erhalten hat, sowie Provisionen.
- Boni, einschließlich Aktienprämien
- Urlaub, Urlaub und Krankengeld
- Überstundenbezahlung. In allen Staaten mit Ausnahme einiger Staaten sind in den Entgelten Überstunden enthalten, die zum gleichen Zeitpunkt berechnet werden. Angenommen, der normale Stundensatz eines Mitarbeiters beträgt 20 $ pro Stunde. Wenn der Arbeiter $ 600 für 20 Überstunden bezahlt hätte, würden Sie nur $ 400 der Überstunden bezahlen.
- Von Ihnen geleistete Zahlungen, die andernfalls vom Gehalt der Arbeitnehmer gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für Sozialversicherung, Medicare oder Rentenversicherung einbehalten worden wären
- Zahlung an Arbeitnehmer auf einer anderen als der Arbeitszeitbasis. Beispiele sind Akkordarbeit, Gewinnbeteiligung oder Incentive-Pläne.
- Zahlung oder Zulagen für Handwerkzeuge oder Elektrohandwerkzeuge, die von den Arbeitnehmern zur Ausübung ihrer Tätigkeit verwendet werden
- Mietwert einer Wohnung oder eines Hauses für einen Mitarbeiter. Auch der Wert von anderen Unterkünften und Mahlzeiten, die ein Arbeiter als Teil seines Lohnes erhält
- Zahlungen, die vom Bruttogehalt der Arbeitnehmer für Ruhestand, Cafeteria oder Sparpläne abgezogen werden
- Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter nicht versicherter Subunternehmer (siehe unten)
Was ist von der Personalabrechnung ausgeschlossen?
Es gibt eine Reihe von Kosten, die in der Regel ausgeschlossen sind, wenn die Gehaltsabrechnung für den Zweck der Bewertung der Arbeitnehmer Entschädigung Versicherung berechnet wird. Während diese von Staat zu Staat variieren, beinhalten sie oft Folgendes:
- Trinkgelder und andere Zuwendungen von Mitarbeitern erhalten
- Abfindungszahlung (außer für die geleistete Zeit)
- Rabatte auf Waren vom Arbeitgeber gekauft
- Zurückerstattete Geschäftsausgaben
- Bezahlen Sie für aktiven Militärdienst
- Einheitliche Zulagen
Klassifikationen
Eine der Hauptaufgaben eines Prüfers besteht darin, sicherzustellen, dass das versicherte Geschäft ordnungsgemäß klassifiziert wird. Klassifizierungssysteme für Arbeitnehmerentschädigungen sind dazu bestimmt, Unternehmen zu kategorisieren, nicht einzelne Arbeitnehmer. Der Auditor überprüft die Vorgänge in Ihrem Unternehmen, um festzustellen, ob die in Ihren Richtlinien angegebene grundlegende Klassifizierung korrekt ist.
Die grundlegende Klassifizierung ist die Klassifizierung, die Ihr gesamtes Geschäft am besten beschreibt. Dies ist oft die gleiche wie die maßgebende Klassifizierung (die Klassifizierung, die am meisten Lohnsumme zugewiesen wurde). Angenommen, Sie betreiben einen Maschinenpark. Einige Ihrer Mitarbeiter arbeiten mit Drehmaschinen, während andere Bohrmaschinen oder Stanzmaschinen bedienen. Die spezifischen Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter können von Arbeiter zu Arbeiter variieren. Aber alle passen zu Ihrer grundlegenden Klassifizierung, Machine Shop.
Einige Mitarbeiter können Aufgaben ausführen, für die separate Klassifizierungen erforderlich sind. Zum Beispiel beschäftigt Ihre Maschinenwerkstatt einen Büroangestellten, der seine Arbeit in einem geschlossenen Büro abseits von anderen Arbeitern ausführt. Diesem Mitarbeiter würde wahrscheinlich die Klassifizierung Clerical Office Employee und nicht Machine Shop zugewiesen.
Klassifizierungssysteme für Arbeitnehmerentschädigungen sind äußerst komplex. Ihr Auditor kann Ihr Geschäft auf eine Weise neu klassifizieren, die Sie nicht verstehen oder die für Sie keinen Sinn ergibt. Fragen Sie in diesem Fall den Auditor nach einer Erklärung. Wenn Sie bezüglich der Änderungen immer noch verwirrt sind, wenden Sie sich an Ihren Agenten oder Makler .
Treffen mit dem Wirtschaftsprüfer
Zur Durchführung des Audits muss sich der Auditor mit Ihnen oder einem vertrauenswürdigen Vertreter Ihres Unternehmens treffen. Wenn Sie diese Aufgabe an jemand anderen delegieren, stellen Sie sicher, dass er oder sie:
- kennt dein Geschäft gut
- kennt alle Phasen des Betriebs Ihrer Firma
- weiß, welche Aufgaben von jedem Mitarbeiter ausgeführt werden
- versteht die Vergütungspolitik Ihres Unternehmens, einschließlich der darin enthaltenen Klassifizierungen
- versteht die Finanzunterlagen Ihres Unternehmens, einschließlich der Lohndaten, so dass er Fragen des Auditors beantworten kann
Wenn Sie sich mit dem Prüfer treffen, sollten Sie oder Ihr Beauftragter kooperativ sein und die Fragen des Prüfers so gut wie möglich beantworten. Geben Sie keine Informationen an, die nicht angefordert wurden.
