Wie der Verdienstdatensatz eines Mitarbeiters erstellt und verwendet wird
Ein Mitarbeiter-Einkommensdatensatz ist eine Aufzeichnung darüber, wie das Gehalt eines Mitarbeiters für jeden Zahlungszeitraum während des Jahres berechnet wird, mit einem laufenden Jahresgesamtwert.
Was ist in einem Mitarbeiter-Einkommensrekord enthalten?
Der Mitarbeitereinnahmensatz enthält die folgenden Informationen und Berechnungen für jeden Gehaltsscheck.
- Zunächst wird das Bruttogehalt für stündliche und für Angestellte berechnet.
- Dann werden die föderalen, staatlichen und lokalen Quellensteuern basierend auf dem Bruttobetrag berechnet. Der Bundessteuerbetrag wird basierend auf dem W-4-Formular des Mitarbeiters berechnet.
- Die FICA-Steuerabzüge (Sozialversicherung und Medicare) werden auf der Grundlage des Bruttolohns berechnet.
- Andere freiwillige Abzüge sind enthalten.
- Alle Zurückbehaltungen und Abzüge werden summiert.
- Das Nettogehalt wird berechnet als Bruttogehalt minus Gesamteinbehalte und Abzüge.
Ein Beispiel für eine Zeile aus einem Mitarbeiter-Ergebnissatz:
Dies ist ein Datensatz aus einer Zahlungsfrist für einen Mitarbeiter. Die Quellensteuerbeträge werden summiert. Das Nettogehalt ist das Bruttogehalt minus Gesamteinbehaltung.
Mitarbeiter-Ergebnisrekord
| Bruttolohn | Bundeseinkommensteuer einbehalten | Staatliche Einkommensteuer einbehalten | FICA-Steuer einbehalten | Insgesamt zurückgehalten | Nettogehalt |
| 850,00 $ | $ 170,00 | $ 65,02 | 25,99 $ | $ 261,01 | $ 588,99 |
Wie wird ein Mitarbeiter-Einkommensdatensatz verwendet?
Die Informationen zum Mitarbeiter-Ergebnissatz dienen mehreren Zwecken:
- Der Hauptzweck dieses Datensatzes besteht darin , das Nettogehalt des Mitarbeiters (den Gehaltsscheck) zu berechnen.
- Der Datensatz wird dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt, um zu demonstrieren, wie die Berechnungen durchgeführt wurden, falls der Mitarbeiter Fragen hat.
- Der Datensatz wird verwendet, um alle Mitarbeitereinnahmen für das Jahr zu erfassen, um das W-2-Formular - die jährliche Lohn- und Steuererklärung - dem Mitarbeiter nach dem Jahresende zu erstellen .
- Die Summen für alle Mitarbeiter für den Zahlungszeitraum, für Bundes-, Staats-, Ende-FICA-Steuereinbehaltung, sind in zahlbare Konten, für die Berichterstattung für Form 941 - der vierteljährlichen Arbeitgeberbericht eingegangen
- Das fällige Konto für FICA-Steuern wird auch durch den Arbeitgeberbeitrag ergänzt, der mit der Einbehaltung des Arbeitnehmers übereinstimmt. Im obigen Beispiel schulden sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber $ 65,02 für diesen Zahlungszeitraum.
- Der Gesamtbetrag der Einbehaltung des Arbeitnehmers für Einkommenssteuern und FICA-Steuern sowie der Arbeitgeberbeitrag zu FICA-Steuern wird berechnet und an den IRS gesendet.
- Die Summen für die FICA-Quellensteuer werden überwacht, um sicherzustellen, dass der Sozialversicherungsanteil gestoppt wird, wenn der Mitarbeiter das Sozialversicherungsmaximum für das Jahr erreicht.
- Das Bruttoeinkommen wird überwacht, um eine zusätzliche Medicare-Steuer zu enthalten, wenn das Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers einen bestimmten Betrag übersteigt.
Andere Posten, die in den Verdienstdaten eines Mitarbeiters enthalten sein können
Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters,
Familienstand der Arbeitnehmer und Anzahl der Steuerbefreiungen (aus Formular W-4) für die Berechnung der Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer.
Abzüge für freiwillige Beiträge von Arbeitnehmern zu Gesundheitsplänen für Arbeitnehmer,
Abzüge für Arbeitnehmerbeiträge zu 401 {(k) oder 403 (b) -Plänen
Aufzeichnungen über Nebenleistungen an Mitarbeiter und wie deren Wert ermittelt wurde
Beschäftigungsdaten für jeden Mitarbeiter
Sonderzahlungen wie Krankengeld , Pauschalurlaubsgeld, Invalidengeld und Lebensversicherungszahlungen.
Erstattungen für Dienstreisen, Essen und Unterhaltung oder Tagesausgaben
Erstattung für die Nutzung eines persönlichen Fahrzeugs durch den Mitarbeiter für geschäftliche Zwecke.
Alle Zahlungen an Arbeitnehmer und Leistungen an Arbeitnehmer müssen nach dem Einkommensausweis des Arbeitnehmers kategorisiert werden, damit sie auf dem Formular W-2 für steuerliche Zwecke korrekt erfasst werden können.