Wie viele andere Unternehmen kann Ihre Firma eine externe Buchhaltungsfirma beauftragen, um Ihre Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungsfunktionen zu verwalten. Sollte Ihr Buchhalter das Audit in Ihrem Namen durchführen? Die Antwort ist nein. Ihr Buchhalter kann dem Buchprüfer die finanziellen Unterlagen zur Verfügung stellen, die er für die Buchprüfung benötigt. Der Auditor muss jedoch Ihre Räumlichkeiten besuchen, um ein physisches Audit durchzuführen.
Subunternehmer
In vielen Staaten gibt es Gesetze, die den Auftragnehmern, die nicht versicherte Subunternehmer beschäftigen, eine Haftung auferlegen. Diese Gesetze gelten für Sie, wenn Ihr Unternehmen als Auftragnehmer tätig ist und die Arbeit an Dritte weitervergeben wird.
Angenommen, Ihr Unternehmen, ABC Construction, stellt einen Subunternehmer namens P & J Plumbing ein, um Rohrleitungsarbeiten in einem renovierten Gebäude durchzuführen. Ein Mitarbeiter von P & J wird bei der Arbeit verletzt und versucht, eine Arbeitnehmerentschädigung einzureichen. P & J hat jedoch keine Arbeitnehmerentschädigungen erworben. In den meisten Staaten kann der verletzte Arbeitnehmer Leistungen nach der Vergütungspolitik des Arbeitnehmers beantragen.
Versicherer sind gesetzlich verpflichtet, Leistungen an nicht versicherte Subunternehmer zu erbringen. Ihr Wirtschaftsprüfer überprüft Ihre Steuerunterlagen und sucht nach 1099 Formularen für Unterauftragnehmer. Er prüft, ob Sie bei jedem Unterauftragnehmer eine Versicherungsbescheinigung erhalten haben. Wenn ein Unterauftragnehmer, den Sie angestellt haben, keinen Nachweis über eine Arbeitnehmerentschädigungsversicherung erbracht hat, wird Ihnen der Prüfer eine zusätzliche Prämie für die Versicherungsdeckung dieses Auftragnehmers berechnen.
Der Tarif für einen nicht versicherten Lohnbearbeiter hängt von der Art der Arbeit ab, die der Lohnbearbeiter ausführt. Wenn zum Beispiel der Subunternehmer Dacharbeiten durchgeführt hat, wird die Rate für die zutreffende Dacheindeckung verwendet. Der Satz wird auf alle oder einen Teil der Kosten der untervergebenen Arbeit angewendet. Wenn das Geld, das Sie an den Subunternehmer gezahlt haben, nur Arbeit war, dann werden die gesamten Kosten (geteilt durch 100) als Grundlage für die Prämie verwendet.
Auftragnehmer gegen Unterauftragnehmer
Wenn Ihr Unternehmen kein Unternehmer ist, sind Sie für Verletzungen verantwortlich, die von Mitarbeitern von unabhängigen Auftragnehmern verursacht wurden, die Sie einstellen? Die Antwort ist im Allgemeinen nein. Der Auftragnehmer betreibt ein von Ihnen unabhängiges Geschäft. Der Auftragnehmer ist daher dafür verantwortlich, seinen eigenen verletzten Mitarbeitern Entschädigungsleistungen zu gewähren.
Angenommen, Sie besitzen ein Einzelhandelsgeschäft. Sie beauftragen einen Fabulous Flooring, einen Fußbodenleger, um einen alten Linoleumboden in Ihrem Geschäft auszuwischen und durch einen neuen zu ersetzen. Sie skizzieren das gewünschte Ergebnis (eine neue Etage) und Fabulous erledigt die Aufgabe. Ein fabelhafter Vorarbeiter beaufsichtigt die Bodenleger. Der Vorgesetzte legt Arbeitspläne fest und bestimmt, wie die Mitarbeiter ihre Arbeit ausführen. Wenn ein Fabulous-Mitarbeiter bei der Installation Ihres neuen Fußbodens verletzt wird, sollte Fabulous (nicht Ihre Firma) dem Arbeitnehmer gegenüber haftbar sein.
Es gibt Situationen, in denen ein Unternehmen für Verletzungen von Mitarbeitern eines unabhängigen Auftragnehmers haftbar gemacht werden könnte. Daher sollten Sie darauf bestehen, dass alle von Ihnen beauftragten unabhängigen Auftragnehmer nachweisen, dass sie eine Arbeitnehmerentschädigungsversicherung abgeschlossen haben.